Erstellen von Regeln basierend auf E-Mail-Betreffs in Outlook 2013

Verwenden Sie MS Outlook als Desktop-E-Mail-Client? Und verwenden Sie es nur zum Senden und Empfangen von E-Mails? Wussten Sie, dass Sie es auch für andere Zwecke verwenden können, beispielsweise zum Organisieren von Aufgabenlisten und zur Erinnerung an Aufgaben?

Nun, ich mache viel mehr mit meinen. Ich verwende es als automatischen E-Mail-Replikator, als Tool zum Organisieren meiner E-Mails und vieles mehr. Einer meiner Favoriten ist die Verwendung von MS Outlook zur Durchführung von Umfragen. Der Kunde kann E-Mail-Umfragestatistiken auf wundervolle Weise und automatisch aussortieren. Tatsächlich kann der Trick, der benötigt wird, um dies zu erreichen, in vielen anderen Fällen angewendet werden. Wir sprechen über das Erstellen von Regeln für E-Mails basierend auf den Betreffzeilen.

Fahren wir mit dem Beispiel der Umfrage fort. Angenommen, Sie sind in einer Organisation und sollen eine Einladung zu einer Massenveranstaltung an die Mitarbeiter senden, während Sie Daten darüber sammeln, wie viele an der Veranstaltung teilnehmen möchten. Es ist ganz einfach, fügen Sie einfach eine Abstimmungsschaltfläche hinzu und bitten Sie die Empfänger, mit Ja oder Nein zu antworten, indem Sie auf die Abstimmungsschaltfläche klicken.

Hinweis: Unser Tutorial basiert auf MS Outlook 2013. Das Setup gilt jedoch auch für niedrigere Versionen. Der einzige Unterschied wäre die Benutzeroberfläche.

Jetzt sammelt das Problem die Statistiken. Blättern Sie durch Ihren Posteingang, zählen Sie die Antworten und trennen Sie die Ja- und Nein- Antworten manuell voneinander. Es gibt bessere Wege; Wir werden Ihnen einen zeigen.

Ich versende eine E-Mail mit dem Betreff " Geben Sie Ihre Stimme ab" und einem Abstimmungsbutton, mit dem Sie mit "Ja" oder "Nein" antworten können. Klicken Sie auf die Option " Abstimmungsbuttons verwenden ", um die Buttons einzufügen.

Bevor ich es abschicke, werde ich das Tool so einrichten, dass es bereit ist, die Antworten abzuhören und die Statistiken selbst zu zählen. Hier ist, was ich einrichten muss.

Erstellen von Statistikordnern

Ich navigiere zu meinem Posteingang, klicke mit der rechten Maustaste darauf und erstelle einen neuen Ordner. Ich würde es Voted Ja nennen.

Ebenso würde ich eine weitere mit dem Namen Voted No erstellen. Das Ergebnis ist in der Abbildung unten dargestellt.

Listener-Regeln erstellen

Jetzt muss ich Regeln erstellen, damit Outlook Regeln auf eingehende Nachrichten anwenden und diese in die entsprechenden Ordner verschieben kann. Befolgen Sie die Schritte zum Erstellen von Regeln.

Schritt 1: Navigieren Sie zur Registerkarte Home. Bewegen Sie den Mauszeiger über Regeln und klicken Sie dann auf Regeln und Warnungen verwalten.

Schritt 2: Klicken Sie zunächst auf Neue Regel.

Schritt 3: Beginnen Sie im Regel- Assistenten mit einer leeren Regel, indem Sie Regeln auf empfangene Nachrichten anwenden auswählen. Klicken Sie auf Weiter.

Schritt 4: Wählen Sie eine Bedingung aus. Der beste Weg ist, mit bestimmten Wörtern in das Thema zu gehen. Sie können wählen, um mehr Bedingungen zu haben.

Schritt 5: Klicken Sie im unteren Bereich desselben Fensters auf bestimmte Wörter. Fügen Sie einen Suchbegriff als Ja hinzu: Geben Sie Ihre Stimme ab. Klicken Sie auf Weiter.

Schritt 6: Wählen Sie eine Aktion aus. Die gewünschte Absicht bei einer eingehenden Antwort besteht darin, sie in einen angegebenen Ordner zu verschieben.

Schritt 7: Klicken Sie im unteren Bereich desselben Fensters auf Angegeben. Wählen Sie nun den Ordner Voted Yes und klicken Sie auf Ok.

Schritt 8: Klicken Sie im Regelassistenten auf Fertig stellen. Führen Sie die Schritte 2 bis 7 erneut aus. Diesmal mit dem Suchbegriff (Schritt 5) als " Nein": Geben Sie Ihre Stimme und Ihren Ordner (Schritt 7) als " Nein" ab.

Das ist es. Gehen Sie zurück zu der E-Mail, die sich im Entwurf befindet, fügen Sie Ihre Empfängerliste hinzu und klicken Sie auf Senden. Sobald die Antworten eingegangen sind, überprüfen Sie einfach die Anzahl in jedem Ordner.

Hinweis: Wie bereits erwähnt, basiert die Regel auf dem E-Mail-Betreff. Die Antwort würde der gewählten Antwort den Betreff voranstellen. Und daher sind die Regeln auf diese Weise ausgerichtet. Mit den von Ihnen verwendeten Abstimmungsoptionen variieren Ihre Regeln.

Hört sich das interessant an? Bedeutet das auch viel weniger Arbeit? Probieren Sie es aus und lassen Sie uns wissen, wie gut es funktioniert hat.