Hinzufügen und Bearbeiten von Signaturen in Outlook Web, Desktop und Telefon

Das Bearbeiten von Signaturen in Outlook ist überhaupt keine schwierige Aufgabe. Es unterstützt unter anderem Nur-Text, Bilder und Links. Es ist jedoch nicht einer der freundlichsten Orte da draußen. Wenn Sie eine einfache Signatur wünschen, kann diese die Arbeit erledigen. Versuchen Sie jedoch, eine Reihe von Bildern einzuschließen oder Ihr Konto zu verknüpfen. Möglicherweise treffen Sie die eine oder andere Straßensperre.

Das Hauptproblem bei der Outlook-Signatur ist das Fehlen geeigneter Ausrichtungsoptionen für Bilder und Text. Das heißt, Sie erhalten entweder eine Signatur, die für Ihren Geschmack zu kindisch oder zu schlicht wirkt.

In diesem heutigen Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Signatur in Outlook hinzufügen und bearbeiten sowie attraktiver und ansprechender gestalten.

Lass uns anfangen!

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1. Hinzufügen und Bearbeiten von Signaturen in Outlook Web

Schritt 1: Klicken Sie in Outlook Web oben auf das Symbol Einstellungen und scrollen Sie nach unten, bis der Link Alle Outlook-Einstellungen anzeigen angezeigt wird. Klicken Sie darauf, um das Fenster Einstellungen zu öffnen.

Schritt 2: Klicken Sie auf "Verfassen und antworten", um das Signaturfenster auf der rechten Seite zu öffnen. Wie Sie dem folgenden Screenshot entnehmen können, können Sie alle grundlegenden Formatierungsoptionen wie Fett, Kursiv, Hyperlink usw. hinzufügen.

Geben Sie nun den Text ein und gestalten Sie ihn nach Ihren Wünschen. Um ein Bild hinzuzufügen, klicken Sie auf das erste Symbol. Das Einzige, woran Sie denken müssen, ist, die Größe des Bildes vor dem Hochladen zu ändern. Das liegt daran, dass die Neuausrichtung des Bildes in Outlook Web schwierig ist.

Wenn Sie alle Änderungen an der Signatur vorgenommen haben, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Speichern. Von nun an wird diese Signatur beim Öffnen einer neuen E-Mail automatisch am unteren Rand eingefügt.

Cooler Tipp: Sie können die Größe des Bildes in Ihrer Signatur auch über den E-Mail-Text ändern.

Formatieren von Signaturen in Outlook Web

Die auf diese Weise hinzugefügten Signaturen sind größtenteils einfach. Wenn Sie eine ansehnliche Signatur wünschen, investieren Sie am besten Zeit in die Suche nach einer guten Vorlage. Microsoft bietet zwar eine Vorlage an, ich konnte sie jedoch nicht für Outlook Web verwenden. Also habe ich eine Vorlage von Mail Signatures verwendet.

Besuchen Sie Mail-Signaturen

Sie müssen nur eine auswählen und Ihre Daten hinzufügen. Klicken Sie dazu auf Vorlage bearbeiten. Fügen Sie anschließend Ihren Namen, Ihre Organisation und alle anderen relevanten Details hinzu. Das Beste daran ist, dass alle Änderungen in Echtzeit sichtbar sind.

Beachten Sie jedoch, dass der Link ein öffentlicher Link sein muss, dh für alle zugänglich, wenn Sie ein Bild verwenden möchten. Sobald alles eingerichtet ist, klicken Sie auf Ihre Unterschrift anwenden. Klicken Sie anschließend auf Signatur in Zwischenablage kopieren.

Öffnen Sie nun die Signatur in Outlook und fügen Sie den Inhalt Ihrer Zwischenablage ein.

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2. Hinzufügen und Bearbeiten von Signaturen in Outlook Desktop App

Für die Outlook-Desktopanwendung ähnelt die Methode der ihrer Webversion. Sie können die Vorlagen von Mail Signature oder die Standardvorlagen von Microsoft verwenden. Bevor wir jedoch damit beginnen, schauen wir uns an, wie Sie in der Desktop-App auf die Signatureinstellungen zugreifen können.

