Verfolgen von Ausgaben und Budget über das Telefon mithilfe von Google Docs

Das Verfolgen von Ausgaben und das Festhalten an einem Budget kann eine mühsame Tortur sein. Wir sammeln normalerweise Quittungen und setzen uns mit Hunderten zusammen, bevor wir sie durchgehen. Vielleicht haben Sie es satt und haben schließlich aufgehört, sie zu behalten. Dies ist keine gute Praxis, ist aber normalerweise das Ergebnis des physischen Aufwands und der Verwirrung, den Überblick über all diese Einkäufe zu behalten.

Aber wie können Sie diese Ausgaben verfolgen, ohne eine physische Kopie der Belege zu haben? Mit Google Forms ist das ganz einfach. Sie können ein Formular erstellen, das beschreibt, was Sie normalerweise in einer Quittung sehen und in Ihren Büchern festhalten würden. Fügen Sie Fragen in das Formular ein, wie z. B. den Kaufzweck und den Preis. Verwenden Sie dieses Formular direkt nach dem Kauf von Ihrem Smartphone aus. Dadurch werden die Formularergebnisse an eine Tabelle gesendet, die Sie zu Hause auf Ihrem Computer anzeigen können.

Zusätzlich zum ansprechenden Layout der Transaktionen können Sie die Tabelle so einrichten, dass angezeigt wird, wie viel Geld Sie noch auf Ihrem Bankkonto (oder in bar) haben. Besonders nützlich für Studenten und dergleichen, die sich immer Sorgen machen, ihr Budget durch rücksichtslose Ausgaben zu erschöpfen, bevor sie es merken.

Wir zeigen Ihnen zunächst, wie Sie ein Google-Formular erstellen, um Ausgaben schnell zu übermitteln. Anschließend zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren verfügbaren Kontostand berechnen und in Form einer einfachen Webseite veröffentlichen können, auf die Sie über den Browser eines Mobiltelefons problemlos zugreifen können. Schließlich werden wir stattdessen über das Veröffentlichen eines Diagramms des verfügbaren Kontostands sprechen.

Lass uns anfangen.

1. Erstellen Sie ein Google Form

Öffnen Sie Ihr Google Drive-Konto und wählen Sie im Menü " Erstellen"> "Formular".

Geben Sie einen beliebigen Formulartitel ein und wählen Sie ein Thema aus, bevor Sie auf OK klicken.

Wir machen dieses Formular einfach mit ein paar Fragen. Diese können nach Belieben angepasst werden. Wir verwenden eine Preisfrage mit einem Textfeld als Fragentyp. Dadurch können wir einen beliebigen Betrag eingeben.

Ein Preis ist nutzlos ohne eine Kategorie, für die der Kauf bestimmt war. Erstellen Sie ein neues Feld, das eine Multiple-Choice- Frage ist und allgemeine Kategorien wie Gas, Rechnungen, Lebensmittel usw. enthält.

Klicken Sie im oberen Menü auf Live-Formular anzeigen, um das Formular so wie es ist anzuzeigen.

Unsere sieht sehr einfach aus, kann aber auch Bilder oder andere Fragen enthalten. Kopieren Sie zum Schluss die URL des Live-Formulars und senden Sie es Ihrem Smartphone. Vergewissern Sie sich, dass Sie es dort mit einem Lesezeichen versehen, damit Sie bei Bedarf schnell und einfach darauf zugreifen können.

Neben der Schaltfläche Live-Formular anzeigen befindet sich eine Antwortoption. Wählen Sie diese Option, um zur Eingabe eines neuen Arbeitsblattnamens aufgefordert zu werden. Geben Sie einen neuen Namen ein und drücken Sie Erstellen.

Verwenden Sie Ihr neues Formular, um einen Beispielpreis als Gaskosten einzugeben.

Jetzt können wir die Ergebnisse anzeigen und veröffentlichen. Mal sehen, wie es geht.

Cooler Tipp: Lesen Sie unseren Artikel zum Aktivieren von E-Mail-Benachrichtigungen für Google Text & Tabellen. Auch in diesem Fall kann es nützlich sein, wenn Sie Ihre Spesenabrechnung mit jemandem teilen möchten.

2. Zeigen Sie das Formularergebnis an und veröffentlichen Sie es

Um die Ergebnisse anzuzeigen, geben Sie das Formular ein und drücken Sie Antworten anzeigen, um die neu erstellte Tabelle zu öffnen.

Die Formularübermittlung von oben ist nun an der entsprechenden Stelle kategorisiert.

