Erstellen und Verwalten von Regeln in Outlook 365-Webmail

Das Verwalten von E-Mails ist eine schwierige Aufgabe. Angefangen bei der pünktlichen Beantwortung von E-Mails bis hin zum Hinzufügen von Erinnerungen an wichtige E-Mails gibt es viele Dinge, die unsere Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Eine Horde von Spam-E-Mails im Posteingang bereitet zudem Kopfschmerzen. Am Ende macht es ein unorganisiertes Postfach schwierig, wichtige E-Mails zu finden.

Ja, E-Mail-Verwaltung ist eine schwierige Angelegenheit, aber zum Glück kann sie durch Regeln vereinfacht werden. Outlook 365 Webmail unterstützt eine Vielzahl von Regeln, mit denen Sie E-Mails an einen bestimmten Ordner weiterleiten können. Sie können E-Mails eines bestimmten Absenders sofort löschen. Klingt cool, oder?

Bevor wir beginnen, lassen Sie uns kurz die Funktionsweise von E-Mail-Regeln durchgehen.

Wie Regeln funktionieren

Regeln sind der Weg zu einem sauberen und organisierten Posteingang. Eine typische Regel besteht aus einem Auslöser, einer Aktion und einer Ausnahme. Sobald die Regel ausgelöst wurde, wird eine Aktion ausgelöst, z. B. das Löschen der E-Mail, das Hinzufügen zu einem Ordner oder das Weiterleiten an ein anderes Konto.

In Bezug auf Regeln verfügt Outlook 365 über zahlreiche Optionen, sowohl Aktionen als auch Bedingungen. Sie können entweder dem Betreff entsprechen oder eine bestimmte Adresse auswählen oder den Namen eines Absenders manuell auswählen.

Und das Beste daran ist, dass Sie so viele Bedingungen hinzufügen können, wie Sie möchten. Sie müssen nur die richtigen Bedingungen auswählen.

Gleiches gilt für die Aktionen - die Auswahlmöglichkeiten sind vielfältig. Sie müssen also nur die Regel erstellen, die Bedingung für die Verarbeitung weiterer Regeln auswählen und dann Bingo spielen!

Nachdem wir nun festgelegt haben, wie Regeln funktionieren, wollen wir sehen, wie sie erstellt werden.

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Erstellen von Regeln in Outlook 365

Schritt 1: Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf das Symbol Einstellungen in der rechten oberen Ecke. Klicken Sie anschließend unten auf Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.

Schritt 2: Wählen Sie im linken Bereich E-Mail und dann Regeln. Tippen Sie nun auf die Option Neue Regeln hinzufügen und geben Sie Ihrer neuen Regel einen Namen.

Wenn Sie die Personenbedingungen auswählen, müssen Sie die richtigen Adressen eingeben. Bei den Themen müssen Sie die genauen Stichwörter hinzufügen.

Schritt 3: Sobald Sie sich auf die Bedingung eingestellt haben, ist es Zeit, die Aktion hinzuzufügen. Die Aktion stellt dar, was Sie mit den E-Mails tun möchten, die den oben genannten Bedingungen entsprechen.

Mit Outlook 365-Webmail können Sie derzeit unter anderem E-Mails weiterleiten, löschen und anheften.

Schritt 4: Soll die E-Mail-Regel zeitweise nicht ausgelöst werden? Wenn ja, klicken Sie auf Ausnahme hinzufügen und geben Sie die erforderliche Bedingung ein.

Klicken Sie anschließend auf Speichern. Dort haben Sie eine E-Mail-Regel angelegt.

Hinweis: Im Gegensatz zu anderen E-Mail-Clients wie Google Mail gilt eine neue E-Mail-Regel für Nachrichten, die nach dem Erstellen der Regel eingehen. Bei alten Nachrichten funktioniert es nicht.

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Wann wird Stop Processing More Rule verwendet?

Sie müssen das Kontrollkästchen "Verarbeitung weiterer Regeln beenden" beim Erstellen von Regeln aktiviert haben. Diese Option gilt, wenn Ihr Posteingang mehrere Regeln enthält, die für eine einzelne Nachricht gelten können.

Angenommen, Sie haben eine Regel A, mit der alle Newsletter von in einen Ordner mit dem Namen GT NL verschoben werden, und eine andere Regel B, mit der alle E-Mails mit dem Schlüsselwort "Android" an Ihr sekundäres E-Mail-Konto weitergeleitet werden.

In diesem Szenario möchten Sie nicht, dass Regel B ausgeführt wird, nachdem Regel A erfolgreich ausgeführt wurde. In diesem Fall wird die Option "Verarbeitung weiterer Regeln beenden" angezeigt. Nachdem eine bestimmte Bedingung erfüllt ist, werden weitere Regeln nicht mehr ausgeführt.

Dafür müssen Sie sicherstellen, dass die Priorität der Regeln entsprechend festgelegt ist, was wir im folgenden Punkt sehen werden.

Bearbeiten und Verwalten von Regeln in Outlook 365

In Outlook 365 werden die Regeln gemäß der Reihenfolge in der Tabelle ausgeführt. Zum Glück ist die Bestellung nicht dauerhaft, und Sie können die Priorität ändern.

Klicken Sie dazu auf die Pfeile Auf und Ab. Um eine Regel zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten und nehmen Sie Ihre Änderungen vor. Vergiss nicht, sie zu retten!

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1. E-Mails fegen

Sweep ist ein weiterer Weg zu einem saubereren Posteingang. Ähnlich wie bei Regeln können Sie mit dieser Option automatisch alle E-Mails eines bestimmten Absenders löschen.

Es werden nicht einfach die E-Mails gelöscht. Sie können wählen, ob Sie die E-Mails entfernen oder die neueste E-Mail in der Kette behalten möchten.

Eine E-Mail zu fegen ist super einfach. Öffnen Sie einfach die Mail, die Sie stört, und tippen Sie oben auf das Sweep-Symbol.

Wählen Sie als Nächstes die Optionen aus der Dropdown-Liste aus. Der zweite ist der beste, da er automatisch eine Regel erstellt. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Sweep-Option für die Ordner "Gesendete Objekte", "Entwürfe", "Junk-E-Mail" und "Gelöschte Objekte".

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2. Absender und Domänen blockieren

Abgesehen davon können Sie bestimmte Absender und Domänen insgesamt blockieren. Gehen Sie einfach zum Abschnitt Junk-E-Mails, klicken Sie auf Hinzufügen und geben Sie die E-Mail-Adressen oder den Domainnamen ein.

Gleichzeitig können Sie auch sichere Absender und Domänen hinzufügen. Diese Option stellt sicher, dass wichtige E-Mails (oder E-Mails von wichtigen Personen) nicht im Papierkorb landen.

Tippen Sie einfach auf Hinzufügen und fügen Sie den Domainnamen oder die E-Mail-Adressen hinzu.

Hallo, schlauer Posteingang!

Auf diese Weise können Sie Regeln erstellen und verwalten und Ihren Posteingang von allen bedeutungslosen Unordnung sauber halten. Wir können es uns doch nicht leisten, wichtige E-Mails zu verpassen, oder?

Wenn Sie interessante Regeln verwenden, die Sie teilen möchten, erwähnen Sie diese im Kommentarbereich unten.

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