Papierlose Bürolösung rettet Ambulanzdienst

Wenn die Ersthelfer in Georgien Based National EMS gehen zur Arbeit, sie retten Leben. Sie produzieren auch einen Berg von Papierkram, der genauestens verwaltet und für mindestens sieben Jahre sicher aufbewahrt werden muss. Die Lagerung all dieser Dokumente war eine monumentale Aufgabe, die das Unternehmen dazu veranlasste, eine große Lagerfläche zu nutzen, um alles zu lagern. Und die Arbeitsstunden, die verschwendet wurden, um alles zu speichern und zu verwalten und Dokumente nach Bedarf abzurufen, überwältigten das 12-köpfige Büropersonal.

Um all diesen Papierkram in den Griff zu bekommen, rief National EMS Computer Troubleshooters NRD an. Wir bewerteten die aktuelle Infrastruktur des Unternehmens und entwickelten eine Lösung, die die Verwaltung dieser gesamten Dokumentation vereinfacht und gleichzeitig die strengen Anforderungen des Krankenversicherungsschutzgesetzes und anderer behördlicher Vorschriften erfüllt.

Dokumentüberlastung

Bis sie angerufen haben uns, National EMS hatte aus Karteikästen und großen Aktenschränken gearbeitet. Ein Aktenraum mit sechs vertikalen Aktenschränken wurde benutzt, um Akten zu speichern, und alle paar Monate würden sich diese Schränke füllen. Zu diesem Zeitpunkt wurden die Dateien in den Langzeitlagerraum verschoben, wo sie sieben Jahre lang verweilen würden. In der Zwischenzeit heuert das Unternehmen Kuriere an, um Dokumente zu holen und sie zwischen dem Büro und dem Lager zu liefern.

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Da das Unternehmen auch mit Medicare und Medicaid arbeitet müssen mehrere Kopien von Dokumenten für die Verwendung in mehreren Dateien erstellen. Ein paar Dutzend Mal am Tag müssen Mitarbeiter vorhandene Dateien aus dem Speicher ziehen, was etwa 15 Minuten dauert, um aufzustehen, in den Dateiraum zu gehen, die Datei zu finden, sie zu ziehen und zu ihrem Schreibtisch zurückzukehren. Wir rechnen damit, dass sie das Äquivalent von zwei Vollzeitmitarbeitern verschwenden, die jeden Tag Dateien ziehen.

Wir haben einen Plan entwickelt, um das Papiermischen zu verhindern und den Arbeitsablauf des Unternehmens zu vereinfachen, die Arbeitskosten zu senken und die Effizienz zu verbessern.

Intelligenteres Dokumentenmanagement

Als erstes mussten wir die Abhängigkeit des Unternehmens von Aktenschränken und Papier beseitigen. Um den gesamten Papierkram zu digitalisieren, installierten wir doppelseitige Bogendruckscanner von Kodak. Alle Abrechnungsmitarbeiter haben jetzt ihre eigenen Scanner an ihren Schreibtischen, und zwei größere Kodak i1220 Scanner sind jetzt zentral für den allgemeinen Gebrauch angeordnet. Remote-Mitarbeiter haben auch die kleineren Scanner und scannen aus der Ferne direkt zum Server.

Im Mittelpunkt unserer Lösung haben wir das Dokumenten-Management-System Cabinet NG eingesetzt, das ihnen dabei hilft, Papier wegzulassen ein sicheres, auditgesteuertes System, das es ihnen ermöglicht, HIPAA und andere Vorschriften leichter einzuhalten. Wir haben einen Server für diese Last installiert, da die Nachfrage für den vorhandenen Server des Unternehmens zu hoch ist. Dieser neue Server übernimmt auch die Rolle des Terminalservers, sodass Remote-Benutzer ohne Verzögerungen auf das System zugreifen können.