Da nur eine Kategorie ausgefüllt wurde und wir möchten, dass sie alle vorhanden sind, bevor Sie fortfahren, geben Sie für jede Kategorie wie folgt einen Betrag von Null (0) ein. Stellen Sie sicher, dass Sie dies von der Live-Formularseite aus tun.

Nachdem Sie alle Eingaben für die leere Kategorie vorgenommen haben, geben Sie neben der Seite die folgenden Informationen ein, wie im folgenden Screenshot dargestellt.

Der Betrag sollte zu Beginn so hoch sein, wie viel Geld Sie derzeit ausgeben können. Das zweite Feld für Gesamteinkäufe enthält eine Formel zur Berechnung dieser Transaktionen anhand unseres ursprünglichen Betrags. Das dritte und letzte Feld mit der Bezeichnung " Betrag" gibt an, wie viel Geld wir nach den eingereichten Preisen zur Verfügung haben (Abzüge).

Geben Sie für die Formel zur Berechnung der Gesamteinkäufe einfach = SUMME (Zelle: Zelle) ein . Ersetzen Sie die Wortzelle durch die Kategorie, die Sie für den Preis haben. Unsere ist Spalte B.

Subtrahieren Sie nun für die letzte Zelle für den auszugebenden Betrag die Zelle für den insgesamt gekauften Betrag vom anfänglichen Dollarbetrag.

Das Endergebnis wird immer eine aktualisierte Zelle darüber sein, wie viel Geld wir ausgeben müssen. Beachten Sie die Zelle. Unsere ist F5.

Gehen Sie zu Datei> Im Web veröffentlichen.

Wählen Sie im ersten Abschnitt das richtige Blatt aus und klicken Sie dann auf Veröffentlichung starten. Wählen Sie dann dasselbe Blatt im unteren Bereich aus und geben Sie die Zelle mit dem auszugebenden Betrag ein. Da unsere F5 war, werden wir das in das Textfeld eingeben. Dadurch wird sichergestellt, dass nur die Zelle veröffentlicht wird. Dies ist alles, was erforderlich ist, um das verfügbare Geld anzuzeigen.

Speichern Sie die URL unten mit einem regulären Kopierbefehl und senden Sie sie per E-Mail an Ihr Telefon, um sie mit einem Lesezeichen zu versehen. Dies macht es sehr einfach, unterwegs zu sehen.

Das Ergebnis ist einfach eine Zelle wie diese, die in jedem Browser angezeigt werden kann:

Jede über das Formular vorgenommene Änderung führt zu einer nachträglichen Änderung in der Google-Tabelle. Dies wird dann automatisch auf der Webseite veröffentlicht, wodurch die auf Ihrem Telefon gespeicherte Seite aktualisiert wird. Sie können jetzt Spesenabrechnungen erstellen und Ihr verfügbares Bargeld jederzeit einsehen. Alles was Sie tun müssen, ist diese Seite im Browser Ihres Smartphones aufzurufen.

3. Veröffentlichen Sie eine Ausgabenübersicht

Anstatt Ihr verfügbares Guthaben anzuzeigen, können Sie auch ein Diagramm der Ergebnisse erstellen, um eine Grafik darüber anzuzeigen, wohin Ihr Geld fließt. In diesem Beispiel muss die Kategorie im Formular vor der Preisspalte stehen. Bewegen Sie zum Beispiel die Kategoriefrage über die Preisfrage, um zu beginnen.

Gehen Sie nun in der Antworttabelle zu Einfügen > Diagramm, und verwenden Sie die Spalten als Datenbereiche. Wählen Sie auch Zeile 1 als Überschriften verwenden.

Wählen Sie nun ein geeignetes Diagramm wie das Kreisdiagramm.

Aktualisieren Sie die Diagrammdetails mit der Schaltfläche Aktualisieren und dann im Diagramm, um In eigenes Blatt verschieben auszuwählen.

Zurück zu Datei> Im Web veröffentlichen. Wählen Sie dieses Mal die Registerkarte des Diagramms im unteren Bereich aus, damit Sie einen Link zum Diagramm in Form einer Webseite erhalten.

Kopieren Sie den resultierenden Link unten und verwenden Sie diesen in einem beliebigen Browser, um eine aktualisierte Kategorieansicht zu erhalten, in der Sie sehen, wohin Ihre Ausgaben gehen.

Fazit

Sie sehen, es ist sehr einfach, Ihre Transaktion von unterwegs an eine schöne Tabelle zu senden, ohne Ihr Google-Konto zu eröffnen oder sich sogar in der Nähe eines Computers zu befinden. Darüber hinaus können Sie mit Leichtigkeit einen aktualisierten Saldo Ihres Kontos erhalten. Teilen Sie den Dokumentlink einfach nicht mit anderen. ????