Das Beste an der Outlook-Desktop-App ist die hilfreiche Funktion "Sagen Sie mir, was zu tun ist".

Welche Funktion Sie auch immer schnell benötigen, Sie können die Abfrage einfach in das Feld eingeben. Anstatt sich auf der überfüllten Einstellungsseite von Outlook zurechtzufinden, geben Sie einfach Signature in das Suchfeld ein und wählen Sie es aus.

Jetzt müssen Sie nur noch auf Neu tippen, um eine neue Signatur hinzuzufügen. Die Optionen zum Hinzufügen von Bildern, Ändern von Schriftarten oder Hinzufügen eines Links werden für Sie sichtbar.

Ansonsten können Sie die sofort verfügbaren E-Mail-Vorlagen von Microsoft verwenden, um Ihre Signaturen zu verbessern. Dazu müssen Sie die folgende Vorlage auf Ihren PC herunterladen.

Siehe die Signaturvorlagen von Microsoft

Es gibt 20 verschiedene Vorlagen in dieser, und das Hinzufügen dieser ist kinderleicht. Sie müssen lediglich eine Vorlage Ihrer Wahl auswählen und die Variablen ändern. Um das Bild zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie Bild ändern. Hier muss man vorher darauf achten, dass das Bild beschnitten wird.

Kehren Sie anschließend zur Outlook-App zurück und fügen Sie den Inhalt Ihrer Zwischenablage in das Signatur-Repository ein.

Denken Sie daran, dass Sie die Links Ihrer Social-Media-Profile hinzufügen müssen. Klicken Sie dazu auf das Bild und wählen Sie das Verknüpfungssymbol ganz rechts.

Das Gute ist, dass Sie mehr als eine Signatur speichern können. Verwenden Sie daher einen Namen, an den Sie sich leicht erinnern können. Das Gute an Outlook ist, dass Sie eine Standardsignatur für Ihre E-Mails auswählen können.

Wenn Sie sich für eine andere Variante entscheiden, können Sie diese über die Option Signatur austauschen, wie im folgenden Screenshot dargestellt.

Öffnen Sie das nächste Mal, wenn Sie Ihren Signaturen ein winziges neues Detail hinzufügen möchten, die Einstellungen, wählen Sie einfach eine E-Mail-Signatur und beginnen Sie mit der Bearbeitung. Und hey, vergiss nicht den Ok Knopf zu drücken.

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3. Hinzufügen und Bearbeiten von Signaturen in Outlook für Handys

Leider unterstützt die Outlook-App für Telefonbenutzer nur einfachen Text. Sie können weder HTML noch Bilder hinzufügen, noch können Sie Ihre Desktop- oder Web-App-Signaturen damit synchronisieren.

Standardmäßig fügt Outlook am Ende den Text Get Outlook for Android hinzu. Wie Sie vielleicht schon vermutet haben, kann es leicht entfernt werden. Schieben Sie dazu das linke Menü auf und klicken Sie unten auf das Zahnrad Einstellungen.

Tippen Sie auf Unterschriften und geben Sie Ihre Daten ein. Selbst wenn Sie eine Signatur aus einer der Vorlagen kopieren, entfernt die App alle anderen Details und fügt nur den Textteil hinzu.

Darüber kann man leider nicht hinausgehen. Hoffentlich nimmt das Team das Feedback der Benutzer auf und beginnt bald mit der Implementierung der Synchronisierungseinstellungen.

Melden Sie Ihre E-Mails wie ein Profi ab

Auf diese Weise können Sie in Outlook Signaturen hinzufügen und bearbeiten. Obwohl die nativen Optionen recht anständig sind, besteht die intelligentere Option darin, eine Vorlagensignatur zu verwenden und sie dann entsprechend zu optimieren.

Es ist erheblich aufwändiger, ein Bild an den Ort Ihrer Wahl zu zwingen, als nur von einer vorgefertigten Vorlage zu kopieren. Arbeite schlau, sagen sie.

Weiter oben: Sie möchten keine neuen E-Mails auf Outlook.com erhalten? Hier erfahren Sie, wie Sie Desktop-Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren.