Sieben essenzielle Wege, Ihre tech- nischen Kosten zu senken

Technologiekosten können jedes Budget leicht wegjagen - ein paar Software-Upgrades und neue Systeme hier, eine andere IT-Person, die Ihr Netzwerk dort verwaltet - und bevor Sie es wissen, haben Sie Ihre Profite vollständig untergraben.

Ob Ihr Unternehmen nur aus zwei oder zweihundert Personen besteht, mit diesen Tipps können Sie Kosten sparen, Geld sparen und sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: das Endergebnis.

1. Verwenden Sie Open Source und Freie Software

Seien wir ehrlich - wenn Sie versuchen, Ihr Geschäft über Wasser zu halten, kostet das Stürzen von viel Geld für Software von der Stange, als würde man eine Kavität ohne Novocain füllen. Zum Glück kann Freeware und kostengünstige Software eine angenehme Überraschung in Bezug auf Robustheit und Funktionalität sein.

OpenOffice.org ist zwar nicht so ausgefeilt wie die Office-Suite von Microsoft (aber nicht so viel Arbeitsspeicher oder Ressource), aber es ist kostenlos, Open-Source-Alternative mit einer vollständigen Suite von Anwendungen für Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und Datenbanken, die mit Microsoft Office kompatibel sind. Mit OpenOffice-Apps können Sie nahezu alles tun, was Sie in Microsoft Office tun können. Die Interoperabilität zwischen den beiden Suites ist jedoch nicht nahtlos. Wenn Sie beispielsweise die Funktion "Änderungen verfolgen" von Word verwenden, kann es später schwierig sein, Ihre Änderungen zu löschen oder zu ändern, wenn Sie das Dokument in OpenOffice verwenden.

Google Text & Tabellen ist eine weitere brauchbare und kostenlose Alternative zu Microsoft Office-- und hat keine Software zum Herunterladen oder Installieren. Obwohl es bei weitem nicht so voll ausgestattet ist wie Office oder OpenOffice, sind seine grundlegenden Funktionen und die optimierte Benutzeroberfläche möglicherweise alles, was Sie jemals brauchen werden.

PDF-Dateien können für Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein, aber Ausgaben von 450 Euro für Adobe Acrobat Professional sind es nicht. CutePDF ist ein kostenloses Programm, das Dateien einfach in PDF exportiert. Einfach herunterladen und installieren; Wählen Sie aus der Zieldatei Datei • Drucken, und wählen Sie im Druckermenü CutePDF. (Wenn Sie OpenOffice oder Google Docs verwenden, müssen Sie CutePDF nicht einmal installieren - Sie können beide direkt in PDF exportieren.)

2. Telearbeit

Gartner Research prognostiziert, dass bis 2009 mehr als 25 Prozent der US-Arbeitskräfte Telearbeit leisten werden. Mit Telearbeit sparen Sie Gaskosten, aber dank der Tools, mit denen Sie sich einfach verbinden und zusammenarbeiten können, sind Sie genauso produktiv, wenn Sie zu Hause arbeiten.

Wikis machen es einfach um Text oder Dokumente zu posten, damit eine Gruppe Kommentare oder Änderungen vornehmen kann. Einige Wikis sind kostenlos und öffentlich, während andere stärker auf Unternehmen ausgerichtet sind und über robustere Sicherheitsfunktionen verfügen. PBwiki bietet drei Geschmacksrichtungen: Business, Academic und Personal. Die Website enthält WSIWYG-Bearbeitungstools, Speicherplatz, SSL-Verschlüsselung, automatische Benachrichtigungen per E-Mail oder RSS und Zugriffskontrollen. Es bietet auch günstige Business-Preise - es ist kostenlos für ein bis drei Benutzer, $ 8 pro Monat pro Benutzer für 4 bis 99 Benutzer und $ 6 pro Monat pro Benutzer für 1000 bis 4 Benutzer.

