Der vollständige Leitfaden zum Archivieren von E-Mails in Outlook 2010

Die meisten von uns, die gängige webbasierte E-Mail-Dienste wie Google Mail und Outlook.com verwenden, machen sich wahrscheinlich keine Sorgen über die Archivierung, wenn man bedenkt, dass wir über GB Cloud-Speicher verfügen. Wenn Sie jedoch in einer Organisation arbeiten oder ein E-Mail-Konto für Bildungseinrichtungen haben, auf dem nur begrenzter Speicherplatz für E-Mails verfügbar ist, müssen Sie diese von Zeit zu Zeit archivieren.

Daher erfahren Sie heute alles, was Sie über das Archivieren von E-Mails im Outlook 2010-E-Mail-Client wissen müssen, der auch in anderen Versionen problemlos implementiert werden kann.

Beginnen wir also mit der Erstellung eines E-Mail-Archivs in Outlook 2010.

Erstellen einer Archivdatei

Als Erstes müssen Sie eine neue Archivdatei erstellen, in der alle E-Mails lokal auf Ihrem Computer gespeichert werden. Um es zu erstellen, klicken Sie in Outlook 2010 auf das Menü Datei und wählen Sie die Option Bereinigungstools. Keine Sorge, wir werden keine Ihrer E-Mails löschen.

In den Bereinigungswerkzeugen sehen Sie eine Option namens Archivieren. Klicken Sie darauf, um das Fenster Archiv erstellen zu öffnen. Wählen Sie im Fenster die Ordner aus, die Sie archivieren möchten. Sie können auch den gesamten Posteingang auswählen. Um alte E-Mails direkt beim Erstellen des Archivs einzubeziehen, wählen Sie den entsprechenden Datumsbereich aus.

Geben Sie abschließend den Speicherort an, in dem Sie die Dateien archivieren möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Sie können auch Ihr freigegebenes Laufwerk auswählen, wenn es auf Ihrem Computer zugeordnet ist. Outlook erstellt eine PST-Datei, um alle E-Mails als Archiv auf Ihrem System zu speichern.

Nachdem das Archiv erstellt wurde, wird im linken Bereich unter den Postfachordnern ein Abschnitt Archiv angezeigt. Die Erstarchivierung kann einige Zeit in Anspruch nehmen, abhängig von der Anzahl der E-Mails, die Sie in das Archiv aufgenommen haben.

Die archivierten E-Mails haben dieselbe Struktur wie Ihre Online-Mailbox mit allen Ordnern und Unterordnern. Wenn Sie nur bestimmte Ordner für die Archivierung ausgewählt haben, werden automatisch alle Unterordner einbezogen.

E-Mails ins Archiv verschieben

Sie können eine E-Mail in das Archiv verschieben, indem Sie sie einfach im Archivbereich in der linken Leiste ablegen. Um E-Mails in großen Mengen zu verschieben, wählen Sie die zu verschiebenden aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, um das Kontextmenü zu öffnen. Wählen Sie hier unter Ordner den Ordner Archiv und klicken Sie auf OK, um die E-Mails zu verschieben.

Sie können auch automatische Archivierungseinstellungen für die E-Mails erstellen. Wenn Sie eine automatische Archivierung nur für einen bestimmten Ordner in Ihrer Mailbox erstellen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie Eigenschaften.

Navigieren Sie hier zu AutoArchivierung und wählen Sie die Einstellungen aus, die am besten zu Ihnen passen. Um die automatische Archivierungsregel für Ihr gesamtes Postfach zu implementieren, öffnen Sie die Outlook-Option im Menü und wählen Sie die erweiterten Einstellungen.

Klicken Sie hier auf die AutoArchivierungseinstellungen und erstellen Sie Regeln für die automatische Archivierung der E-Mails in Ihrer Mailbox.

Verschieben einer Archivdatei

Manchmal müssen Sie von einem Computer auf einen anderen wechseln (Upgrade von einem alten Computer), oder auf dem freigegebenen Laufwerk des Unternehmens ist möglicherweise kein Speicherplatz mehr verfügbar. In diesem Fall müssen Sie Ihre Archivdateien verschieben und erneut mit Outlook verknüpfen. Also mal sehen, wie das geht.

Entfernen Sie die Verknüpfung und verschieben Sie die Archivdatei

Bevor Sie die Archivdatei verschieben, müssen Sie den Link aus Outlook entfernen. Öffnen Sie dazu das Menü Datei und wählen Sie die Option Kontoeinstellungen.

Navigieren Sie in den Kontoeinstellungen zum Abschnitt Datendateien, und Sie sehen die Archivdatei, die Sie auf dem aktuellen System gepflegt haben.

Jetzt müssen Sie nur noch die Archivdatei auswählen und auf die Schaltfläche Entfernen klicken. Keine Sorge, Sie löschen die Archivdatei nicht, sondern nur den Link in Outlook.

Verschieben Sie nun die Datei mit einem der verfügbaren Speicherlaufwerke an den neuen Speicherort.

Verknüpfen der Archivdatei

Um die Archivdatei mit Outlook zu verknüpfen, öffnen Sie den Abschnitt Datendatei in den Kontoeinstellungen in Outlook erneut und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Importieren Sie nun die PST-Datei des von Ihnen gesicherten Archivs und öffnen Sie die E-Mails aus dem Archivbereich.

Komprimieren der Archivdatei

Wenn Sie die Archivdatei auf Ihrer lokalen Festplatte speichern, müssen Sie sich wahrscheinlich keine Gedanken über die Größe der Archivdatei machen, aber wenn es sich um ein freigegebenes Laufwerk in einer Organisation oder ein Cloud-Konto handelt, in dem Sie nur über begrenzten Speicherplatz verfügen Es ist ratsam, die Archivdatei zu komprimieren, um Speicherplatz zu sparen.

Klicken Sie zum Komprimieren der Archivgröße im rechten Bereich mit der rechten Maustaste auf den Abschnitt Archiv, und wählen Sie Datendateieigenschaften aus. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Erweitert, um die Outlook- Datendatei zu öffnen. Jetzt müssen Sie nur noch auf die Schaltfläche Jetzt komprimieren klicken, um die Größe der Archivdatei zu verringern.

Fazit

Das war also so ziemlich alles, was man über das Archivieren von E-Mails in Outlook 2010 wissen muss, und ich bin mir ziemlich sicher, dass Sie diese Schritte auch in Outlook 2013 ausführen können. Wenn Sie weitere Zweifel an der Archivierung von E-Mails haben, schreiben Sie einfach einen Kommentar und wir helfen Ihnen gerne weiter.