Gleichzeitiges Co-Authoring und gemeinsames Arbeiten mit Excel-Arbeitsmappen

Online-Co-Authoring ist ein Service, mit dem Sie und Ihre Kollegen am selben Dokument arbeiten können. In der Regel wird das Dokument automatisch gespeichert, und die von anderen Co-Autoren vorgenommenen Änderungen werden in wenigen Sekunden angezeigt. Es erleichtert die Bearbeitung von Dokumenten mit Cloud-Technologie. Microsoft Office 2016 hat die Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht, eine Funktion, die auf dem Markt scheinbar recht erfolgreich ist. Es begann damit, Co-Authoring auf Word`s Desktop-Version zu ermöglichen, und jetzt war Live-Zusammenarbeit der Hauptgrund für Microsoft Office. Stattdessen haben die meisten Benutzer vollständig auf Online-Co-Authoring umgestiegen, anstatt Dokumente über die E-Mail zu erstellen und zu teilen.

Co-Author und Collaborate in Excel

Um mit Team-Collaboration und Co-Authoring mit Excel zu beginnen könnte die folgenden Schritte verwenden:

1] Stellen Sie sicher, dass Sie eine aktuelle Version von Windows und Office 365-Abonnement haben. Sie würden diese Dateiformate verwenden:.xlsm-,.xlsx- oder.xlsb-Dateien. Wenn Sie ein anderes Format haben, können Sie es ändern, indem Sie die Datei öffnen, auf Datei> Speichern unter> Durchsuchen> Speichern Als Typ klicken und dann das Format in die entsprechenden Typen ändern.

Wenn Sie kein Abonnement haben, können Sie weiterhin zusammenarbeiten, indem Sie Dokumente online erstellen, indem Sie sich bei Ihrem persönlichen OneDrive anmelden. Die Funktionalität ist jedoch begrenzt.

2] Erstellen oder laden Sie ein Arbeitsblatt unter SharePoint , OneDrive oder OneDrive for Business .

3] Wenn Sie eine Datei hochladen möchten, klicken Sie einfach auf den Dateinamen und die Arbeitsmappe öffnet sich in einem neuen Browser.

4] Klicken Sie auf die Option In Excel bearbeiten . Wenn Sie aufgefordert werden, eine Version von Excel auszuwählen, wählen Sie Excel 2016.

5] Wenn die Datei geöffnet wird und Sie sehen, dass sie sich immer noch in Geschützte Ansicht befindet, klicken Sie einfach auf Aktivieren Sie , um Änderungen an der Datei vornehmen zu können.

6] Klicken Sie auf die Schaltfläche Teilen in der oberen rechten Ecke des Fensters. Geben Sie im Feld Personen einladen einfach die E-Mail-Adressen Ihrer Teammitglieder der Personen ein, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten. Trennen Sie jede E-Mail-Adresse durch ein Semikolon. Wählen Sie Kann bearbeiten und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Teilen

7] Die Personen, denen Sie die Datei freigegeben haben, erhalten eine E-Mail mit dem Link zur Datei und Zugang, um es zu öffnen. Als Co-Autor müssen sie auf Arbeitsmappe bearbeiten klicken und dann in Excel Bearbeiten auswählen.

8] Sobald Sie die Datei öffnen, sehen Sie den Avatar Ihres eingeladenen Mitarbeiters Bilder in der oberen rechten Ecke des Excel-Fensters. Sie erscheinen normalerweise entweder mit einem eigenen gespeicherten Bild, einem Avatar oder in einem Buchstaben G , also "Gast" oder den Initialen ihrer Namen, wenn keine Profilbilder ausgewählt wurden. Ihre Auswahl würde grün hervorgehoben werden, während die Auswahl anderer Personen in anderen Farben wie Blau, Rot, Gelb oder Violett erfolgen würde.

Sobald Sie auf den Avatar klicken, werden Sie dorthin geleitet, wo die andere Person gerade arbeitet Kalkulationstabelle. Seine Anwesenheit kann durch einen blinkenden farbigen Cursor bemerkt werden. Jetzt können Sie die Dokumente gleichzeitig mit der gemeinsamen Erstellung von Tabellen bearbeiten, was wiederum die Arbeit an Projekten beschleunigt und beschleunigt.

Automatisches Speichern während der gemeinsamen Erstellung in MS Excel

Die automatische Speicherung ist standardmäßig aktiviert auf allen Dokumenten, die für Co-Authoring oder anderweitig auf OneDrive gedacht sind. Es speichert die Änderungen am Dokument in Sekunden, manchmal im Bruchteil einer Sekunde.

Auswahl anderer Benutzer

Benutzer, die Microsoft Excel oder Excel online verwenden, können andere Benutzer in einer Liste oben sehen. Die Auswahlen und der Text der anderen Benutzer sind in verschiedenen Farben sichtbar. Benutzer mit anderen Versionen von MS Excel können diese Funktion nicht verwenden.

"Aktualisieren empfohlen" und "Upload fehlgeschlagen" Meldungen

Wenn Sie diese Fehlermeldungen beim automatischen Speichern erhalten und die Entwürfe nicht gespeichert sind, können Sie den Link auf eine andere Registerkarte kopieren und die Eingabetaste drücken. Denken Sie daran, dies zu tun, sobald Sie sicher sind, dass das Internet verbunden ist.

Zwei Benutzer ändern dasselbe am Dokument

Wenn zwei Benutzer dasselbe durch automatisches Speichern oder durch Klicken auf Speichern ändern, wird die letzte Änderung gespeichert. Um es einfacher zu machen, ermöglicht Excel Online einen Kommentarabschnitt, um dies unter den Benutzern zu diskutieren. Es funktioniert wie eine Chatbox.

Lesen Sie weiter : Excel Tipps & Tricks.