Die oben genannten Google Docs ist auch Telearbeiter- freundlich, bietet eine kostengünstige und einfache Möglichkeit, Dateien zu teilen (und Änderungen zu verfolgen). Sobald Sie eine Datei in Google Docs erstellt haben, laden Sie einfach andere zur Online-Zusammenarbeit ein. Wenn Sie fertig sind, können Sie die Datei in Word, Excel, PDF oder PowerPoint exportieren.

Wenn Sie bei der Einrichtung eines VPN (virtuelles privates Netzwerk) zusammenzucken, können Dienste wie LogMeIn Hamachi Ihr Ticket sein zu kopfschmerzfreiem Remote-VPN-Zugang. LogMeIn Hamachi verspricht eine einfache Einrichtung mithilfe von Peer-to-Peer-Technologie, um Off-Site-Mitarbeiter den Zugriff auf Dateien zu ermöglichen. Der Dienst funktioniert innerhalb Ihrer Firewall und kostet nur 5 US-Dollar pro Monat für eine Benutzerlizenz.

Wenn Ihr Unternehmen keinen zentralen Server hat und nicht benötigt, ist Central Desktop eine Möglichkeit, Dokumente online mit praktisch keinem anderen zu teilen Konfiguration. Auf der Site können große oder kleine Gruppen problemlos Dateien freigeben, nachverfolgen, wer welche Dateien ausgecheckt hat (oder geändert haben), und separate Desktops für mehrere Benutzergruppen einrichten.

Der freie Plan bietet Ihnen 25 MB Speicherplatz und unterstützt zwei Arbeitsbereiche mit jeweils fünf Benutzern. Der niedrigste bezahlte Plan beträgt 25 US-Dollar pro Monat für drei Arbeitsbereiche, jeweils 10 Benutzer und 500 MB Dateispeicher. Am oberen Ende erhalten Sie mit 249 US-Dollar pro Monat 100 Arbeitsbereiche, 100 interne Benutzer (Mitarbeiter) und 100 externe Benutzer (Anbieter, Kunden oder Partner), 25 GB Speicherplatz und benutzerdefiniertes Branding. Eine zusätzliche Gebühr bringt zusätzliche Sicherheit und Web-Meetings.

Weitere Tipps und Fallstudien finden Sie in PC Worlds Telearbeitshandbuch.

3. Online-Meetings halten

Warum sollten Sie einen Kunden sehen, wenn Sie ein Meeting im Cyberspace abhalten können? Mit einer kostenlosen Videokonferenzsoftware wie Skype benötigen Sie nur eine Webcam, einen PC und eine Internetverbindung. Das spart nicht nur Reisekosten, sondern auch Ferngespräche. Skype lässt Anrufe manchmal abbrechen und kann manchmal knifflig sein. Halten Sie also ein paar Meetings ab, bevor Sie Ihr Festnetz vollständig löschen.

Wenn Sie zu einem robusteren Webkonferenzdienst wechseln möchten, können Sie mit Cisco WebEx Dokumente gemeinsam nutzen Mit den vier Webcams können Sie Präsentationen von Ihrem Desktop aus ausführen.

GoToMeeting ist eine weitere Lösung, die VoIP unterstützt, Besprechungen mit bis zu 15 Teilnehmern unterstützt und Präsentationen, Zusammenarbeit oder Schulungen von Ihrem Desktop aus ermöglicht Kosten und Tagungsfläche. Wer möchte nicht im Pyjama Präsentationen machen?

Für Abenteuerlustige bietet Second Life die Möglichkeit, kostenlos einen Avatar zu erstellen, "In-World" zu treffen, Videopräsentationen zu machen und virtuelle Meetings oder Trainingseinheiten abzuhalten. Sie können auch Büroräume in Second Life kaufen, wenn Sie einen dauerhafteren Ort für Mitarbeiter einrichten und zusammenarbeiten möchten.

