Verwenden Sie Ausnahmebedingungen in Outlook für Regeln für negative E-Mails

Wir haben in einer Reihe von Beiträgen über Outlook-Regeln gesprochen. Mit einigen dieser Tipps können Sie Ihre E-Mails besser organisieren. Eines müssen Sie jedoch gemeinsam gesehen haben: Wir überspringen im Allgemeinen die Ausnahmebedingung und überlassen es Ihnen, zu entscheiden, ob Sie wirklich eine hinzufügen müssen.

Heute werden wir Ihnen die Wichtigkeit von Ausnahmen mitteilen. In der Tat zeigen wir Ihnen, wie Sie die Ausnahmebedingungen verwenden, um negative Regeln zu erstellen.

Nehmen wir ein Beispiel. Ich mache Urlaub und halte meine Arbeit generell gerne aus meinem Privatleben heraus. Während ich also problemlos eine automatische Urlaubsantwort für jede E-Mail erstellen könnte, die in meinem Posteingang landet, würde ich das wirklich gerne nur für die geschäftlichen E-Mails tun (insbesondere für diejenigen, die an Gruppen mit mir gerichtet sind) und trotzdem E-Mails bearbeiten, die nur an mich gesendet wurden.

Cooler Tipp: Wenn Sie sich stark auf Outlook-E-Mail-Regeln verlassen, sollten Sie eine Sicherungskopie erstellen, damit Sie sie immer importieren können, wenn Sie sie bei einer unerwarteten Fehlfunktion verlieren.

Gibt es einen Ausweg, auf dem ich automatische Antworten auf alle E-Mails senden kann, mit Ausnahme derjenigen, die nur an mich gesendet werden? Ja da ist. Ich muss Antworten auf E-Mails senden, die an mich und eine andere Person gesendet werden. Das ist,

Alle E-Mails außer denen, die nur an mich gesendet wurden.

Hier führen wir Sie durch die Schritte zum Erstellen einer solchen Regel. Sie können für jede negative Regel, die Sie erstellen möchten, einen ähnlichen Ansatz wählen.

Schritt 1: Navigieren Sie im Menüband zum Menü Datei und öffnen Sie es.

Schritt 2: Sie werden zur Seite mit den Kontoinformationen weitergeleitet. Klicken Sie auf das Symbol " Regeln und Benachrichtigungen verwalten".

Schritt 3: Klicken Sie zunächst auf Neue Regel.

Schritt 4: Beginnen Sie im Regel-Assistenten mit einer leeren Regel, indem Sie Regeln auf empfangene Nachrichten anwenden auswählen. Klicken Sie auf Weiter.

Schritt 5: Anschließend werden Sie aufgefordert, eine Bedingung auszuwählen. Treffen Sie hier keine Auswahl. Einfach auf Weiter klicken.

Schritt 6: Es wird eine Warnung angezeigt, dass die Regel auf alle Nachrichten angewendet wird. Sagen Sie ja.

Schritt 7: Wählen Sie eine Aktion aus. Ich möchte mit einer bestimmten Vorlage antworten. In der Vorlage ist eine Abwesenheitsnotiz enthalten.

Schritt 8: Klicken Sie im unteren Bereich desselben Fensters auf eine angegebene Vorlage und wählen Sie die Antwort mit Vorlagenformular aus.

Schritt 9: Nun gelangen Sie zum Ausnahmefenster. Hier wende ich eine Ausnahmebedingung an, es sei denn, sie wird nur an mich gesendet . Klicken Sie auf Weiter.

Schritt 10: Fertig. Schließen Sie die Einrichtung ab, indem Sie auf Fertig stellen klicken.

Während eines Urlaubs würden Sie nur für diejenigen E-Mails automatische Antworten senden, die nicht nur an Sie gesendet werden. Interessant, oder?

Fazit

Denken Sie an verschiedene andere Szenarien, in denen Sie solche negativen Regeln erstellen müssen. Wenn Sie sie herausfinden und Regeln erfolgreich erstellen, werden Sie Outlook-Regeln viel mehr lieben als zuvor.