8 Beste Möglichkeiten, Microsoft Formulare zu verwenden

Microsoft hat Microsoft Forms im September 2018 auf den Markt gebracht. Seitdem hat es eine breite Zielgruppe von Menschen zusammengebracht, die nach einem Dienst suchen, mit dem sie Umfragen, Abstimmungen und Quizfragen erstellen können. Im Vergleich zu Google Forms verfügt Microsoft Forms über eine übersichtlichere Benutzeroberfläche. Einige seiner Funktionen sind jedoch leicht zu übersehen oder eher schwer zu finden.

Mach dir keine Sorgen. Hier kommen wir ins Spiel. Wir haben Microsoft Forms mit einem feinen Kamm durchgearbeitet, damit Sie ihn optimal nutzen können.

Da es sich um einen langen Beitrag handelt, werfen wir einen Blick auf einige der besten Möglichkeiten, Microsoft Forms zu verwenden.

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1. So erstellen Sie Formulare

Microsoft Forms bietet Ihnen beim Erstellen von Formularen sieben Möglichkeiten:

• Mehrere Möglichkeiten
• Text
• Bewertung
• Datum
• Rang
• Net Promoter Score

Wenn es um Multiple-Choice-Fragen geht, ist das Gute, dass Forms Ihre Frage analysiert und Sie bei den Antworten unterstützt. Wenn die Frage beispielsweise mit "Haben Sie gekauft …" beginnt, werden Sie von Forms mit "Ja", "Nein" und "Vielleicht" aufgefordert.

Wenn die erste Option "Traurig" ist, werden Sie von Forms aufgefordert, "Glücklich und wütend" als zweite und dritte Option hinzuzufügen. Nifty, richtig?

Hinzufügen von ihnen ist ein Kinderspiel. Sie müssen nur die Option auswählen und mit der nächsten Frage fortfahren.

In ähnlicher Weise können Sie für textbezogene Fragen angeben, ob es sich um eine lange oder eine kurze Antwort handelt. Sie können auch die Art der Antwort einschränken. Wenn Sie beispielsweise einen Wert unter 5 wünschen, klicken Sie einfach auf das Dreipunktmenü und wählen Sie Einschränkungen.

Wählen Sie anschließend einen der Werte aus der Dropdown-Liste aus und fügen Sie die Werte hinzu.

Für Bewertungen können Sie die Ebenen sowie die Symbole angeben.

2. Teilen und Einbetten: Wer kann antworten?

Sobald das Formular vollständig ist, können Sie es senden, um Antworten zu sammeln. Klicken Sie dazu oben rechts auf die Schaltfläche Freigeben.

Sie können die Zielgruppe Ihres Formulars auswählen. Wenn Sie möchten, dass es nur den Mitarbeitern Ihrer Organisation vorbehalten bleibt, verwenden Sie die Standardoptionen. Wenn nicht, klicken Sie auf den Link "Nur Personen in meinem …" und wählen Sie die Option "Jeder mit dem Link".

Auch hier können Sie den Link direkt mit Ihrer Zielgruppe teilen. Am besten ist es jedoch, das Formular auf Ihrer Website oder in Ihrem Blog einzubetten. Oder besser, Sie können einfach den QR-Code Ihres Formulars herunterladen und in Ihrem Blog veröffentlichen oder in eine E-Mail einfügen. Diese Methode macht es für Ihre Befragten unglaublich nützlich, zu antworten.

Schnelltipp: Soll Ihr Formular geklont werden? Wenn ja, aktivieren Sie die Option Als Vorlage freigeben und geben Sie den Link für Ihre Freunde oder in Ihrem Formular selbst frei.

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3. Wann ist Branching anzuwenden?

Wenn Sie häufig Umfragen und Abstimmungen erstellen, müssen Sie inzwischen wissen, dass nicht jede Umfrage oder Abstimmung eine Reihe von direkten Fragen ist. Bedingte Logik wird zwangsläufig eingeführt, und leider können Sie mit Microsoft Forms nicht so einfach Bedingungen hinzufügen wie mit Google Forms. Dies ist eine der versteckten Funktionen von Microsoft Forms.

Um eine bedingte Logik hinzuzufügen, geben Sie alle Ihre Fragen ein und tippen Sie anschließend auf das Dreipunktsymbol ganz rechts und wählen Sie Verzweigung.

Tippen Sie anschließend auf die Frage, die Sie verzweigen möchten. Wählen Sie nun die nächste Frage aus der Dropdown-Liste. Beachten Sie, dass Sie dies für alle Fragen tun müssen.

Um eine Vorschau Ihres Formulars mit bedingter Logik anzuzeigen, tippen Sie einfach auf das Vorschau-Symbol.

