Wie man Flash Fill in Microsoft Excel produktiv einsetzt

Ach ja, Microsoft Excel. Dieses eine Werkzeug, das wir lieben, zu hassen und zu hassen, zu lieben. Wenn Sie in einem Job arbeiten, in dem Sie den ganzen Tag über unnötig an Excel-Tabellen arbeiten müssen, dann fühle ich mich wirklich für Sie. Ich war vor langer Zeit in einem solchen Job und es ist gut, sich jetzt zurückzulehnen und einen lässigen Blick darauf zu werfen.

Wenn Sie jedoch produktiver arbeiten möchten, während Sie ähnliche Funktionen in Excel verwenden, sollten Sie Flash Fill verwenden.

Es ist wie Magie

Wenn Sie Flash Fill noch nie zuvor verwendet haben, fühlt es sich für Sie wie Magie an. Es funktioniert nach einem einfachen Prinzip, bei dem Muster identifiziert und leere Zeilen mit diesen Mustern gefüllt werden. Schauen wir uns ein Beispiel an.

Namen teilen

Lassen Sie uns eine einfache Aufgabe übernehmen, bei der Namen, Vornamen und Initialen der Mitarbeiter von (und Albert Einstein) mithilfe von MS Excel getrennt werden. Spalte B enthält derzeit Namen, wie sie normalerweise in einer Datenbank zu finden sind. Ab Spalte C möchten Sie nur ein (oder mehrere) Elemente des vollständigen Namens.

Sie müssen also nur den Namen der ersten Person manuell eingeben. Drücken Sie die Eingabetaste und geben Sie in der nächsten Zelle nichts ein. Klicken Sie stattdessen auf das Menü „ Füllen“ und wählen Sie „ Flash-Füllung“. Und voila, alle anderen Namen füllen sich selbstständig.

Wenn du mir nicht ganz vertraust, dann ist hier ein unbearbeitetes Video (zur einfachen Anzeige in GIF konvertiert) für die nächste Spalte.

Tastaturkürzel

Es gibt auch eine Tastenkombination, um das Gleiche zu erreichen. Mit demselben Blatt füllen Sie die erste Zelle wie oben manuell aus und drücken die Eingabetaste. Drücken Sie jetzt gleichzeitig STRG + E und Flash Fill füllt die leeren Zellen automatisch mit den entsprechenden Daten.

Sie sollten jedoch weiterhin überprüfen, ob Flash Fill die Daten korrekt ausgefüllt hat oder nicht. In der Spalte mit den Initialen habe ich gesehen, dass es nicht richtig gemacht wurde. Als ich jedoch die Daten für die ersten beiden Namen (anstelle von einem) eingab, konnte er den Rest ohne Probleme ausfüllen. Hey, das ist immer noch viel Zeit gespart.

Bitte beachten Sie: Diese Methode funktioniert, solange die Eingabespalte durchgehend das gleiche Format hat. Bei Abweichungen wird das Muster nicht erkannt.

Funktioniert auch mit Zahlen

Bevor alle ausflippen, möchte ich sagen, funktioniert es auch mit Zahlen. Ob es sich um Dezimalstellen mit n Zahlen vor oder nach dem Komma handelt oder sogar um Datumsangaben, die in das Format TT / MM / JJ getrennt werden müssen.

Ein weiteres Video hier (erneut in GIF konvertiert) zeigt, dass ich die ersten Zelleninformationen manuell eingegeben habe und Flash Fill das Muster aufgreifen und die fehlenden Informationen unten automatisch ausfüllen konnte.

Vermeiden Sie komplexe Formeln

Die ganze Idee, Flash Fill zu verwenden, besteht darin, komplexe Formeln in MS Excel zu vermeiden. Wenn Sie auch an andere Szenarien denken können, teilen Sie uns dies in unseren Foren mit.