4. Refurbished Hardware kaufen

Beim Aufreißen einer Box, die einen glänzenden neuen Computer enthält, ist ein unübertroffener Nervenkitzel, Ihr Geschäft zu retten, ist ein Bündel an zweiter Stelle. Das Kaufen von überholter (fast neuer) Hardware ist ein guter Weg, um ein Geschäft abzuschließen.

Wenn Sie eine bestimmte Marke von Computern im Auge haben, besuchen Sie die Website des Herstellers, um Angebote zu überholten Systemen zu finden. Beachten Sie jedoch, dass jeder Anbieter ein etwas anderes Refurbished definiert. Zum Beispiel verkauft Dell drei Arten von generalüberholten Computern, die alle nach Werksspezifikationen getestet und wiederhergestellt wurden: "Zertifizierte Nachrüstung" umfasst Laptops und Desktops, die an Dell zurückgegeben wurden und möglicherweise kleine kosmetische Dellen oder Hautunreinheiten aufweisen; Zuvor bestellt New bedeutet einen PC, der neu geliefert wurde, aber der Kunde entschied sich dafür, das System zurückzugeben, ohne es zu booten; Scratch and Dent-Produkte können auf der Außenseite etwas "abgenutzter" erscheinen, funktionieren aber immer noch gut und enthalten keine Dellen oder Kratzer auf der Handballenauflage oder dem Bildschirm.

Im Dell Outlet-Shop können Sie nach gebrauchten Dell-Desktops suchen. Zubehör und Laptops nach Preisklasse; Die meisten Artikel kosten bis zu 35 Prozent unter dem Einzelhandel. Ein Dell Inspiron 1720 Notebook mit einer Intel Core 2 Duo CPU, einem 17-Zoll LCD und einer 120 GB SATA-Festplatte war zum Beispiel auf der Dell Outlet-Website mit 879 US-Dollar zu haben. Der Preis hängt davon ab, ob das Produkt Kratzer und Dellen aufweist, ob es neu bestellt wurde oder andere Faktoren. Und wenn Sie mit Ihrem Kauf nicht zufrieden sind, können Sie die Produkte innerhalb von 21 Tagen ab Versanddatum zurückgeben, abzüglich einer Aufstockungsgebühr, wenn das Produkt nicht defekt ist.

Wenn Sie ein Mac-Anhänger sind, verkauft Apple generalüberholte Produkte durch seinen Online-Shop. Aber erwarten Sie keine großen Einsparungen - einige der neueren Produkte sind nur $ 200 weniger als der Verkaufspreis. In einigen Fällen können Sie jedoch viel mehr sparen. Ein aktueller Blick auf den Apple Store zeigte ein überholtes MacBook Air (mit einer 1,6 GHz Intel Core 2 Duo CPU, einem 13,3-Zoll-Hochglanz-Breitbild-Display, 2 GB Arbeitsspeicher, einer 80 GB PATA-Festplatte und einer eingebauten iSight) Kamera) bei $ 1499 aufgeführt, im Vergleich zu $ ​​1799 Einzelhandel. Ein generalüberholter iMac (mit einer 2,8-GHz-Intel Core 2 Extreme-CPU, einem 24-Zoll-Hochglanz-Widescreen-Display, 2 GB Arbeitsspeicher, einer 500-GB-Festplatte und einer integrierten iSight-Kamera) wurde für 1599 US-Dollar gelistet.

Apples überholte Produkte haben eine einjährige Garantie und Sie können eine erweiterte Garantie erwerben. Apples überholte Produkte sind "gebraucht", aber Apples Website behauptet, dass jeder Gegenstand einem "strengen Renovierungsprozess unterzogen wird, bevor er zum Verkauf angeboten wird". Einige Produkte wurden zurückgegeben, während andere aufgrund von technischen Problemen zurückgebracht wurden. Um die vollständige Liste der überholten Tests und Qualifikationen zu lesen, besuchen Sie die Website von Apple.

