Google Voice macht Small Business Sound größer

Google Voice war Gegenstand kontroverser Diskussionen und sorgte aus den falschen Gründen für Schlagzeilen, da die Verfügbarkeit Anfang des Jahres erweitert wurde. Auf der anderen Seite hat Google Voice selbst mit begrenzter Verfügbarkeit fast 1,5 Millionen Nutzer erreicht, und die Hälfte von ihnen nutzt den Dienst täglich.

Google Voice überträgt Ihre Sprachnachrichten und versendet sie per E-Mail.

Der Grund für seine Popularität ist nicht schwer zu sehen. Google Voice bietet eine Vielzahl von Funktionen zur Anrufbearbeitung zu einem unschlagbaren Preis. Für kleine und mittlere Unternehmen bietet Google Voice die Möglichkeit, erweiterte Anrufverwaltungsfunktionen zu verwenden, die in der Regel für teure Sprachlösungen in größeren Unternehmen reserviert sind.

Große Unternehmen verfügen über IP-PBXs und dedizierte Sprachadministratoren, um sie zu verwalten für Unified Communications und eine Sprachumgebung, die auf Microsoft oder Cisco oder einem anderen Unified Communications-Anbieter aufbaut. Kleine und mittlere Unternehmen verfügen jedoch nicht über die finanziellen oder personellen Ressourcen für diese Lösungen. Sehen wir uns an, wie kleinere Unternehmen Google Voice zur Arbeit bringen können.

[Lesen Sie weiter: Die besten TV-Streaming-Dienste]

Gleichzeitiger Klingelton

Mit Google Voice können Sie einen eingehenden Anruf an die Google Voice-Nummer gleichzeitig klingeln lassen auf mehreren Telefonen. Auf einer individuellen Basis können Anrufe gleichzeitig ein Bürotelefon und ein Mobiltelefon anrufen, um sicherzustellen, dass wichtige Anrufe Sie erreichen, egal wo Sie sich befinden.

Unternehmen können diese Funktion jedoch als eine Form der Anrufweiterleitung für Abteilungen verwenden. Sie können eine Google Voice-Nummer für eine Abteilung wie Vertrieb oder Kundenservice verwenden und die Google Voice-Nummer gleichzeitig an den Tischtelefonen aller Mitarbeiter der Abteilung anklingeln lassen, damit Kunden eine effiziente Antwort erhalten.

Benutzerdefiniert Anrufbegrüßung und -weiterleitung

Sie können in Google Voice Gruppen einrichten und für jede Gruppe eindeutige Anrufverwaltungsoptionen einrichten. Eine Verkaufsabteilung kann diese Funktion verwenden, um für jeden Verkäufer verschiedene Gruppen einzurichten. Eingehende Anrufe, die einer Gruppe von Vertriebsmitarbeitern zugeordnet sind, können so weitergeleitet werden, dass sie nur zum Schreibtisch und Mobiltelefon des bestimmten Benutzers gehen. Wenn der Anruf an die Voicemail weitergeleitet wird, kann eine benutzerdefinierte Nachricht von der einzelnen Verkäuferin statt einer allgemeinen Begrüßung angezeigt werden

Auf diese Weise können alle Kunden mit einer Google Voice-Nummer eine Nummer wählen, um die Verkaufsabteilung zu erreichen. Bestehende Kunden werden jedoch an den zuständigen Vertriebsmitarbeiter weitergeleitet, während Anrufe von neuen und potenziellen Kunden mit den Standardeinstellungen verwaltet werden Rufen Sie die gesamte Abteilung gleichzeitig an.

Voicemail per E-Mail

Wenn eine neue Voicemail in Google Voice empfangen wird, kann die Voicemail an eine E-Mail-Adresse gesendet und / oder das Audio in den Text einer E-Mail-Nachricht transkribiert werden. Sie können Google Voice so konfigurieren, dass die Voicemail-Nachrichten an eine E-Mail-Gruppe oder Verteilerliste gesendet werden, sodass alle Mitglieder der Abteilung die Voicemail erhalten.

Wenn die Voicemail überhaupt an eine E-Mail gesendet wird, wird sichergestellt, dass sie nicht übersehen wird vollständig und die Verteilung der Nachricht an eine Gruppe kann die Effizienz verbessern, mit der die Abteilung auf Kundenanfragen reagiert und zu einer deutlich höheren Kundenzufriedenheit führt.

Anrufprüfung

Sie können Google Voice so konfigurieren, dass eingehende Anrufe an Sie gemeldet werden Entscheiden Sie, ob Sie den Anruf annehmen möchten oder nicht. Wenn das Telefon klingelt und Sie antworten, sind Sie nicht sofort mit dem Anrufer verbunden. Google Voice identifiziert die Quelle des Anrufs. An diesem Punkt können Sie wählen, ob Sie es annehmen oder an Voicemail weiterleiten möchten.

Diese Funktion kann von einer Einzelperson oder einem Team verwendet werden, um verschwendete Zeit zu reduzieren und die Produktivität zu verbessern. Wenn Sie sich mitten in einem Projekt befinden, können wichtige Anrufe weiterhin angenommen werden, während andere Anrufe an Voicemail gesendet werden können, damit Sie sich auf produktivere Aufgaben konzentrieren können.

Google hat kürzlich eine neue Option angekündigt, eine Art Google Voice Lite, mit der Sie einige Google Voice-Funktionen nutzen und gleichzeitig Ihre bestehende Nummer beibehalten können. Die oben aufgeführten Funktionen erfordern jedoch das standardmäßige Google Voice-Konto. Google Voice ist noch nicht für die allgemeine Öffentlichkeit verfügbar, aber wenn Sie einen Freund oder Freund mit Google Voice kennen, können Sie möglicherweise eine Einladung erhalten.

Für realere Tech-Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen- - einschließlich Cloud-Services, Virtualisierung und kompletten Netzwerküberholungen - sehen Sie sich das Tech Audit von PC World an.

Tony Bradley ist Experte für Informationssicherheit und Unified Communications mit mehr als einem Jahrzehnt IT-Erfahrung in Unternehmen. Er twittert als @PCSecurityNews und bietet auf seiner Website unter tonybradley.com.