Mitarbeiter von zu Hause aus rechenschaftspflichtig halten - ohne auszuspionieren

Seit Jahren arbeite ich als Teilzeitbeschäftigter. Und ja, ich arbeite. Viel. Trotzdem höre ich von Mitarbeitern, die sich fragen, ob ich nur eine Pendelfahrt vermeiden kann, um Zeit mit meiner Wäsche zu verbringen. Und dann sind da noch die Mütter, die ich an meinem freien Tag im Park treffe - diejenigen, die sagen, dass sie "von zu Hause aus arbeiten" (komplett mit Luftzitaten) lieben, weil es "mir so viel Freizeit gibt."

Sie sind gib mir einen schlechten Ruf. Aber meine größere Sorge ist, ob mein Chef weiß, wie viel Arbeit ich mache.

Von zu Hause aus arbeiten. Remote arbeiten Telearbeit. Egal, wie Sie es nennen, die Arbeit von überall anders als das Büro Ihrer Firma hat in letzter Zeit einen schlechten Ruf bekommen. Mit Yahoo CEO Marissa Mayer ein Verbot für die Praxis, und Best Buy setzt strenge Grenzen für seine Arbeit-von-Haus-Politik, die Nachrichten waren negativ für Manager und Mitarbeiter, die sich auf die Flexibilität, die Telearbeit bieten kann.

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Telearbeiter und die Chefs, die uns beschäftigen, nehmen sich Mut. Heutzutage ist Telearbeit einfacher als je zuvor, was zu einem großen Teil auf eine Vielzahl kostenloser und kostengünstiger Produkte zurückzuführen ist, mit deren Hilfe Remote-Mitarbeiter produktiv, rechenschaftspflichtig und in Kontakt bleiben können. Die meisten Tools sind so kosteneffektiv und einfach zu bedienen, dass sich selbst die kleinsten Kleinunternehmen darauf verlassen können.

Kaufen Sie nicht das Schimpfwort

Seit dem Aufkommen von Highspeed-Internet haben sich flexible Arbeitsabläufe entwickelt und sie haben mit dem Aufstieg des Smartphones noch mehr Dampf bekommen. Manchmal erfordert die Planung, dass die Mitarbeiter vor Ort ein bis zwei Tage pro Woche von zu Hause aus arbeiten. aber häufig stellen Firmen Mitarbeiter ein, die in fernen Staaten und unterschiedlichen Zeitzonen leben. Unglücklicherweise wirft Yahoos neue Telearbeitspolitik, die im Juni in Kraft treten wird, diese Arrangements in ein schlechtes Licht.

Die meisten Tech Startup Mitarbeiter von Ordr.in arbeiten im gleichen Büro, neben Auftragnehmern und Praktikanten. Die richtige Software hält Remote-Mitarbeiter auf Augenhöhe und auf Augenhöhe.

Mayer soll die Entscheidung getroffen haben, nachdem er die VPN-Protokolle des Unternehmens überprüft hatte, um zu sehen, wie oft sich Remote-Mitarbeiter anmeldeten. Offensichtlich mochte sie nicht, was sie sah. Die daraus resultierende Medienerregung schürte das Feuer für diejenigen, die meinen, dass Angestellte, die zu Hause arbeiten, keinen ehrlichen Arbeitstag leisten.

Die schlechte Presse sollte die Telearbeit nicht für alle beenden. Wir haben mit mehreren CEOs, Personalverantwortlichen und IT-Mitarbeitern in kleinen und mittelständischen Unternehmen gesprochen, um herauszufinden, was sie tun, um sicherzustellen, dass ihre Telearbeiter tatsächlich arbeiten. Alle von uns befragten Personen sind sich einig: Vereinbarungen für Telearbeiter können Arbeitgeber und Arbeitnehmer glücklicher machen. Work-from-home-Arrangements können auch die Zeit auf der Uhr maximieren und jedem Geld sparen. Besser noch, Unternehmen können Telearbeit überwachen, ohne jemals ein VPN-Protokoll zu überprüfen.

