13 Beste Möglichkeiten, Dropbox-Papier zu verwenden

Es ist schon ein paar Jahre her, dass Dropbox Paper die Beta-Phase verlassen hat. Mit dem Collaboration-Tool können Sie gemeinsam nutzbare Notizen erstellen und Dokumente und Dateien in Ordnern oder Projekten ordentlich organisieren. Dropbox Paper akzeptiert alle Arten von Inhalten und Medienformaten und macht es so unglaublich einfach, Dokumente zu zeichnen.

Dropbox-Papier kann mehr. Wenn Sie das Potenzial von Dropbox-Papier voll ausschöpfen möchten, werfen Sie einen Blick auf die unten genannten Tricks.

1. Erstellen Sie nur einladbare Ordner

Wenn Sie einen Ordner in Dropbox Paper erstellen, können ihn standardmäßig alle Mitglieder des Teams sehen. Wenn Sie jedoch einen Ordner für bestimmte Personen im Team erstellen möchten, empfiehlt es sich, einen Ordner nur mit Einladung zu erstellen.

Klicken Sie dazu im rechten Bereich auf die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen, und fügen Sie den Namen hinzu, sobald das neue Fenster angezeigt wird. Tippen Sie anschließend auf das Symbol für ein Gebäude im unteren Menüband und wählen Sie Nur einladen.

Wählen Sie die Namen Ihrer Teammitglieder aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.

Cooler Tipp: Sie können auch einen für alle offenen Ordner im Hintergrund erstellen. Deaktivieren Sie dazu die Namen der Mitglieder, bevor Sie auf die Schaltfläche Erstellen klicken.

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2. Überprüfen Sie die Leistungsfähigkeit der Suche

Müssen Sie nach einem Dokument suchen, das ein bestimmtes Wort enthält? Die Powersuche macht es möglich. Sie müssen lediglich das Schlüsselwort in die Suchleiste eingeben, und die entsprechende Datei oder der entsprechende Ordner wird sofort angezeigt.

Beispielsweise wird der Ransomware-Artikel für mein Konto im Ordner GT> Android> Posts> AI angezeigt. Also muss ich nicht den ganzen Weg zu diesem Ordner gehen.

Ebenso können Sie einfach nach dem Titel des Dokuments suchen und das Tool kümmert sich um den Rest.

3. Nehmen Sie die Verknüpfung

In einer Zeit, in der alles fast augenblicklich ist, ist es wichtig, dass Sie dasselbe Mantra befolgen, während Sie Ihr Team auf Papier verwalten, insbesondere wenn es um die Formatierung Ihrer Dokumente geht.

Dropbox Paper wird mit einer Reihe von Tastaturkürzeln geliefert. Abgesehen von den allgemeinen Tastenkombinationen wie Strg + B für Fett und Strg + U für Unterstrichen unterstützt dieses Tool für die Zusammenarbeit eine Vielzahl von Alternativen.

• Nummerierte Liste: 1. gefolgt von einem Leerzeichen
• Aufgabenliste: gefolgt von einem Leerzeichen
• Kopfzeile: Strg + Alt + 1
• Datum: / Datum gefolgt von einem Leerzeichen

Wenn Sie also eine Reihe von Aufgaben hinzufügen müssen, fügen Sie * gefolgt von einem Leerzeichen hinzu, und ein Aufzählungszeichen wird sofort hinzugefügt.

Mit diesen sparen Sie viel Zeit beim Hin- und Herschalten zwischen den Symbolleisten in einem Dokument. Außerdem machen sie Ihren Workflow nahtloser.

Um die vollständige Liste anzuzeigen, klicken Sie einfach auf das Tastatursymbol in der unteren rechten Ecke.

4. Erstelle Aufgaben wie ein Boss

Wie Sie vielleicht bereits wissen, müssen Sie zum Hinzufügen einer Checkliste mit Elementen nur ein Zeichen gefolgt von einem Leerzeichen eingeben. Die gute Nachricht ist, dass Sie diese Checkliste / Aufgaben unterwegs zuweisen können, indem Sie einfach ein @ -Zeichen gefolgt vom Namen des Teammitglieds hinzufügen.

Wenn Sie also eine Aufgabe mit dem Namen "Kommentare zu Facebook hinzufügen" erstellen und Sylvia mit dem Fälligkeitsdatum 11. März 2020 zuweisen möchten, müssen Sie nur den folgenden Befehl eingeben.

Fügen Sie Kommentare zu Facebook @Sylvia / 11/03/2020 hinzu

Das ist es. Es geht nicht darum, mit der Symbolleiste oder dem oberen Menüband zu spielen.

Cooler Tipp: Verwenden Sie das Präsentieren-Symbol oben, um Ihr Dokument als Diashow zu präsentieren.

