Die vier wichtigsten Möglichkeiten, um Onedrive-Links vor dem Teilen mit einem Kennwort zu schützen

Die Ära der Freigabe von Inhalten über Festplatten oder USB-Sticks ist bereits vorbei. Heute nutzen die Menschen Cloud-Dienste für solche Bedürfnisse. Und warum nicht? Es ist bequem, leicht zugänglich, sicher und erschwinglich. Microsoft OneDrive und Google Drive sind zwei erstklassige Beispiele.

Der häufigste Weg, um Dateien und Medien über einen Cloud-Dienst zu senden, ist das Generieren eines gemeinsam nutzbaren Links. Alle großen Cloud-Speicheranbieter bieten mobile Apps mit dieser integrierten Funktion an, die problemlos verwendet werden können, es sei denn, Sie möchten vertrauliche Informationen weitergeben. Hier punktet OneDrive gegen seine Konkurrenten.

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Im vergangenen Jahr kündigte Microsoft neue Ergänzungen an, um gemeinsam nutzbare Links zu schützen, bevor diese an andere gesendet wurden. Schließlich möchten Sie kein Opfer werden, wenn die andere Person mit dem Link, über den auf vertrauliche Dateien oder Medien zugegriffen werden kann, nicht vorsichtig ist. In diesem Beitrag werden wir darüber sprechen, wie Sie gemeinsam nutzbare Links sichern und auf Mobil- und Web-Apps verwenden können.

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1. Fügen Sie einen Passwortschutz hinzu

Eine der am häufigsten nachgefragten OneDrive-Funktionen wurde schließlich von Microsoft hinzugefügt. Sie können jetzt einem OneDrive-Link ein Kennwort hinzufügen, bevor Sie es für andere freigeben. Der Empfänger muss das genaue Kennwort verwenden, bevor er auf die Dateien im OneDrive-Link zugreifen kann.

Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Dritte ohne Zugriff auf OneDrive-Dateien zugreifen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um mit OneDrive Web darauf zuzugreifen.

Schritt 1: Wechseln Sie zu Ihrer OneDrive-Seite, und melden Sie sich mit Microsoft-Anmeldeinformationen an.

Schritt 2: Wählen Sie die Dateien oder einen Ordner aus, die Sie freigeben möchten.

Schritt 3: Wählen Sie den Ordner aus und tippen Sie auf die Schaltfläche "Freigeben" in der oberen linken Ecke.

Schritt 4: Wählen Sie im Dialogfeld "Freigabe" die Option "Kennwort festlegen" aus.

Schritt 5: Fügen Sie dem Link ein Passwort hinzu und wählen Sie die Option "Link abrufen".

Schritt 6: Kopieren Sie den Link und geben Sie ihn für andere frei (Sie müssen das Kennwort für die empfangende Person freigeben, damit diese auf die Dateien im Link zugreifen kann).

Leider ist die Funktionalität nur in OneDrive Web und nicht in mobilen Apps oder nativen Windows 10-Apps verfügbar. Wir hoffen, dass Microsoft die Option bald zu mobilen Apps hinzufügt, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.

2. Fügen Sie Links einen Timer hinzu

Das Hinzufügen einer Ablaufzeit zu einem OneDrive-Link ist eine weitere praktische Möglichkeit, um sicherzustellen, dass er nicht missbraucht wird. Nach einer bestimmten Zeit wird der Link deaktiviert und es wird keine Aktion mehr ausgeführt, wenn Sie darauf tippen. Hier ist, wie man es benutzt.

Für OneDrive Web können Sie die obigen Schritte ausführen, bis das Dialogfeld zum Freigeben angezeigt wird. Tippen Sie jetzt, anstatt die Kennwortoption auszuwählen, auf die Expiry-Link-Klammer und fügen Sie einen Timer hinzu. Der generierte Link verfällt nach einiger Zeit.

Verwenden Sie jetzt für mobile Apps diese Schritte, um einen Timer hinzuzufügen.

Schritt 1: Laden Sie OneDrive herunter und melden Sie sich mit den entsprechenden Details an.

