E-Mail-Strategien: Anhänge, Betreffzeilen

Menschen: Es ist 2009. E-Mail ist kein neues Phänomen. Als Planet sind wir schon seit ein paar Jahrzehnten dabei. Wir haben sogar Etikette Führer zu dem Thema (wie "E-Mail-Etikette: Tipps für Haus und Arbeit" und "E-Mail-Etikette" zum Beispiel). Und noch ein paar andere - sehr intelligente - Ich bin mir sicher, dass die Leute immer noch nicht die Grundlagen beherrschen. Wie zum Beispiel eine effektive Betreffzeile schreiben.

Zum Beispiel habe ich kürzlich eine E-Mail mit dem Betreff "Von Joe User" erhalten. (Namen wurden geändert, um das, äh, fehlgeleitete zu schützen.)

Ähm, Joe? Ich weiß, dass es von dir ist. Da steht es genau im From-Feld. Was ich nicht weiß ist, worum es in deiner E-Mail geht oder warum ich sie lesen soll.

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Eine weitere Nachricht kam mit dem Betreff, " ÄRGER." Auch hier ist nichts zu aufschlussreich. Brauchen Sie Hilfe bei der Lösung eines Streites oder schreiben Sie, um mich zu belästigen? Ich habe schon genug von letzterem, danke.

Ich denke, die schlimmsten Täter sind Leute, die sich nicht darum kümmern können, eine Betreffzeile zu schreiben. Das ist, als würde man an die Tür klopfen, durch das Guckloch schauen und niemanden auf der anderen Seite sehen. Ich glaube, ich muss es nicht öffnen!

Nun, es ist meine Aufgabe, Ihre Post zu lesen, und ich tue es glücklich. (Leider kann ich nicht alles beantworten, aber ich versuche hier, Fragen zu beantworten, wann immer ich kann.) Aber wenn Sie auf die bestmögliche Antwort von jeder E-Mail hoffen, die Sie senden, ist es wichtig, darauf zu achten Ihre Betreffzeile

Mit anderen Worten, kurz, aber informativ. Wenn Sie zum Beispiel an einen Hassle-Free PC schreiben, geben Sie eine kurze Beschreibung Ihres Problems. Ein gutes Beispiel: "Computer erkennt keine DVD / CD-ROM-Laufwerke."

Denken Sie daran, dass die Betreffzeile Ihrer E-Mail das erste ist, was der Empfänger sieht. Es sollte eine kleine Zusammenfassung dessen sein, was im Text der E-Mail enthalten ist. Sonst noch etwas und Ihre Nachricht wird vielleicht übersehen, übergangen oder einfach ignoriert.

Drei Möglichkeiten, um vergessene Anhänge zu vermeiden

Weil ich in jeder Hinsicht perfekt bin, habe ich nie vergessen, eine Datei anzufügen eine E-Mail. Aber ich war auf der Empfängerseite, und nichts übertrifft das Gefühl der Überlegenheit, das sich aus der Zusammenstellung dieser Antwort ergibt: "Sie haben den Anhang vergessen, Doofus!"

Um solche E-Mail-Attacken zu vermeiden, sollten Sie einen Plug-in installieren. Dadurch werden Sie auf vergessene Anhänge aufmerksam gemacht (das digitale Äquivalent, wenn jemand ohne eine Hose an der Tür auftaucht).

Mit diesen Tools werden Ihre ausgehenden Nachrichten nach Keywords wie "Datei", "Anhang" und "Anhang" gescannt. Wenn sie ein solches Wort entdecken, aber nichts angehängt ist, erhalten Sie eine Warnung - damit können Sie die beabsichtigte Datei anhängen und zukünftige Verlegenheit vermeiden.

Outlook 2007-Benutzer können das fehlende Attachment PowerToy oder das viel robustere greifen Forgotten Attachment Detector (unterstützt benutzerdefinierte Schlüsselwörter und kann Sie sogar vor leeren Betreffzeilen warnen).

Wenn Sie eine frühere Version von Outlook verwenden, versuchen Sie Attached4Sure - es unterstützt alle Versionen von 2002.

Beste Nachrichten von allen? Jedes einzelne Plug-in, das ich erwähnt habe, ist kostenlos.

Rick Broida schreibt den problemlosen PC-Blog von PC World. Melden Sie sich an, damit Rick's Newsletter Sie jede Woche per E-Mail an sendet.