Rückblick: Adobe Acrobat XI Pro bringt das papierlose Bürokonzept voran, aber auch Hindernisse

Papier ist nicht nur ein tödlicher Baumfeind, sondern auch der Feind der Produktivität von Unternehmen. laut Adobe. Die neue Adobe Acrobat XI Pro-Software für das portable Dokumentenformat soll beiden Seiten einen Gefallen tun, indem sie die Arbeit ohne Papier erleichtert. Natürlich sind die Bäume dafür wahrscheinlich alle geeignet, aber die Implementierung eines papierlosen Workflows durch Adobe macht es Unternehmen möglicherweise nicht einfach, ihre Arbeitsweise zu ändern.

Die Standardoberfläche von Acrobat XI Pro sieht fast genauso aus wie in der Vorgängerversion Sie können jedoch benutzerdefinierte Toolsets erstellen und speichern, exportieren und im gesamten Unternehmen verteilen. Sie können benutzerdefinierte Toolsets herunterladen, die auch andere erstellt haben.

Während die Pro-Version, die alle Programmfunktionen enthält, sowohl für Mac als auch für Windows verfügbar ist, steht für Windows die Standardversion zur Verfügung, der bestimmte High-End-Funktionen fehlen only.

Bitte eSign hier

Die Möglichkeit, Dokumente digital zu signieren, ist nicht neu, aber jetzt können Sie digitale Signaturen über die kürzlich erworbene EchoSign-Website von Adobe anfordern, empfangen und verwalten. Erstellen Sie Ihr Dokument in Acrobat XI Pro, klicken Sie dann auf die Schaltfläche Signieren und dann auf Signatur senden. Acrobat XI Pro lädt das Dokument auf EchoSign.com hoch und weist Sie dann an, die Transaktion abzuschließen.

John Hancock hier, bitte: Nachdem Acrobat XI Pro Ihr Dokument an EchoSign gesendet hat, geben Sie einfach Ihren Empfänger, einen Dokumentennamen und eine Nachricht ein, und klicken Sie auf Senden.

Sie können bis zu fünf Dokumente pro Monat mit einem kostenlosen EchoSign-Konto senden, oder Sie können sich für Kontotypen entscheiden, die eine größere Anzahl von Benutzern und zusätzliche Funktionen ermöglichen, z. B. das Corporate Branding für alle Ihre E-Mails - Kosten zwischen $ 15 pro Monat und $ 400 pro Monat.

Wenn Sie bereits bei EchoSign angemeldet sind, geben Sie einfach die E-Mail-Adresse des Empfängers ein, wählen Sie einige Optionen aus (per E-Mail zurückschicken oder zurückfaxen) Sie), und klicken Sie auf Senden. Jetzt beginnt das Tracking und die Uhr: Die Website sendet das Dokument an Ihren Empfänger und eine E-Mail an Sie, die Ihnen mitteilt, dass es gesendet wurde. Anschließend sendet es Ihnen eine E-Mail, wenn der Empfänger das Dokument entweder unterzeichnet oder ablehnt. Empfänger müssen keine EchoSign-Konten haben. Sie müssen nur auf den Link in der E-Mail klicken, die vom System gesendet wurde. Sie können sehen, wann Dokumente gesendet wurden und wie lange sie durchschnittlich zurückgeliefert haben.

Viele Zeichen an der Wand: EchoSign zeigt Ihnen ein Dashboard, wo sich Dokumente im Signaturprozess befinden.

Die E-Mail des Systems sends enthält einen allgemeinen Link und einen Link für Benutzer mobiler Geräte. Leider brachte mich der Link für mobile Geräte auf eine Webseite mit einem Bild meines Dokuments, das so komprimiert war, dass ich keinen Text lesen konnte, weder auf meinem Android-Smartphone noch auf meinem Google Nexus 7 Android-Tablet. Die Seite enthielt auch Links, mit denen ich das Original-PDF herunterladen konnte, und das PDF war in der mobilen Version von Acrobat Reader gut lesbar, aber ich konnte meine Dokumente dort nicht unterschreiben; Ich musste auf die Webseite zurückkehren, um das Dokument zu unterschreiben. Sie können Dokumente in der EchoSign Mobile App von Adobe digital signieren und weiterleiten, aber nur für iOS und nicht für Android.

