Voicemail-Etikette: Senden der richtigen Nachricht

Ja, Leute telefonieren immer noch. Sie sollten es wahrscheinlich nicht, aber sie tun es. Hier sind fünf Regeln - einige neu und einige seit langem - um mit den Gefahren von Voicemail umzugehen.

Die Kürze ist der Schlüssel. Die durchschnittliche Person kann eine Nachricht mindestens dreimal schneller lesen, als Sie sprechen können So finden die meisten Zuhörer jede Sekunde, die sie mit quälender Langeweile auf Voicemail verbringen. Eine häufig genannte maximal tolerierbare Länge für eine Voicemail-Nachricht beträgt 30 Sekunden.

Die Einfachheit schwingt in beide Richtungen. Eine kurze Ansage ist eine einfache, aber äußerst wichtige Maßnahme, um Ihre Anrufer nicht zu verärgern. Füllen Sie Ihre ausgehende Nachricht nicht mit alternativen Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Stattdessen bieten Sie Anrufern eine alternative Möglichkeit, Sie zu erreichen (normalerweise eine Handynummer oder eine E-Mail-Adresse). Wenn dich jemand dringend aufspüren muss, finden sie dich.

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Beim Weiterverfolgen Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht weiterleiten möchten, die Sie mit einem Sprachanruf gesendet haben, gehen Sie weiter, aber behalten Sie genau das im Auge, was Sie im Gegenzug anfordern. Lassen Sie beispielsweise keine Voicemail, in der die Person aufgefordert wird, Ihren Anruf zurückzugeben, um sicherzustellen, dass Sie die E-Mail erhalten haben. Es ist genug, um den Empfänger daran zu erinnern, seinen Posteingang für Ihre Nachricht zu überprüfen. (Viele beschäftigte Fachleute mögen keine Folgeanrufe jeglicher Art. Gehen Sie hier also vorsichtig vor.)

Verwenden Sie die verfügbare Technologie. Die meisten Voicemail-Systeme erlauben es Ihnen, eine verpfuschte Nachricht zu löschen oder anderweitig zu überschreiben. Seien Sie nicht schüchtern, wenn Sie die Pfund-Taste (#) drücken, wenn Sie vergessen haben, Ihre Vorwahl zu hinterlassen oder wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse beim ersten Mal falsch geschrieben haben. Drücken Sie die richtige Taste (es ist normalerweise #), um auf diese "mehr Optionen" zuzugreifen, die Sie normalerweise nicht anfragen, und Sie können eine professionelle Nachricht ohne flabs hinterlassen.

Nehmen Sie einfach den Hörer ab. Lassen Sie niemals a Voicemail-Nachricht für jemanden, während Sie über eine Freisprecheinrichtung sprechen.