Schritt 2: Navigieren Sie zu dem Ordner, tippen Sie auf die Dreipunktsymbole, um die Freigabe-Schaltfläche auszuwählen.

Schritt 3: Wählen Sie die Option Verbindungseinstellungen.

Schritt 4: Aktivieren Sie die Option Ablaufdatum hinzufügen.

Schritt 5: Fügen Sie einen Timer zum Verknüpfen hinzu und kopieren Sie ihn aus dem obigen Menü.

Im obigen Beispiel lief der Link am Dienstag, dem 5. Februar, ab. Ich verwende diese Funktion häufiger, da sie auf jeder Plattform und nicht nur im Web verfügbar ist.

Für maximale Sicherheit können Sie sowohl die Option zum Hinzufügen eines Kennworts als auch das Ablaufdatum aus dem OneDrive Web verwenden. Auf diese Weise wird der Link durch ein Passwort geschützt und läuft nach einer Weile ab.

Hinweis: In allen Beispielen habe ich die OneDrive iOS-App verwendet, um den Trick zu erläutern. Da sowohl OneDrive iOS als auch Android dieselbe Benutzeroberfläche und dieselben Designelemente verwenden, gilt dieselbe Technik auch für die Android-App.

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3. Verwenden Sie die Berechtigung "Nur anzeigen"

Viele Leute verwechseln beim Teilen des Links die Optionen "Nur Anzeigen" und "Bearbeiten". Standardmäßig erlaubt OneDrive die Bearbeitung von Optionen in einem generierten Link. Dies kann problematisch sein, wenn jemand damit herumspielt.

Mein Rat wäre, nur die Option "Anzeigen" zu verwenden und bei Bedarf nur die Bearbeitungsoption zuzulassen. Hier ist, wie man es benutzt.

Deaktivieren Sie für OneDrive Web die Option "Bearbeitung zulassen" im Freigabe-Dialogfeld. Auf diese Weise generiert der Dienst standardmäßig einen Link "Nur anzeigen".

Um es für mobile Apps zu verwenden, tippen Sie auf das Dreipunktmenü, wählen Sie „Teilen“ und wählen Sie im Seitenleistenmenü die Option „Nur anzeigen“.

Denken Sie daran, dass die App automatisch einen bearbeitbaren Link generiert. Daher müssen Sie bei jeder Freigabe der OneDrive-Dateien und -Medien nur Anzeigeoptionen auswählen.

4. Verwenden Sie Biometrics

Dies ist die grundlegendste Sicherheitsfunktion, die jeder verwenden sollte. Microsoft unterstützt jede standardmäßige biometrische Authentifizierung unter Android (Fingerprint), iOS (Face ID) und Windows 10 (Windows Hello).

Gehen Sie zu Einstellungen> Sicherheit und aktivieren Sie die entsprechende Option. Standardmäßig müssen Sie ein vierstelliges Kennwort festlegen, falls Sie keine biometrische Option verwenden können.

Hinweis: Wenn Sie die Option Gesichts-ID / Passcode in der OneDrive iOS-App aktivieren, müssen Sie Leseberechtigungen erteilen, um sicherzustellen, dass OneDrive-Ordner in der App "Dateien" angezeigt werden. Andernfalls blockiert die Option "Biometrie" den Zugriff.

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Sorgenfrei sein

Viele glauben, dass das Hochladen von Dateien und Medien auf die Cloud-Plattformen zuverlässiger und einfacher ist als das Speichern auf Festplatten. Auch das Teilen ist mit ausreichenden Sicherheitsmaßnahmen in hohem Maße anpassbar. Mit den oben genannten Optionen können Sie die hochgeladenen Inhalte verantwortungsbewusst freigeben und gleichzeitig die Sicherheit erhöhen.

Microsoft hat seine Sicherheit für die gemeinsam nutzbaren Links erhöht, und es ist eine willkommene Änderung. Ich bin überrascht, dass Google Drive noch keine Beachtung schenkt.

Weiter oben: Wissen Sie, dass Sie Android-Ordner automatisch in OneDrive-Ordner kopieren können? Lesen Sie den folgenden Beitrag zur Verwendung der OneSync-App für Android.