"In einem großen Unternehmen hat der CEO die Aufgabe, die Aktionen von Zehntausenden von Mitarbeitern im Auge zu behalten, und das Überprüfen von VPN-Protokollen ist ein vollkommen rationaler Weg Beginnen Sie diesen Prozess ", sagt David Bloom, CEO des Tech-Startups Ordr.in, der ein Team von fünf Mitarbeitern leitet, von denen einer remote arbeitet. "Aber wenn du das für deine kleine Firma tust, hast du schon verloren. Sie haben ein gewisses Maß an Vertrauen verloren. In einem kleinen Unternehmen sollte der CEO viel mehr persönliche und interaktive Beziehungen zu seinen Mitarbeitern haben. Du solltest ein System haben, um zu wissen, dass sie ihre Arbeit machen, ohne irgendwelche Server-Logs anzuschauen. "

Talking Face-to-Face

Bloom sagt, dass er sich stark auf tägliche Videochats stützt, die über die Kostenloser Google Hangouts Video-Chat-Service. "Jeder meldet sich jeden Morgen 15 Minuten lang an, so dass wir alle darüber sprechen können, was wir erreicht haben und woran wir arbeiten. Wir haben fünf Angestellte, und vier von uns sind am selben Ort, aber wir melden uns alle separat an. Dies ermöglicht uns ein persönliches Treffen, bei dem alle gleich sind. Wir sitzen nicht zu viert an einem Ort, unser Kollege sitzt woanders. "

Es war jedoch nicht einfach, zu diesem System zu gelangen. Bloom sagt, er habe täglich E-Mail-Austausch, wöchentliche Besprechungen und wöchentliche Berichte vom CEO und CTO probiert, bevor er feststellte, dass ein schnelles, tägliches (wenn auch virtuelles) Treffen von Angesicht zu Angesicht der beste Weg für Mitarbeiter von Ordrin sei Base. Und das Arrangement hält alle seine Mitarbeiter für ihre Arbeit zur Rechenschaft.

Zusätzlich zu diesen täglichen Treffen verwendet Ordr.in Asana Task-Management-Software, die für Teams mit bis zu 29 Mitgliedern kostenlos ist. Die Software kostet 100 $ pro Monat für Teams mit 30 bis 50 Mitgliedern, und die Preise steigen von dort.

GoToMeeting und ein Setup mit zwei Monitoren helfen HiringThings Direktor für Finanzen und Betrieb Jess Tejani von ihrem Zuhause in der San Francisco Bay Area.

Josh Siler, der Gründer und CTO von HiringThing, der Software für Unternehmen erstellt, die Jobs online aufgeben möchten, ist ebenfalls der Ansicht, dass virtueller persönlicher Kontakt eines der besten Tools für die Verwaltung von Remote-Mitarbeitern ist. Er gründete HiringThing von Anfang an als virtuelles Unternehmen und seine sechs Mitarbeiter leben an verschiedenen Orten an der Westküste.

"Wir verwenden GoToMeeting dreimal pro Woche für Videokonferenzen", sagt Siler. "Jemandes Gesicht sehen zu können, macht einen großen Unterschied." Und es kostet nicht viel: GoToMeeting, mit dem Sie High-Definition-Videokonferenzen durchführen können, an denen Teilnehmer von einem PC oder von einem mobilen Gerät aus teilnehmen können, kostet 49 Euro Monat für unbegrenzte Meetings mit bis zu 25 Teilnehmern.

Siler sagt, dass das virtuelle Büro, das er bei HiringThing erstellt hat, effektiv war. Er stellt fest, dass das Unternehmen in hohem Maße auf kostenlose Anrufe und Videokonferenzen von Skype sowie auf das 37-Signal-Campfire-Chat-Tool angewiesen ist, das bei 12 US-Dollar pro Monat für einen Basisplan mit 12 Benutzern und 1 GB Speicherplatz beginnt. HiringThing verwendet auch Googles Gmail- und Kalender-Apps für Unternehmen, die bei 5 US-Dollar pro Nutzer pro Monat starten, und GitHub, das Online-Tools für die Softwareentwicklung bietet. GitHub ist kostenlos für Open-Source-Benutzer und beginnt bei $ 7 pro Monat für alle anderen Softwareentwickler.

Aber genauso wichtig wie die Produkte, die HiringThing verwendet, ist die Unternehmenskultur, die entstanden ist, sagt Siler. "Wir sind vertrauensbasiert und migrieren nicht unsere Mitarbeiter. Wir beurteilen jeden nach seiner Leistung. Jeder kann seinen Zeitplan flexibel gestalten, solange er seinen Verpflichtungen gegenüber seinen Mitarbeitern nachkommt ", sagt er. "Unsere Mitarbeiter wissen, dass es auf ihre Leistung ankommt, und wir sprechen regelmäßig darüber."