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#Aufgabenliste

Klicken Sie hier, um die Seite mit den Aufgabenlistenartikeln anzuzeigen

5. Fügen Sie dem Ordner Dokumente hinzu

Öffnen Sie einen bestimmten Ordner, um ein Dokument häufig darin abzulegen? Das ist eine schreckliche Zeitverschwendung.

Am besten erstellen Sie das Dokument auf der Homepage. Und wenn Sie es einmal benannt haben, klicken Sie auf den Link Zum Ordner hinzufügen unter dem Dokumentnamen, und das Tool kümmert sich um den Rest.

Wussten Sie schon: Dokumente ohne Ordnerstruktur werden auf der Startseite als Nicht abgelegt angezeigt.

6. Zu viele Emojis? Zähle sie!

Denken Sie, Sie haben viel zu viele Emojis in Ihrem Dokument verwendet? Wie wäre es, wenn wir Dropbox Paper die Arbeit überlassen, anstatt uns hinsetzen und sie manuell zählen zu lassen?

Ja, das hast du richtig gelesen. Dropbox Paper zählt nicht nur die Anzahl der Wörter und Zeichen, sondern auch die Anzahl der Emojis.

Wenn Sie der Meinung sind, dass 29 Emojis ein bisschen zu viel sind, können Sie einfach zum Dokument zurückkehren und sie entfernen.

Um die Wortanzahl zu überprüfen, tippen Sie auf die dreipunktige Schaltfläche in der oberen rechten Ecke und wählen Sie die Option für die Wortanzahl.

7. Fügen Sie Screenshots wie ein Profi ein

Ein weiterer cooler Trick, den Sie mit Dropbox Paper machen können, ist, dass Sie keine Screenshots und Bilder auf herkömmliche Weise hochladen müssen. Sie müssen lediglich die Bilder aus der Quelle kopieren und in Ihr Dokument einfügen.

Das Neuanordnen von Bildern auf Dropbox-Papier ist ebenso einfach wie das Ziehen und Ablegen. Wählen Sie das Bild aus, das Sie verschieben möchten, und bewegen Sie den Mauszeiger auf die Position Ihrer Wahl. Nifty, richtig?

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8. Link zu verschiedenen Medienelementen

Sei es eine Audiodatei oder ein YouTube-Video, mit Dropbox Paper können Sie diese ganz einfach anzeigen. Das Mantra? Kopieren und Einfügen. Ja, Sie müssen den Einbettungslink nicht hinzufügen.

Hier müssen Sie einfach den Video- (oder Song-) Link aus der Adressleiste kopieren und in Ihr Dokument einfügen - Ja, ähnlich wie bei Bildern und Screenshots.

9. Integrieren Sie in Ihren Kalender

Zu guter Letzt können Sie Paper in Google Kalender (oder MS Outlook) integrieren. Klicken Sie dazu auf den Dokumentnamen, und Sie sehen eine kleine abgeblendete Eingabeaufforderung für das Verknüpfen eines Kalenderereignisses.

Wählen Sie den Kalender Ihrer Wahl und fügen Sie nach Abschluss der Einrichtung das Datum und die Besprechungsnotizen hinzu.

Sobald Sie Ihren Kalender integriert haben, werden alle anstehenden Besprechungen auf der Homepage von Paper angezeigt.

10. Link wie ein Ninja

Ja, ich weiß, dass es neben "Einladen" ein nützliches Symbol gibt, mit dem Sie externe Links hinzufügen können. Es ist jedoch umständlich, jedes Mal, wenn Sie einen Link hinzufügen müssen, darauf zu klicken und dann den Link hinzuzufügen.

Am besten wählen Sie den zu verlinkenden Text aus, drücken Strg + K und fügen den Link hinzu. Nifty, richtig!

11. Exportieren Sie Ihre Dokumente

Mit Dropbox können Sie Ihre Dokumente auch in den Formaten PDF, Word oder Markup exportieren. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie einige Dokumente an Kunden oder Geschäftspartner senden müssen, die keinen Zugriff auf das Dropbox-Papier Ihres Teams haben.

Wählen Sie zum Exportieren das Dokument auf der Homepage aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren (siehe Abbildung unten).

Wählen Sie als Nächstes Ihr Format aus, und der Download beginnt in wenigen Sekunden.

Stift zu Papier bringen

Abgesehen von all den oben genannten Funktionen können Sie Dropbox Paper problemlos in Apps von Drittanbietern integrieren, wodurch der Umfang des Tools um mehrere Grad erweitert wird. Vor allem können Sie Ihre Dropbox-Dateien und -Dokumente genauso einfach verknüpfen, wie Sie ein Kontrollkästchen oder eine Aufzählungsliste hinzufügen würden.

Weiter oben: Suchen Sie nach Möglichkeiten, Dropbox in Google Mail zu verwenden? Lesen Sie den nächsten Artikel, um herauszufinden, wie.