Google Text & Tabellen erhält freigegebene Ordner

Google Text & Tabellen Diese Woche wurde eine Überarbeitung durchgeführt, die es Benutzern erleichtert, Elemente zu teilen, Dokumente hochzuladen und organisiert zu bleiben. Die neuen Verbesserungen haben auch die Google Docs-Startseite mit einem einheitlicheren und einfacheren Erscheinungsbild leicht verändert.

Freigegebene Ordner

Eine der besten Funktionen von Google Text & Tabellen ist die Möglichkeit, Dokumente mit anderen Benutzern gemeinsam nutzen und gemeinsam daran arbeiten zu können. Wenn Sie in der Vergangenheit mehrere Dokumente hatten, die Sie für eine Arbeitsgruppe freigeben mussten, mussten Sie in Google Text & Tabellen mehrere Freigabebenachrichtigungen für jedes Dokument senden.

Die neue Funktion für freigegebene Ordner löst dieses Problem, indem Sie die Freigabe einrichten können Berechtigungen für einen Ordner. Ziehen Sie einfach die Dateien, die Sie teilen möchten, in einen Ordner und klicken Sie dann auf "Diesen Ordner freigeben" und laden Sie Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe ein. Die Personen in Ihrer Arbeitsgruppe erhalten eine E-Mail mit der Benachrichtigung, dass Sie diesen Ordner freigegeben haben. Sobald sie sich bei Google Docs angemeldet haben, können Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe die Dateien sehen, die Sie dem Ordner hinzugefügt haben, und auch Dateien in Ihren Ordner legen, um sie mit derselben Gruppe zu teilen.

Die neue Funktion ist praktisch, aber Es gibt ein paar Besonderheiten, die Sie beachten sollten. Obwohl sich ein Dokument in einem freigegebenen Ordner befindet, sind die Zugriffsberechtigungen für das Dokument an den Ordner angehängt - nicht an die Datei. Wenn Sie also ein Dokument, das Sie besitzen (dh Sie haben es erstellt), aus dem freigegebenen Ordner ziehen, kann Ihre Arbeitsgruppe nicht mehr auf das Dokument zugreifen.

Verwalten Ihres Workflows

Auf vielfachen Wunsch können Sie die "Elemente" wiederherstellen Nicht in Ordnern "Filter, mit dem Sie alle Dokumente anzeigen können, die nicht in Ordnern organisiert sind. Google hat das Feature zurückgebracht, weil einige Leute dies als Workflow-Tool verwenden.

Eine Möglichkeit, diesen Filter zu nutzen, besteht darin, ihn als Werkzeug zum Verfolgen von Dokumenten im Entwurfsstadium zu verwenden. Dann können Sie ein Dokument in einen Ordner verschieben, sobald es für die Prime Time bereit ist.

Es gibt ein Detail, das Sie bei der Verwendung dieser Funktion beachten sollten: Nehmen wir an, John teilt einen Bericht direkt mit Mary, aber John hat das nicht Bericht in einem Ordner. Wenn Mary sie in einen ihrer Ordner legt, sieht John, dass der Bericht ein Ordner-Tag hat, aber es wird immer noch angezeigt, wenn John seine Dokumente nach "Items Not In Folders" filtert. Auf diese Weise unterbrechen Marys Handlungen den Arbeitsablauf von John nicht. Der Filter "Objekte nicht in Ordnern" kann über das Menü "Weitere Suchen" im linken Navigationsbereich aufgerufen werden.

Mit Google Text & Tabellen können Sie auch mehrere Dateien gleichzeitig hochladen. Wählen Sie einfach mit den Tasten "shift" oder "ctrl" ("Befehl" auf einem Mac) alle gewünschten Dateien aus und starten Sie dann den Upload.

Das neue Layout von Google Docs.

Das alte Layout von Google Docs.

Sie werden feststellen, dass Google Docs ein etwas anderes Aussehen hat. Das neue Layout ist ein wenig kastenförmiger, und die visuellen Symbole (wie Sterne, Teilen, Hochladen und Löschen) wurden zugunsten eines Nur-Text-Aussehens entfernt.

Freigabe-Alternative

Wenn Google Text & Tabellen nicht für Sie geeignet ist Microsoft verfügt außerdem über zwei Optionen zum Teilen von Dokumenten. Mit Live Mesh, das letztes Jahr eingeführt wurde, können Sie ein Netzwerk von Geräten erstellen und Ordner untereinander synchronisieren. Live Mesh bietet Ihnen auch Ihren eigenen Online-Desktop namens Live Desktop, auf dem Sie Ordner mit Personen außerhalb Ihres Netzwerks oder Mesh teilen können. Um Live Mesh zu verwenden, müssen Sie ein kleines Programm herunterladen, aber Personen, mit denen Sie Elemente teilen, müssen sich nur für den Live Desktop anmelden. Live Mesh funktioniert sowohl auf PC- als auch auf Mac-Systemen.

Eine andere Alternative von Microsoft ist der Online-Speicherplatz Skydrive. Die Freigabeberechtigungen von Skydrive sind jedoch etwas zu kompliziert, daher empfehle ich, mit Live Desktop und Live Mesh zu arbeiten, wenn Sie ein Windows Live-Benutzer sind.