Außerdem kann Cabinet NG Informationen aus dem vorhandenen System abrufen, sodass wir die Synchronizer- und Retriever-Optionen zur Integration empfehlen es in ihre bestehenden Programme und Infrastruktur. Auf diese Weise können sie die Dateien abrufen, die sie für einen bestimmten Client benötigen, den sie in ihrer Abrechnungssoftware abgerufen haben, ohne nach diesem Client in CNG suchen zu müssen. Synchronizer ermöglicht entweder einen einmaligen Import oder eine fortlaufende Synchronisation einer bestehenden Datenbank wie der ihrer Abrechnungssoftware. Retriever ermöglicht es ihnen, Cabinet NG mit ihren bestehenden Programmen oder Webanwendungen zu verknüpfen, so dass, wenn sie einen Kunden in diesem Programm aufrufen, der Retriever die Dokumente in CNG hochzieht. Dies ist ein großer Vorteil, da sie die Dokumentenverwaltung in ihre vorhandenen Programme integrieren können, ohne sie zu aktualisieren oder zu ersetzen.

Wir empfehlen außerdem, dass sie die Workflow-Funktionen von CNG nutzen, um einige ihrer häufigeren Aufgaben zu automatisieren. Wie auch immer sie Papier im Büro bewegen, kann jetzt elektronisch erfolgen. Mit dem neuen Workflow können sie wichtige Aufgaben schnell erledigen, z. B. alle Arbeitszeitblätter an einen einzelnen Manager zur Genehmigung weiterleiten und ganze Ordner an bestimmte Personen für die Überprüfung verschieben. Zukünftige Workflow-Pläne beinhalten die Automatisierung eines Teils der Erstellung von Dokumenten und deren automatische Weiterleitung an die Person, die sie genehmigen oder als Nächstes bearbeiten muss. Wir können Warnungen und Bedingungen für jedes benötigte Dokument erstellen.

Um die Lizenzkosten unter Kontrolle zu halten, empfahlen wir eine 20-Platz-Lizenz für Cabinet NG mit einer Mischung aus benannten Benutzern und gleichzeitiger Benutzerlizenz. Auf diese Weise kann die Concurrent License mehreren Benutzern zugewiesen werden, zB solchen, die in verschiedenen Schichten arbeiten.

Die Auszahlung

Der klarste Vorteil unserer Lösung ist, dass National EMS in der Lage sein wird, all diese Papier und Kosten im Zusammenhang mit der Speicherung. Die Einhaltung von HIPAA und anderen Vorschriften wird einfacher zu verwalten und leichter nachzuverfolgen sein. Durch die Reduzierung der Menge an Papier, die sie produzieren, einschließlich der Abschaffung der Kopiermaschinen mit hohem Durchsatz, mit denen sie mehrere Kopien für jede Datei herstellen, spart das Unternehmen geschätzte $ 6.000 pro Jahr.

Das nationale EMS wird ebenfalls etwa 80 Arbeitsstunden zurückgewinnen pro Woche, da die Mitarbeiter Papierdokumente nicht mehr manuell erfassen und abrufen müssen. In der Zwischenzeit werden elektronische Tracking-Funktionen in CNG die Rechenschaftspflicht der Mitarbeiter verbessern. Alle Papierdokumente, die sie haben, können jetzt gescannt und geschreddert werden. In den nächsten Jahren wird das Unternehmen seine Lagerfläche schrittweise umgestalten können, da die vorhandenen Archive die erforderliche Speicherdauer von sieben Jahren erreichen.

Treffen Sie die Profis

Doug Smith ist Eigentümer und Eigentümer von Computer Troubleshooters NRD, ein in Covington, Georgia ansässiges IT-Unternehmen mit mehr als 50 Jahren kombinierter IT-Erfahrung im Personalwesen. Zusammen verfügt das Team über mehr als 50 Zertifizierungen nach Industriestandard, darunter mehrere MCSEs. Wenden Sie sich unter der Adresse 404-477-1302 oder über die Website an sie.

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