Sie verlassen jetzt Acrobat: Nachdem Sie ein Dokument zur Signatur an EchoSign hochgeladen haben, sind Sie mit Acrobat XI fertig Pro.

Außerdem benötigen Sie Acrobat XI Pro nicht, um EchoSign zu verwenden. Sie können Dokumente, die mit Microsoft Word, älteren Versionen von Acrobat oder anderen Anwendungen erstellt wurden, auf die EchoSign-Website hochladen. Die Integration von Acrobat XI Pro und EchoSign bietet nur minimalen Komfort. Sie können etwas nicht direkt aus Acrobat XI Pro zur Unterschrift senden.

Mein Leben unterschreiben: Geben Sie Ihren Namen in ein EchoSign-Signaturfeld ein, und die Site wandelt es in ein schönes Skript um.

Erstellen Sie hier eine Zeile

Adobe hat einen anderen Ansatz gewählt, um die Formularerstellung von Acrobat zu verbessern. Acrobat XI Pro wird zusammen mit FormsCentral ausgeliefert, einer separaten Desktopanwendung, die mit der FormsCentral.com-Website von Adobe interagiert. FormsCentral.com ist nicht neu, aber seine Integration mit Acrobat XI Pro - oder vielmehr seine Integration mit der FormsCentral-Anwendung - ist. Acrobat verfügt bereits seit langem über Funktionen zum Erstellen von Sternenformularen, jedoch nur für Formulare in PDFs. Mit FormsCentral können Sie jetzt anspruchsvolle, verfolgbare webbasierte Formulare erstellen.

Sie können Formulare auf die altmodische Art und Weise erstellen - in Acrobat XI Pro bleiben - aber Adobe steuert Sie zu FormsCentral. Sie können aus 50 vorformatierten Formularvorlagen auswählen oder aus vorhandenen Inhalten oder von Grund auf neu erstellen. Sie können diese Vorlagen natürlich anpassen und für die zukünftige Verwendung speichern. Wenn Sie fertig sind, können Sie sie entweder als PDF-Datei oder als webbasiertes Formular veröffentlichen.

Vollständig formatiert: Der Formularbuilder von FormsCentral ist einfach zu verwenden und erstellt PDF- oder Webformulare.

In früheren Acrobat-Versionen konnten Sie Formulare erstellen, die mit Acrobat.com interagieren und Formularantworten sammeln und tabellarisch darstellen. Die Formulare können jedoch nur PDFs sein. Mit einem Webformular können Sie eine Verknüpfung zu Ihrem Formular auf FormsCentral.com herstellen oder Sie können es auf Ihrer eigenen Webseite oder auf einer Facebook-Seite einbetten. Sie können ein PayPal-Konto verbinden, so dass Sie auch Zahlungen akzeptieren.

Aber der interessanteste Teil von FormsCentral sind die Daten, die Sie erhalten. Sie können die Übermittlungsergebnisse sortieren und filtern, grundlegende Excel-ähnliche Funktionen (wie Summe, Durchschnitt, Anzahl, Min und Max) hinzufügen und einen kurzen Zusammenfassungsbericht mit Balkendiagrammen anzeigen. Sie können Übermittlungsdaten im Excel- oder CSV-Format exportieren, um sie in ein CRM-Programm oder eine andere Anwendung zu importieren. Sie können wie erforderlich Felder erstellen und verlangen, dass Eingabefelder Text, Zahlen, Währung, Prozente, Datumsangaben oder E-Mail-Adressen sind. Wenn Sie jedoch keine Dropdown-Menüs verwenden, können Sie die Formatierung nicht erzwingen (z. B. Bindestriche) Klammern in Telefonnummern), was bedeutet, dass Sie möglicherweise einige Daten bereinigen müssen, bevor Sie es in eine Datenbank importieren.

Die Ergebnisse sind in: FormsCentral gibt Ihnen sofortige Ergebnisse der Formularübergaben.

Es gibt andere Möglichkeiten zu produzieren und verwalten Sie webbasierte Formulare, aber die meisten, wenn nicht alle, haben einen Preis. Einige Module des Content-Management-Systems für Websites bieten es an, und einige Web-Services, zum Beispiel Jotform, bieten es ebenfalls an. FormsCentral kostet 15 US-Dollar pro Monat für den Basisdienst, der fünf Formulare pro Monat und maximal 500 Antworten umfasst, oder 144 US-Dollar pro Jahr für den Plus-Dienst, der eine unbegrenzte Anzahl von Formularen und maximal 5000 Antworten pro Formular zulässt Wie bei EchoSign benötigen Sie Acrobat XI Pro zur Verwendung von FormsCentral nicht. Dazu benötigen Sie auch die FormsCentral-Anwendung nicht, da die FormsCentral-Website genauso aussieht und funktioniert wie die App.

