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Outlook-E-Mail mit Xobni suchen

Ob gut oder schlecht, ich bin ein Outlook-Benutzer. Ich sage das, weil ich alle meine Mails, Kontakte, Termine, Memos und dergleichen gerne unter einem Softwaredach habe, finde aber, dass Outlook selbst aufgebläht ist, übermüdet von einem Programm. Glücklicherweise habe ich ein Tool gefunden, das das Leben erleichtert: Xobni.

Xobni macht nur ein paar Dinge, tut sie aber gut. Zuerst indiziert es alle meine E-Mails, um eine schnelle, dynamische Suche zu ermöglichen (Ergebnisse erscheinen, wenn ich tippe). Noch besser, wenn ich auf eine Nachricht in meinem Posteingang klicke, zeigt Xobni mir ein komplettes Profil für den Absender an: Kontaktinformationen (einschließlich Telefonnummern, die aus E-Mails extrahiert wurden), eine Liste der E-Mail- "Konversationen", die wir hatten, eine Liste von Dateien, die wir ausgetauscht haben, und, optional, seine oder ihre Details auf Social-Networking-Sites wie Facebook und LinkedIn.

Sie können sogar Statistiken für jeden Absender, wie die Anzahl der gesendeten und empfangenen Nachrichten und ein Balkendiagramm mit Nachrichten, die nach Stunden gesendet werden. Ich finde diese Informationen nicht besonders nützlich, aber es ist irgendwie interessant.

Es ist die schnelle und einfache Suche, die Xobni zu einem unverzichtbaren Werkzeug macht, besonders für Benutzer von Outlook 2003 (Outlook 2007 verfügt über ordentliche Mail-Suchfunktionen, aber keine von Xobnis anderen Annehmlichkeiten). Unglaublich, Xobni ist frei, zumindest während es in der Beta ist (was es schon eine ganze Weile ist). Sagen Sie der Firma nicht, dass ich das gesagt habe, aber ich würde gerne ein paar Dollars dafür bezahlen.

Große Dateien direkt aus Outlook versenden

Große Dateianhänge saugen. Damit meinen Sie, dass sie Bandbreite aufsaugen und sowohl Ihren Postausgang als auch den Posteingang des Empfängers blockieren (und helfen Sie dem armen Dial-Up-Nutzer, der beim Herunterladen eines unerwünschten 5-MB-Anhangs hängen bleibt). Außerdem scheuen sich viele E-Mail-Server, große Dateien zu senden und / oder zu empfangen, Ihre große Menge an Fotos, Urlaubsvideos, PowerPoint-Präsentationen oder was auch immer in den Postausgangsfiles gestoppt wird.

Darum bin ich Teilweise auf Dienste wie YouSendIt, mit denen Sie große Dateien ohne Probleme versenden können. Um den Service zu nutzen, begeben Sie sich auf die Seite, geben Sie die Namen und E-Mail-Adressen Ihrer Empfänger ein und wählen Sie dann die Datei aus, die Sie senden möchten. Nach dem Hochladen erhalten die Empfänger eine E-Mail mit einem Link, der die Datei herunterlädt.

Das sind natürlich viel mehr als nur das Anhängen einer Datei an eine E-Mail - deshalb verwende ich sie jetzt Das Outlook-Plug-in von YouSendIt. Mit diesem Freebie kann ich den Dienst nutzen, ohne die Website zu nutzen oder Outlook zu verlassen: Ich kann "Attach by YouSendIt" jede Datei anhängen, die ich normalerweise an eine E-Mail angehängt habe, oder das Plug-in automatisch für Dateien größer als ein designed size (zB 5MB).

Es gibt auch ein neues Plug-in für Microsoft Office, das auf die gleiche Weise funktioniert, aber innerhalb der Grenzen von Word, Excel und PowerPoint funktioniert. Ordentliches Zeug.

YouSendIt ist nicht das einzige Spiel in der Stadt: Es gibt viele Dienste, die seinen Fähigkeiten entsprechen oder sogar übertreffen. (Drop.io kommt mir in den Sinn.) Aber ich hatte immer Glück mit YouSendIt, und die Plug-ins sind das Sahnehäubchen. Sie müssen sich registrieren, um sie verwenden zu können, erhalten dafür aber ein kostenloses YouSendIt Lite-Konto, mit dem Sie Dateien mit einer Größe von bis zu 100 MB senden können.

Vermeiden Sie es, immer wieder denselben Text einzugeben

Wörter, Unterschriften, Phrasen und sogar Absätze immer und immer wieder? Was Sie brauchen, ist ein Programm, das automatisch Text einfügt, wenn Sie eine Abkürzung eingeben oder einen Hotkey drücken.

PhraseExpress ist ein solches Programm, und es ist mein Favorit aus verschiedenen Gründen. Für den Anfang erweitert es typisierte Abkürzungen in vollständige Phrasen. Sie könnten sagen, "fwiw", und PhraseExpress würde sofort einfügen "für was es wert ist". Oder "sig" zum Einfügen einer benutzerdefinierten Signatur (komplett mit Bildern und / oder HTML-Code) am Ende der E-Mails.

Diese Funktion funktioniert in jedem Programm (Textverarbeitungsprogramm, E-Mail-Client, Blog-Tool usw.), und PhraseExpress kann sogar Ihre Dokumente und E-Mails scannen, um häufig verwendeten Text zu finden, der zur Liste der automatischen Vervollständigung hinzugefügt werden kann. (Es kann auch vorhandene AutoKorrektur-Einträge aus Word importieren.) Natürlich können Sie auch eigene Einträge definieren.

Das Programm enthält außerdem eine globale Rechtschreibprüfung und ein Zwischenspeicher-Verlaufswerkzeug, in dem alle aktuellen Einträge in der Zwischenablage gespeichert werden, nicht nur die neueste.

Es ist unnötig zu sagen, dass es eine Killer-App ist, die Sie schnell unentbehrlich finden werden. Der letzte Grund, warum es mein Favorit ist? Es ist kostenlos.

Rick Broida schreibt den problemlosen PC-Blog von PC World. Melden Sie sich an, um Rick's Newsletter jede Woche per E-Mail zu erhalten.