4. Gemeinsam nutzen

Formulare und Umfragen können auch aus zwei oder mehr Personen bestehen. Dazu hat Microsoft Forms die Funktion zur Zusammenarbeit integriert. Um ein Formular für einen Freund oder Kollegen freizugeben, tippen Sie oben auf die Schaltfläche Freigeben und wählen Sie im rechten Menü die Option Freigeben.

Wählen Sie als Nächstes die gewünschte aus und teilen Sie den Link mit Ihren Kollegen. Der einzige Nachteil ist, dass Sie nicht selektiv Namen auswählen können, um ein Formular gemeinsam zu nutzen. Dies wäre in Zukunft eine willkommene Ergänzung.

5. Gruppenformen: Was sind sie und was tun sie?

Bevor wir uns damit befassen, schauen wir uns an, was Gruppen sind. Groups ist ein exklusiver Office 365-Dienst, der Sie bei der Zusammenarbeit mit Ihren Teamkollegen unterstützt. Und diese Gruppen beziehen sich nicht nur auf Formulare, sondern sind über die Office Suite verteilt.

In Gruppenformularen können Teammitglieder ein Formular anzeigen und bearbeiten. Und wenn Sie Teil einer Gruppe sind, brauchen Sie keinen Link zum Formular, um es anzuzeigen. Diese Formulare sind stattdessen im Abschnitt Gruppenformulare verfügbar.

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6. Hinzufügen von Zeitbeschränkungen und anderen Anpassungen

Auf den ersten Blick scheinen Microsoft Forms mehrere Funktionen zu fehlen. Aber wie oben erwähnt, sind einige der Funktionen verborgen, und dies ist eine davon.

Um das Start- und Enddatum hinzuzufügen, rufen Sie die Einstellungen im Dreipunktmenü auf und aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Startdatum und Enddatum. Geben Sie die Daten ein und fertig.

Eine weitere Möglichkeit zur Anpassung besteht darin, die Fragen unter den Befragten zu mischen. Ebenso können Sie am Ende des Formulars eine benutzerdefinierte Dankesnachricht hinzufügen.

Die wichtigste Einstellung ist jedoch die E-Mail-Benachrichtigung. Überprüfen Sie die Benachrichtigungseinstellung, und das wars. Das nächste Mal, wenn jemand eine Umfrage beantwortet, werden Sie darüber informiert.

7. Antworten analysieren

Sie haben die Umfrage verschickt und die Antworten sind eingetroffen. Aber wie analysieren Sie die Antworten?

Gehen Sie einfach zur Registerkarte "Antworten" Ihres Formulars und Sie werden die Antworten sehen. Das Gute daran ist, dass Microsoft Forms alle Antworten visuell darstellt und so das Verständnis erleichtert.

Wenn Sie jedoch alle Einzelantworten anzeigen möchten, klicken Sie auf Ergebnisse anzeigen. Als nächstes wird der Name des Responders im Feld Responder angezeigt und die Antworten werden unten angezeigt.

Um die nächste Antwort anzuzeigen, klicken Sie auf das Pfeilsymbol. Um alle Antworten in einer Tabelle herunterzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche In Excel öffnen. Die Tabelle wird dann auf Ihr System heruntergeladen.

8. Ändern Sie das Thema und die Vorlagen

Was ich an Microsoft Forms liebe, ist, dass die Benutzeroberfläche sauber und übersichtlich ist. Eine andere Sache, die es wert ist, über diesen Service geliebt zu werden, sind seine Themen. Mit leuchtenden und ausdrucksstarken Farben heben sich Ihre Formen durch diese Themen von den anderen ab.

Alles, was Sie tun müssen, ist auf die Theme-Schaltfläche oben zu tippen und eine auszuwählen. Gleichzeitig können Sie Ihrem Formular eine benutzerdefinierte Farbe geben oder besser ein Bild in der Galerie Ihres PCs auswählen.

Wenn es bei Ihrer Umfrage beispielsweise um Gadgets und Handys geht, ist ein Hintergrund mit einem Gadget sinnvoller als ein Hintergrund mit einem Mann, der surft.

Klicken Sie dazu auf das Plus-Symbol und wählen Sie eine der beiden Optionen. Zum Hochladen eines Hintergrunds können Sie auch ein Bild von Ihrem OneDrive-Konto hochladen oder ein Bild aus dem Internet suchen.

Bring sie zum rocken!

Obwohl Microsoft Forms über eine Vielzahl von Funktionen verfügt, die mit einem guten Design einhergehen, fehlen dennoch bestimmte Optionen, wie das Hochladen von Dateien. Außerdem gibt es keine gebrauchsfertigen Vorlagen, mit denen Sie einfach Ihre Arbeit aufnehmen und fortsetzen können, ohne viel Zeit für den Aufbau der Struktur zu verschwenden.

Weiter oben: Möchten Sie ein ausfüllbares Formular in Microsoft Word erstellen? Lesen Sie den folgenden Artikel, um herauszufinden, wie.