Bearbeiten von PDF-Dateien

Ich gebe zu, dass ich die rudimentären Editierfunktionen von Acrobat oft zum Ändern einer PDF-Datei verwende Ich habe das Originaldokument ausgegraben, mit dem ich es erstellt habe. Aber Acrobat XI Pro ermöglicht eine viel größere Bearbeitungsfähigkeit, so dass Sie möglicherweise auch bei wichtigen Änderungen nicht zu diesen Originaldokumenten zurückkehren müssen.

Der schlimmste Albtraum des Kreativdirektors: Jetzt können Sie mit dem Text oder den Bildern einer PDF-Datei umgehen ohne das Originaldokument auszugraben.

Zusätzlich zum Bearbeiten von Text in einer Zeile können Sie jetzt Textblöcke und Bilder hinzufügen, verschieben und deren Größe ändern sowie Schriftattribute ändern. Acrobat XI Pro verfügt nicht über alle präzisen Textanpassungen von InDesign, jedoch über vertikale und horizontale Zeilenabstände und grundlegende Zeichenabstände. Sie können Text suchen und ersetzen (aber die Anwendung lässt Sie nicht alle Instanzen auf einen Schlag ersetzen; Sie müssen so oft wie nötig auf Ersetzen klicken).

Bei Dokumenten, die ich aus Word erstellt habe, bleiben Absätze zusammen, aber auf einem Dokument Mit Adobe InDesign wurden viele Zeilen des Dokuments als separate Elemente in Acrobat XI Pro angezeigt. Um die Seite neu anzuordnen, musste ich jede Zeile verschieben und deren Größe ändern. Wenn Sie ein Bild oder einen Textblock an eine Stelle verschieben, an der sich ein anderes Element befindet, wird das Element nicht verschoben. sie werden sich überschneiden. Acrobat XI Pro verfügt über einen Befehl "Anordnen", um Elemente nach vorne zu verschieben oder zurück zu senden, aber es verfügt nicht über Umbruchfunktionen. Sie müssen daher die Größe ändern oder den Text verschieben, damit das Bild nicht verdeckt wird. Acrobat XI Pro bietet keine Tracking-Funktionen für die neuen Bearbeitungsfunktionen.

Mit einem neuen Aktions-Assistenten können Sie standardisierte Gruppen von Einstellungen erstellen. Sie können diese Einstellungen für viele verschiedene Einstellungen in Acrobat verwenden, einschließlich Sicherheit; Speichern Sie die Aktion in der rechten Symbolleiste des Acrobat XI Pro, und jedes Mal, wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, führt die Anwendung Sie durch die erforderlichen Einstellungen. Sie können die Aktionen exportieren und sie organisationsweit verteilen.

Anzeigen der PDF-Datei: Das überarbeitete Fenster "Dateien kombinieren" von Acrobat XI zeigt Miniaturansichten Ihrer Dokumente und lässt Sie Seiten innerhalb eines Dokuments auslassen.

Zusammenführen von Acrobat XI Pro Fähigkeiten wurden auch verbessert. Jetzt können Sie nicht nur eine Vorschau der meisten Dokumente anzeigen, Sie können sie in einer skalierbaren Symbolansicht neu anordnen, sehen, wie jede Seite jedes Dokuments aussieht, und Sie können festlegen, welche Seiten eines Dokuments in der endgültigen exportierten Datei enthalten sein sollen. Sie können PDFs jetzt auch in bearbeitbare Microsoft PowerPoint-Präsentationen umwandeln.

Untere Zeile

Adobe Acrobat XI Pro, EchoSign und FormsCentral bieten zusammenfassende Funktionen, aber die Links für EchoSign und FormsCentral sind nur Links; das ist das Ausmaß ihrer Integration in Acrobat XI Pro. Sie sind separate Komponenten mit minimaler Integration, und ich vermute, dass das papierlose Bürokonzept nur auf Papier gut aussehen wird, wenn man mit drei verschiedenen Komponenten umgehen muss.