Erhalten Sie Tools für die Verwaltung Ihrer Ausgaben für Ihr kleines Büro

ExpenseWatch hilft kleinen und mittleren Unternehmen bei der Nachverfolgung und Genehmigung von Unternehmenskosten durch eine browserbasierte Anwendung. Wenn Sie ein papiergestütztes oder anderes klobiges System verwenden, um Bestellanforderungen und Rechnungen zu verwalten, kann der Service möglicherweise Arbeitskosten sparen, indem diese Prozesse automatisiert werden. Es könnte auch Geld sparen mit seinen Auditing-Tools, neue Perspektiven geben, wo Sie Budgets reduzieren können. Diese Tools sind Standard in großen Unternehmen, aber ExpenseWatch könnte Ihr kleineres Unternehmen auf Augenhöhe bringen.

ExpenseWatch ist in monatliche Benutzerlizenzen für jedes seiner drei Tools unterteilt: Reise- und Unterhaltungs-, Einkaufs- und Rechnungsverwaltung. Sie benötigen im Wesentlichen eine Lizenz für jeden gleichzeitigen Benutzer, z. B. die Anzahl der Personen, die normalerweise gleichzeitig für den ersten oder einen einzelnen Abteilungsleiter für den Einkauf unterwegs sind. Jede Reise- und Unterhaltungslizenz kostet $ 16, während die anderen beiden Arten jeweils $ 31 kosten. (Eine kostenlose Testversion ist ebenfalls verfügbar.)

Mit dem Reise- und Unterhaltungstool können Mitarbeiter unterwegs Kosten direkt erfassen. Sie können automatische Parameter für die Genehmigung einrichten, z. B. ein Abendessen mit Kundenkosten von bis zu 35 US-Dollar pro Person, oder manuell Transaktionen akzeptieren. Dann können diese Artikel automatisch zu Ihrer Buchhaltung für die Erstattung und andere Buchhaltung weitergeleitet werden. Und Auditing-Funktionen - wie zum Beispiel das Kundeneinkommen eines Vertriebsmitarbeiters mit seinen schmählichen Ausgaben - können helfen, einen größeren Überblick über Ihre Ausgaben zu bekommen.

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Das Kauf-Tool lässt Mitarbeiter stellen Büroartikel oder größere Artikel bereit und behalten dabei den gleichen automatischen oder manuellen Genehmigungspfad. Sie können mit mehreren Websites, einschließlich Dell, CDW und Office Depot, Einkäufe tätigen und diese Transaktionen automatisch in Ihr System eingeben. Oder Sie können Einkaufsdetails manuell eingeben. Berichte geben an, wie viel Sie bei Ihren größten Lieferanten ausgeben. Sie könnten diese Daten verwenden, um nach Rabatten oder anderen Vergünstigungen zu verhandeln.

Das Rechnungsverwaltungstool verfolgt die Budgetierung und Bezahlung von Vertragsarbeit und anderen Rechnungen. Wie bei den anderen beiden Tools wird ein Workflow- und Genehmigungsprozess eingerichtet. Es dokumentiert, wer einen Vertrag und eine Rechnung genehmigt hat und aus welchem ​​Budget es stammt. Rechnungen, die mit dem Einkaufstool erstellt wurden, enthalten automatisch diese Hintergrundgeschichte, aber auch nicht verknüpfte Rechnungen können hinzugefügt werden. Und viele Parameter, wie Budgetgrenzen, können Ihnen helfen, diese Kosten im Auge zu behalten.

Wenn Ihr Unternehmen wächst und mehr ausgibt, können diese Ausgaben- und Auditing-Tools besonders nützlich sein. Vielleicht haben Sie neue Mitarbeiter hinzugefügt, die Einkäufe tätigen oder größere Budgets haben müssen; Sie werden sicherstellen, dass das Geschäft nicht verschwenderisch wird. Oder, wenn Sie mit schlankeren Zeiten konfrontiert werden, könnten Sie die Tools verwenden, um Ihren Genehmigungsprozess zu rationalisieren und auf Stellen hinzuweisen, an denen Sie sparen können. In beiden Situationen - oder einer Kombination aus beidem - könnte ExpenseWatch genau das sein, was Sie brauchen, um Ihr Geschäft florieren zu lassen.

Zack Stern ist ein freiberuflicher Autor und Redakteur mit Sitz in San Francisco.