Erstellen Sie Ordnerregeln in ms Outlook für eingehende Mails - Leitfaden für Techniker

Viele von Ihnen müssen MS Outlook als E-Mail-Client verwenden. Es besteht auch die Möglichkeit, dass Sie mehrere E-Mail-Konten integriert haben, um E-Mails an Ihren Desktop-Client zu senden. Wenn Sie in einem solchen Szenario viele E-Mails erhalten, ist es wichtig zu wissen, wie Sie diese trennen und die wichtigen zuerst überprüfen können.

Anstatt dies manuell zu tun, möchten Sie möglicherweise dedizierte Ordner für verschiedene Arten von E-Mails haben, sodass die eingehenden Nachrichten in ihren jeweiligen Ordnern gestapelt werden. Für eine solche Automatisierung können Sie in Outlook Regeln erstellen und diese auf jede eingehende E-Mail anwenden. Dementsprechend werden die Nachrichten in den angegebenen Ordner verschoben. Das Konzept ähnelt Filtern und Labels in Google Mail.

Ich möchte zum Beispiel, dass alle Mails von „Sandeep Agarwal“ einen Ordner mit dem Namen Self erreichen. Hier ist, wie ich die Regeln dafür definiert habe.

Schritte zum Erstellen einer E-Mail-Regel

Der gleiche Vorgang gilt für alle Arten von E-Mail-Regeln. Dies ist ein detailliertes Beispiel, das den erwähnten Prozess zeigt. Sie müssen die gewünschten Parameter auswählen / definieren.

Schritt 1: Navigieren Sie zur Registerkarte Tools und wählen Sie die Option Rules and Alerts.

Schritt 2: Konzentrieren Sie sich auf die Registerkarte E-Mail-Regeln und klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Regel (Regel ändern, wenn Sie eine vorhandene ändern).

Schritt 3: Markieren Sie im Abschnitt " Organisiert bleiben" Ihre grundlegenden Anforderungen (Ich habe " Nachrichten von jemandem in einen Ordner verschieben" ausgewählt).

Hinweis: Im unteren Bereich desselben Dialogfelds finden Sie einen Abschnitt mit der Überschrift "Schritt 2". Sie müssen auf jeden Link klicken, der nach " Diese Regel nach Eingang der Nachricht anwenden " angezeigt wird, und Ihre Anforderungen bearbeiten. In meinem Kontext war es:

Schritt 3 (a): Wählen Sie die Personen aus, auf die Sie die Regel anwenden möchten (dh E-Mails, die von den ausgewählten Personen stammen). In der Liste werden nur Personen angezeigt, die zu Ihren Kontakten hinzugefügt wurden. Sie müssen also sicherstellen, dass Sie den gewünschten Kontakt hinzugefügt haben, bevor Sie beginnen.

Schritt 3 (b): Wählen Sie den Ordner aus, in den die Mails verschoben / zugestellt werden sollen. Sie können hier auch einen neuen Ordner anlegen.

Schritt 4: Als Nächstes können Sie Ihre Regel verfeinern, indem Sie der Grundregel weitere Einschränkungen oder Parameter hinzufügen. Zum Beispiel Nachrichten mit einem bestimmten Betreff. Sie müssen auch die bevorzugte Option aktivieren und auf den entsprechenden Link klicken, um die Regel zu verfeinern oder Beschreibungen hinzuzufügen.

Schritt 5: Wenn es Ausnahmen zu der Regel gibt, die Sie in den obigen Schritten nicht konfigurieren konnten, können Sie dies hier tun.

Schritt 6: Sie sind jetzt fertig und können sich für Fertig stellen entscheiden. Ich empfehle Ihnen jedoch, das Kontrollkästchen Diese Regel jetzt ausführen… zusammen mit Diese Regel aktivieren zu aktivieren. Dadurch wird sichergestellt, dass neue und vorhandene Nachrichten, die die Regel erfüllen, in den entsprechenden Ordner verschoben werden.

Eine schnellere Alternative

Wenn Sie den Vorgang verkürzen möchten (möglicherweise können Sie auf diese Weise keine detaillierte Regel festlegen), gehen Sie in Ihren Posteingang und führen Sie die folgenden Schritte aus:

Schritt 1: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht (von der Person Ihrer Regel bis zur Ordnerzuordnung) und wählen Sie Regel erstellen.

Schritt 2: Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Parameter, die Sie anwenden möchten, wählen Sie Ihren Ordner aus und klicken Sie auf OK.

Fazit

Dies ist eine einfache Möglichkeit, Ihre E-Mails in Outlook übersichtlicher zu gestalten. Außerdem können Sie sich problemlos auf wichtige E-Mails konzentrieren. Beginnen Sie und Sie werden die Vorteile kennen!