Papierloses Büro? Meine ersten 5 Schritte!
Ein physisches Dokumentenarchiv arbeitet nicht sehr hart, wenn es sich in einem Aktenschrank befindet. Wenn Sie alle diese alten Dokumente digitalisieren, können Sie sie stattdessen von einem PC aus durchsuchen. Sie können sie sogar online speichern und von überall aus surfen. Anstatt sich auf einen Scanner zu verlassen, um diese Umstellung manuell durchzuführen, faxen Sie Dateien an den kostenlosen Online-Dienst DepositDox.
Sie melden sich an und sichern sich eine persönliche, gebührenfreie Nummer, an die Sie sich wenden können werde Dateien senden. Von Ihrem Büro aus laden Sie einfach das Faxgerät und feuern sie in den Dienst.
Wenn neue Dateien ankommen, führt DepositDox Zeichenerkennungssoftware aus, wandelt sie in PDFs um und speichert sie in Ihrem Online-Archiv. Der Dienst verwendet sicheres HTTP zum Verschlüsseln von Dateien, die Sie in einem Webbrowser anzeigen und abrufen. Das Unternehmen verschlüsselt auch Dateien auf seinen Servern.
[Weitere Informationen: Beste NAS-Boxen für Media-Streaming und Backup]DepositDox kann auch als Ersatz für Faxleitungen fungieren. Zahlende Abonnenten können ausgehende Faxe und sogar einen Port über ihre alte Faxleitung an den Dienst senden. Zahlende und kostenlose Mitglieder können neue Dokumente auch automatisch an ihren E-Mail-Posteingang weiterleiten, anstatt sie über die Website abrufen zu müssen.
Der kostenlose Dienst beschränkt Sie auf 1.000 gespeicherte Seiten. Nach dem ersten Monat können Sie nur eine einzelne Seite pro Tag hochladen, und die Suchfunktion läuft ab. Für eine langfristige Nutzung sollten Sie daher das kostenpflichtige Konto in Höhe von 5,95 US-Dollar pro Monat in Betracht ziehen, das Ihnen 100.000 Seiten Speicher sowie die Funktion für abgehende Faxe bietet. Die Lizenzierung richtet sich an einzelne Benutzer. Wenn mehrere Personen den Dienst in Ihrem Büro benötigen, erhalten Sie mehrere Konten. Und DepositDox bietet derzeit 20% Rabatt mit dem Anmeldecode 9003 an.
DepositDox ist vielseitig genug, um ein Faxgerät zu ersetzen, wodurch die Kosten für diese Telefonleitung und Hardware entfallen. Aber ich mag es am besten als Digitalisierungs- und Speicherzentrum für Dokumente. Sie können Dokumente überall dort hochladen und speichern, wo Sie ein Faxgerät haben, und Sie können Dateien von jedem Webbrowser aus suchen und abrufen.
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