Die acht besten Microsoft-Teams geben Tipps, wie man es als Profi einsetzt

Slack hat das Messaging-Spiel seit seinem Debüt im August 2013 geändert. Es ersetzt E-Mails für die interne Kommunikation in vielen Teams und Organisationen. In der Zwischenzeit haben Microsoft-Teams Slack mit über 13 Millionen Benutzern überholt, indem sie es mit dem Office 365-Dienst gebündelt haben.

Darüber hinaus profitiert es von Microsofts robustem Ökosystem, das im Laufe der Jahre aufgebaut wurde. Wenn Ihre Büroeinrichtung oder Organisation über das Office 365-Abonnement verfügt, können Sie problemlos über Teams kommunizieren und zusammenarbeiten.

Werfen wir einen Blick auf einige der besten Tipps und Tricks, mit denen Microsoft Team-Benutzer ihre Produktivität steigern und sie wie ein Profi einsetzen können.

1. Tastaturkürzel

Tastaturkürzel können viel Zeit sparen, insbesondere wenn Sie eine App wie Teams verwenden. Sie werden es höchstwahrscheinlich den ganzen Tag nutzen, um mit Kollegen zu kommunizieren. Es gibt nur zwei Verknüpfungen, an die Sie sich als Anfänger erinnern müssen.

1. / - Der Schrägstrich zeigt alle Befehle an, die Sie mit verschiedenen Tastaturkürzeln eingeben können.
2. / keys - Eine Liste aller Tastaturkürzel, die Sie verwenden können. Die Liste ist ziemlich lang, um sie hier zu teilen. Finden und merken Sie sich die für Sie nützlichen.

Wie auf dem Screenshot zu sehen, geben Sie diese beiden Verknüpfungen in die Suchleiste oben ein, um zu finden, wonach Sie suchen.

2. Gruppenname

Chat ist eine Hauptfunktion von Microsoft Teams, aber die Suche nach einer bestimmten Konversation innerhalb eines Kanals kann schwierig sein. Sie können dieses Problem beheben, indem Sie diesem Chatfenster oder dieser Gruppe einen aussagekräftigen Namen geben. Wenn Sie beispielsweise eine neue Anleitung zu Produkt A diskutieren, können Sie dem Chat-Fenster den Namen "Produkt A-Fehler" geben. Erleichtert die Suche in der Zukunft.

Klicken Sie dazu einfach auf das Stiftsymbol oben im Chat-Fenster, um es zu bearbeiten, und geben Sie ihm einen Namen. Funktioniert nur für Gruppen-Chats und nicht für private.

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3. E-Mails weiterleiten

Bei GT verwenden wir kaum E-Mails und verlassen uns hauptsächlich auf Slack, um miteinander zu kommunizieren. Dies funktioniert bei uns, bedeutet jedoch nicht, dass Sie E-Mails vollständig abschaffen können. E-Mails sind da, um zu bleiben. Microsoft weiß das, und aus diesem Grund können Benutzer E-Mails mit Anhängen von E-Mail-Domänen auf der Whitelist an Team-Kanäle weiterleiten.

Wenn Sie im nächsten Bildschirm auf Erweiterte Einstellungen klicken, können Sie außerdem steuern, wer E-Mails von bestimmten Domänen aus senden kann, um unerwünschte E-Mails zu reduzieren.

4. Erstellen Sie GIFs

Das Teilen von GIFs macht Spaß, aber das Erstellen von GIFs ist noch wichtiger. Ich bin froh, dass Teams den Mitgliedern erlauben, ihre eigenen GIFs zu erstellen, damit sie kreativ sind und Stress abbauen können, um die ernsthaften Diskussionen auszugleichen.

Teams integriert Giphy, eine beliebte GIF-Destination, um Ihre Kunstwerke mit anderen Teammitgliedern zu teilen.

5. Bots

Das Automatisieren der sich wiederholenden Aufgaben spart Zeit und Bots können nützlich sein. Teams hat eine Reihe von Bots, die Sie zu Ihrem Vorteil nutzen können. Der Bot "Wer" ist hilfreich, um Teammitglieder in der gesamten Organisation anhand ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten zu finden. Wer ist beispielsweise der führende Produkt-X-Vermarkter?

Bots verhalten sich wie Teammitglieder, dh Sie können mit ihnen chatten, ihnen Fragen stellen und sie werden antworten.

Weitere Bots sind der Kalender-Bot, mit dem Sie einen freien Platz in Ihren Kalendern sowie in den Terminen der Teammitglieder finden, Polly, um Umfragen zu erstellen und Feedback zu sammeln, und YellowAnt, um mit über 40 Apps eine Verbindung herzustellen und intelligente Workflows zu erstellen. So können Sie Ihre eigenen Bots erstellen.

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6. Registerkarten

Teams kommen mit einer einzigartigen Funktion namens Tabs. Sie können jede Registerkarte einer einzelnen Ressource zuweisen, bei der es sich um ein Video, eine Website oder eine App handeln kann. Es kommt darauf an, was Sie damit erreichen wollen. Ich denke, es ist am besten für Apps geeignet, die Sie während der Arbeit mit Teams verwenden möchten.

Mithilfe von Registerkarten können Sie den Workflow ganz einfach verwalten und verhindern, dass sich wichtige Teile des Prozesses überschneiden. Sie können beispielsweise eine Registerkarte für Trello erstellen, damit jeder im Team bequem darauf zugreifen kann. Klicken Sie einfach auf das Pluszeichen, um eine App auszuwählen. Beachten Sie, dass es bereits eine Registerkarte zum Freigeben von Dateien gibt.

7. Lesezeichen

Eine kleine, aber häufig vernachlässigte Funktion von Teams ist die Lesezeichenoption. Wenn Sie eine wichtige Nachricht erhalten, aber später darauf zurückkommen möchten, können Sie sie einfach mit einem Lesezeichen versehen und später bearbeiten.

Klicken Sie dazu auf das Menüsymbol neben der Nachricht.

8. Immersive Reader

Hat jemand ein Dokument mit Ihnen geteilt? Anstatt es vollständig zu lesen, können Sie mit der Option Immersive Reader zwei Dinge tun. Entfernen Sie alle Ablenkungen, damit nur der Text sichtbar ist. Erleichtert das Fokussieren auf das Dokument oder die Nachricht.

Sie können das Dokument auch mit in Echtzeit hervorgehobenen Wörtern anhören. Ein weiteres cooles Feature ist die Übersetzung. Sie können eine Nachricht auswählen und mit Microsoft Translator in über 60 Sprachen übersetzen.

Teamwork auf ganzer Linie

Microsoft Teams ist ein hervorragendes Tool für die Zusammenarbeit und ein Kinderspiel, wenn Sie bereits mit anderen Microsoft-Produkten wie Office 365 arbeiten. Wir hoffen, dass Ihnen einige der oben genannten Tipps dabei helfen, produktiver zu werden.

Als Nächstes: Ist der Posteingang von Outlook außer Kontrolle geraten? Klicken Sie auf den folgenden Link, um zu erfahren, wie Sie Regeln zum Verwalten von Outlook 365 verwenden.