Das papierlose Büro entzieht sich uns weiter

Seit dem Anbruch von Personalcomputern gab es Vorhersagen einer all-digitalen Zukunft, in der Papier wenig, aber eine ferne Erinnerung war. Jahrzehnte später scheint es, als hätten wir Fortschritte in Richtung "papierloses Büro" gemacht, aber die utopische Vision ist noch in weiter Ferne.

Adobe, das 2011 die digitale Signaturfirma Echosign gekauft hat, hat eine Studie durchgeführt, um herauszufinden, wie auf dem Weg zu unseren all-digital Dokumenten Zukunft schreiten die Dinge voran. Die Studie basiert auf Daten aus einer Online-Umfrage unter 1051 US-Managern, die Verträge und Vereinbarungen in kleinen, mittleren und großen Unternehmen entwerfen, senden oder unterzeichnen.

Der Bericht "Papier: Eine vom Aussterben bedrohte Art?" enthüllt einige interessante Ergebnisse. Etwas mehr als die Hälfte der Befragten, 51 Prozent, glauben, dass der digitale Workflow das Ablegen und Verwalten von Dokumenten erleichtert und 61 Prozent sagen, dass digitales Arbeiten Kosten spart. Fast ein Drittel glaubt sogar, dass der digitale Workflow ihnen einen Vorteil verschafft und ihnen hilft, Geschäfte zu machen.

Fair genug. Wenn man sich die Infografik von Adobe anschaut, sind diese Zahlen in die richtige Richtung - allerdings nicht so stark, wie ich es nach Jahrzehnten des Versprechens eines papierlosen Büros erwarten würde. Dann kommen wir zu Verträgen. Die Umfrageergebnisse sind fast einstimmig (98

Adobe infographic Highlights Ergebnisse aus der Studie.

Prozent), dass tatsächliche Verträge oder juristische Dokumente immer noch mit Papier getan werden, obwohl fast drei Viertel denken, das Leben wäre einfacher, wenn Verträge digital abgeschlossen wurden.

Als freiberuflicher Analyst und Berater kann ich dafür bürgen, dass die meisten Unternehmen immer noch auf Papier angewiesen sind. Ich war auf beiden Seiten der Trennung von Papier und digitalen Medien, und ich kann aus Erfahrung sagen, dass digitale Verträge viel effizienter sind.) Dass Verträge oder juristische Dokumente immer noch mit Papier gemacht werden, obwohl fast drei Viertel davon denken Das Leben wäre einfacher, wenn die Verträge digital erledigt würden.

Wenn ich mit einem Kunden arbeite, sende ich mir normalerweise einen Entwurf einer Sprache als Vertrag aus. Der Kunde füllt dann fehlende Details aus und sendet das Dokument zurück - im Allgemeinen in Form einer PDF-Datei. Ich muss dann die PDF-Datei drucken, damit ich sie signieren kann, und das signierte Dokument einscannen, um es an den Client zurückzusenden. Dann muss der Kunde meine signierte Version ausdrucken und selbst signieren, damit er sie scannen und den abgeschlossenen Vertrag an mich zurücksenden kann. Es ist ein langwieriger Prozess, bei dem Papier an beiden Enden verschwendet wird.

Ich habe auch mit Kunden gearbeitet, die ein digitales Signatur-Tool verwenden. Ich habe eine E-Mail mit einem Link zum "Unterschreiben" des Dokuments erhalten. Ich habe den Vertrag digital unterschrieben, und wir waren fertig und bereit, Geschäfte zu machen. Kein Muss, kein Aufhebens und kein verschwendeter Papier.

Banken sind einer der schlimmsten Übeltäter. Als ich mein Auto kaufte, und als ich mein Haus kaufte, wurden riesige Mengen Papier benutzt. Sie wollten sogar ein archaisches Ding namens Faxgerät benutzen (siehe Wikipedia). Ich paraphierte und unterschrieb genug Papier, um einen kleinen Wald zu bebauen, nur um die Transaktionen abzuschließen.

Papierloses Büro? Wir kommen diesem Ziel langsam näher, aber wir sind noch weit davon entfernt, den Utopie-Traum zu verwirklichen.