Freigeben und Zusammenarbeiten mit Microsoft Office Web Apps

Microsoft hat die technische Vorschau von Office Web Apps gestartet, und ich habe die Tools getestet, um zu sehen, was Microsoft hat sich das ausgedacht. Einer der Hauptvorteile des Arbeitens mit Microsoft Office-Anwendungen in der Cloud ist die Möglichkeit, von jedem beliebigen webfähigen PC aus von überall auf der Welt auf Dokumente, Tabellen, Präsentationen und Notizbücher zuzugreifen und mit ihnen zu arbeiten. Solange Sie Ihre Dateien auf SkyDrive speichern, können Sie ohne Laptop reisen und trotzdem auf Ihre Daten zugreifen.

Mit der Option Mehr können Sie Kopieren, Umbenennen oder Freigeben auswählen.

Noch mehr Vorteile beim Arbeiten Durch die Cloud können Sie Dateien freigeben und mit anderen Personen auf der Welt zusammenarbeiten. Schließlich ist das Web die Cloud, und das Web ist eine Plattform für den Austausch von Informationen - in der Regel in Form von Webseiten.

Die Tatsache, dass Dateien und Daten in der Cloud liegen und nicht innerhalb von Ein Firewall-Netzwerk oder auf der lokalen Festplatte eines Benutzers bedeutet, dass jeder die Dateien freigeben und darauf zugreifen kann.

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Die Standard-Ordnerstruktur auf SkyDrive ähnelt der in Windows angezeigten Ordnerstruktur Vista und Windows 7. Sie erhalten einen Ordner Eigene Dateien, der angeblich die meisten Ihrer Daten enthält, zusammen mit einem öffentlichen Ordner, in dem Sie die Dateien speichern, die Sie freigeben möchten.

Sie können klicken, um einen Link per E-Mail oder Kopieren Sie den Code, um die Datei in eine Webseite einzubetten.

Standardmäßig ermöglicht der Ordner "Öffentlich" allen Benutzern das Anzeigen von Dateien, beschränkt die Benutzer jedoch auf das Ändern oder Löschen von Dateien. Da es sich um den Öffentlichen Ordner handelt, können Sie diese Berechtigungen nicht ändern.

Sie können eine Datei im Öffentlichen Ordner freigeben, indem Sie die Datei auswählen und dann auf Mehr klicken, um ein Dropdown-Menü mit Kopieren, Umbenennen zu erstellen oder Aktienoptionen. Wenn Sie Teilen auswählen, können Sie entweder einen Einladungslink per E-Mail an bestimmte Benutzer senden oder Code in eine Webseite einbetten, auf der die freigegebene Datei angezeigt wird.

Wenn Sie einen Link per E-Mail versenden möchten, können Sie dies tun Wählen Sie aus Kontakten aus, die Ihrem Windows Live-Konto zugeordnet sind, oder fügen Sie manuell E-Mail-Adressen hinzu. Die Einladungs-E-Mail, die an die angegebenen Benutzer gesendet wird, enthält einen Link, über den sie die Datei anzeigen können.

Wenn Sie "Personen auswählen" auswählen, erhalten Sie eine Reihe von Optionen zum Festlegen des Zugriffs.

Verwenden des HTML-Codes zum Einbetten der Datei Eine Website zeigt ein Symbol der Datei auf der Webseite an, auf die Benutzer klicken können, um von ihrem Speicherort im Ordner SkyDrive Public auf die Datei zuzugreifen. Ein Vorteil der Einbettung der Daten besteht darin, dass Sie die Datei ändern oder aktualisieren können und die Besucher der Website immer die aktuelle Version sehen.

Für den Ordner "Eigene Dateien" oder für alle von Ihnen erstellten Ordner können Sie den Zugriff anpassen über die Optionen "Nur für mich", "Alle", "Mein Netzwerk" (einschließlich aller Kontakte in Windows Live) oder "Personen auswählen". Wenn Sie "Personen auswählen" auswählen, sehen Sie eine größere Auswahl an Optionen, einschließlich der Möglichkeit, den Zugriff basierend auf Gruppen festzulegen, die Sie in Ihren Kontakten erstellt haben, oder die Möglichkeit, Benutzer einzeln hinzuzufügen, indem Sie ihre E-Mail-Adresse eingeben. Beachten Sie, dass die fragliche E-Mail-Adresse mit einem Windows Live-Konto verknüpft sein muss, damit der Benutzer auf die Daten zugreifen kann.

Benutzer, denen Sie Zugriff auf Ordner auf Ihrem SkyDrive gewähren, erhalten eine E-Mail-Einladung wie diese.

Für jede ausgewählte Gruppe oder Einzelperson können Sie ihnen nur erlauben, Dateien anzuzeigen, oder Sie können einen leistungsfähigeren Zugriff gewähren, z. B. die Möglichkeit, Dateien hinzuzufügen, zu bearbeiten und zu löschen. Sie können eine E-Mail-Einladung an die mit dem Zugriffsberechtigten senden lassen.

Die Möglichkeit, auf Dateien in der Cloud zuzugreifen und diesen Zugriff mit anderen zu teilen, ist nicht neu: Diese Funktionen sind eine Funktion von SkyDrive und für einige verfügbar Zeit. Neu ist jedoch, dass Benutzer die Dateien anzeigen können, unabhängig davon, ob sie die zugehörigen Microsoft Office-Anwendungen installiert haben, und jede Datei so gerendert wird, wie der Benutzer sie sehen würde, wenn sie die Datei in ihrer nativen Anwendung öffnen würden.

Wenn Office Web Apps wirklich geändert wird, können mehrere Benutzer gleichzeitig in Excel oder OneNote auf dieselbe Datei zugreifen und mit ihr arbeiten. Die OneNote-Anwendung ist in der technischen Vorschau noch nicht verfügbar, aber ich konnte mit der Funktion für die Echtzeit-Zusammenarbeit in Excel arbeiten.

Mein Editor (die Person, mit der ich die Datei geteilt habe) und ich konnte auf die Excel-Tabelle gleichzeitig. Jeder von uns bearbeitete Felder und konnte sehen, was die andere Person in Echtzeit tippte. Die Möglichkeit, auf diese Weise mit Excel-Tabellen und OneNote-Notizbüchern zu arbeiten - die Zusammenarbeit mit Kollegen oder Kunden in Echtzeit über die Cloud - ist ein deutlicher Produktivitätsschub.

Das Durcharbeiten der Berechtigungen und Gewähren des Zugriffs auf Einladungsteilnehmer war nicht so intuitiv oder benutzerfreundlich, wie ich es möchte. Letztendlich ist es jedoch nicht die beeindruckende Datenfreigabe in der Cloud, sondern die Möglichkeit, über die Office Web Apps-Anwendungen mit diesen Daten zu interagieren.

Möchten Sie mehr Microsoft Office Web Apps sehen? Sehen Sie sich die Excel Web App und die PowerPoint Web App genauer an. Zum Zeitpunkt der Drucklegung waren Word und OneNote noch nicht voll funktionsfähig.

Tony Bradley ist Experte für Informationssicherheit und Unified Communications mit mehr als einem Jahrzehnt IT-Erfahrung für Unternehmen. Er twittert als @PCSecurityNews und bietet auf seiner Website unter tonybradley.com Tipps, Ratschläge und Rezensionen zu Informationssicherheit und Unified Communications-Technologien.