Treffen beim virtuellen Wasserkühler

Peter Kirwan, Jr., CEO und Mitbegründer von Collexion, einem Online-Anbieter Das Startup bereitet sich darauf vor, eine Website für Sammler zu eröffnen, nutzt Skype - auf einem 65-Zoll-Fernseher -, um in Kontakt mit Mitarbeitern zu bleiben, die sich in einigen Fällen Tausende von Kilometern vom Firmensitz in San Diego entfernt aufhalten. Kirwan setzt außerdem auf E-Mail- und Kalenderfunktionen von Google Apps, die kostenlosen Google Drive-Tools für die Dateifreigabe, Skype und Smartsheets Online-Tools zur Projektplanung, die ab 16 US-Dollar pro Monat verfügbar sind. Er und Collexions Mitbegründer Doug Taylor stimmen zu, dass das von ihnen verwendete Wiki Atlassian's Confluence, das mit einer Starter-Lizenz (für zehn oder weniger Benutzer) für 10 US-Dollar pro Monat erhältlich ist, der Schlüssel zu ihrem Erfolg bei Telearbeitern ist Standup 'Meeting-Nutzung von Skype und einem 65-Zoll-TV mit eingebauter Kamera, um Remote- und In-House-Mitarbeiter auf der gleichen Seite zu halten.

"Dank sozialer Netzwerke können Menschen ihre Gedanken im Internet schneller formulieren, "Taylor sagt. "Das Wiki erlaubt es ihnen, sich auf diese Weise auszudrücken, und es erlaubt den Leuten, die Konversation zu hören und weiterzumachen. Es schafft auch Verantwortlichkeit, weil wir wissen, wenn jemand etwas gesagt hat, wenn es im Wiki geschrieben ist. "

Ebenfalls wichtig für Collexion ist Asanas Aufgabenmanagement-Software (das gleiche Programm wird bei Ordr.in verwendet), die Mitarbeitern ermöglicht, zu erstellen und Aufgaben anderen zuweisen - auch dem Chef. "Es kann für einige Leute schwierig sein, aber wir haben daran gearbeitet, eine Kultur von oben nach unten zu schaffen, bei der es in Ordnung ist, eine Aufgabe an deinen Chef zu senden. Wir wollen nicht, dass Leute E-Mails senden, wir wollen, dass sie Aufgaben senden ", sagt Kirwan. Er fügt hinzu, dass die Fähigkeit des Programms, Kommentare zu Aufgaben zuzulassen, dazu beiträgt, dass jeder verantwortlich bleibt.

Die richtige (virtuelle) Atmosphäre schaffen

Während alle diese Tools und Produkte Remote-Mitarbeiter verbinden und rechenschaftspflichtig machen können, stimmen alle für diesen Artikel Befragten zu, dass kein Tool viel wert ist, wenn Ihr Unternehmen nicht die richtige Einstellung und Kultur hat für die Aufnahme von Remote-Mitarbeitern. Und manche Leute verlassen sich überhaupt nicht auf Technologie.

"Ich bin ein großer Anhänger der ROWE [Results Only Work Environment] Bewegung. Es geht darum, Ihre Mitarbeiter wie Erwachsene zu behandeln und ihnen zu erlauben, ihre eigene Zeit zu verwalten ", sagt Ben Eubanks, der Personalmanager von Pinnacle Solutions, einem 70-köpfigen Ingenieur- und Schulungsdienstleister mit Sitz in Huntsville, Alabama. Aufgrund seiner Arbeit als Auftragnehmer der Regierung verwaltet Pinnacle Solutions derzeit mehr Mitarbeiter, die sich außerhalb des Home Offices befinden als dort ansässig, aber Eubanks sagt, dass Pinnacle keine speziellen Tech-Produkte verwendet, um sicherzustellen, dass sie ihre Arbeit erledigen.

"Wir haben einen strengen Einstellungsprozess, und wir suchen streng nach Menschen, die unsere Grundwerte erfüllen, die wir früh und oft kommunizieren. Ein paar Mal sind wir auf Menschen gestoßen, die mit der Freiheit nicht umgehen können - Menschen, die sich nicht arbeiten lassen wollen. Aber wir können sagen, wenn sie die Fristen nicht einhalten, und wir fangen an, einen anderen zu finden, der das kann ", sagt Eubanks. "Es kommt alles auf unsere Grundwerte und unsere Fähigkeit, sie zu kommunizieren."

Kommunikation ist der Schlüssel, egal, ob Sie 2 oder 222 Mitarbeiter leiten. Und Sie können viele Produkte finden, die Ihnen helfen, alle zu halten Aufgabe - ohne Sie zu zwingen, taskmaster zu spielen.