Regeln zum automatischen Organisieren von E-Mails verwenden

Die E-Mail-Regeln von Outlook sortieren meine eingehenden Nachrichten automatisch in eine Reihe von Ordnern. Nachrichten von einem bestimmten Editor zu einem bestimmten Thema werden in einen Ordner verschoben. Mail, die wahrscheinlich unerwünschte Anhänge enthält, wird in einen Junk-Ordner verschoben. Nachrichten mit hoher Priorität von Personen, die dieses Tag beachten, werden in einen dritten Ordner verschoben. Dies sind nur einige Möglichkeiten, wie Sie E-Mails sortieren können, um das Geschäft in Bewegung zu halten.

Lassen Sie uns nach Nachrichten einer bestimmten Person zu einem bestimmten Thema suchen. Bevor Sie die Regel erstellen, fügen Sie bei Bedarf einen neuen Ordner hinzu. Wählen Sie Datei, Neu, Ordner, geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf OK. Wenn Sie einen IMAP-Server verwenden und Ordner auf verschiedenen Geräten synchronisieren möchten, markieren Sie zuerst das Mail-Konto im unteren Bereich.

Wählen Sie im Outlook-Hauptfenster Extras, Regeln und Warnungen. Klicken Sie auf Neue Regel. Sie werden wahrscheinlich eine der Stay Organized Optionen auswählen; Meine Regeln basieren meistens auf der ersten Option, Nachricht von jemandem in einen Ordner verschieben. Klicken Sie auf Weiter.

Klicken Sie auf das erste Kontrollkästchen, von Personen oder Verteiler. Markieren Sie das Kontrollkästchen mit bestimmten Wörtern im Betreff oder Körper. Klicken Sie im unteren Teil des Fensters auf die blauen Personen oder Verteiler, wählen Sie einen Kontakt aus und klicken Sie auf OK. Klicken Sie auf bestimmte Wörter, fügen Sie ein häufig verwendetes Wort oder einen Begriff hinzu, z. B. "Wochenbericht", und klicken Sie auf Hinzufügen und OK. Klicken Sie auf, wählen Sie einen Ordner und klicken Sie auf OK. Klicken Sie zweimal auf Weiter

Im Fenster "Ausnahmen" können Sie die alte Suche im Stil von "und nicht" hinzufügen und die vorherigen Regeln sperren, wenn eine davon ausgelöst wird. Ich brauche diese Regeln nicht für diese einfache Liste, aber ich werde später für ein anderes Sortiersystem. Klicken Sie auf Weiter. Geben Sie einen Namen für die Regel ein und klicken Sie auf Fertigstellen.

Ich möchte einige weitere Bedingungen für andere Regeln hinzufügen, z. B. die Sortierung in den gekennzeichneten Ordner mit hoher Priorität. Zu viele Leute verwenden das Mail-Tag mit hoher Priorität aus einer Laune heraus. Um eine Regel zu erstellen, die diese Nachrichten in einen bestimmten Ordner sortiert, aktivieren Sie das Kontrollkästchen, das als Wichtigkeit markiert ist, und setzen Sie dieses auf Hoch. Wählen Sie Absender ist im angegebenen Adressbuch und wählen Sie Ihre Outlook-Kontakte aus, so dass Spam oder unerwünschte E-Mails die Regel nicht auslösen. Verwenden Sie im Ausnahmenfenster die Option, außer bei Personen oder Verteilerlisten, um auslösungsfreudige Kontakte aus der Regel zu entfernen.

Experimentieren Sie mit Möglichkeiten, diese Regeln zu überlagern, um das Durcheinander im Posteingang zu verbessern und effizient zu arbeiten. Jedes Mal, wenn eine Nachricht ankommt, werden Sie für die Zeit, die Sie mit der Erstellung der Regeln verbracht haben, zurückbezahlt.