Amazon.com bietet eine lange Liste von überholten Computer-Wiederverkäufern, und die Verkäufer-Bewertungen der Website lassen Sie sofort wissen, mit welcher Art Sie es zu tun haben. Die Verkäufer melden auch den Zustand der Ausrüstung mit einem Bewertungssystem: Gut, wie neu, überholt, und so weiter. Unter Amazon A-Z Safe Buying Guarantee können Verkäufer Sie Artikel zurückgeben, wenn sie defekt sind.

eBay bietet auch eine Fülle von Angeboten. Als Käufer wissen Sie aufgrund von Nutzerbewertungen sofort, ob der Verkäufer zwielichtig oder seriös ist. Suchen Sie nach einem Verkäufer mit einer großen Menge an positivem Feedback, mindestens 95 Prozent. Achten Sie darauf, durch das Feedback des Käufers zu blättern, um die Kommentare zu sehen, bevor Sie eintauchen und bieten. Wie Amazon unterstützt auch eBay Käufer, und die Community bootet, wenn sie nicht auf der Ebene sind.

Auf generalüberholte Systeme kann keine Garantie mehr bestehen, und der Anbieter kann sie an Sie verkaufen "so wie sie sind". Dies kann ein Albtraum sein, wenn das Betriebssystem beispielsweise einfach auf einer neuen Festplatte installiert wird und das Laufwerk in den Computer gesteckt wird. Stellen Sie sicher, Fragen des Verkäufers vor dem Kauf zu stellen.

5. Druckkosten sparen

Laut GreenBiz.com müssen Sie kein Geld ausgeben, um grün zu sein. Sie können Papierkosten sparen, wenn Sie einfach Seiten auf beiden Seiten kopieren oder veralteten Briefkopf für interne Notizen verwenden. Wenn Ihr Büro derzeit Papiernotizen an Mitarbeiter verteilt, versuchen Sie stattdessen, die Memos an einem zentralen Ort (z. B. an einem Brett in der Nähe des Wasserkühlers) zu veröffentlichen, wo sich normalerweise Leute treffen und es sehen.

Ein weiterer Tipp ist Geld zu sparen Druckmodus des Druckers, um den Tintenverbrauch zu reduzieren und die Patronen seltener zu ersetzen. Der Entwurfsmodus ist viel schneller und verbraucht weniger Tinte. Achten Sie beim Drucken von E-Mails und Webseiten auf die Option "Druckerfreundlich".

Farbdruckpatronen sind in der Regel teurer, so dass beim Drucken in Graustufen mit nur der schwarzen Patrone Geld gespart werden kann häufig. Die meisten Drucker bieten viele Einstellungen, überprüfen Sie daher die Software Ihres Druckers, um zu sehen, welche Funktionen Geld sparen können.

Wenn Sie nur selten drucken, die Tinte aber trotzdem leer ist, kann dies daran liegen, dass der Drucker die Druckköpfe automatisch reinigt. Um dies zu vermeiden, drucken Sie regelmäßig (mindestens einmal pro Woche), um Tintenansammlungen zu vermeiden.

Weitere Informationen finden Sie im PC World-Video "So sparen Sie Geld beim Drucken".

6. Arbeit outsourcen

Viele Unternehmen haben keinen Vollzeit-IT-Profi oder haben eine sehr überforderte Person, die das Netzwerk und die Systeme verwaltet. Oder vielleicht haben Sie ein Webprojekt, das fertiggestellt werden muss oder eine einfache Pressemitteilung, die Sie gerne geschrieben hätten, aber keine Mitarbeiter haben.

Anstatt einen Headhunter zu engagieren (dessen Gebühren 10 bis 40 Prozent eines Jahres betragen können) Das Jahresgehalt des neuen Jahres) oder eine Zeitarbeitsfirma, verwenden Sie eine von vielen freiberuflichen Websites, die alle Arten von Job-Funktionen abdecken und keinen Cent kosten. eLance.com ist eine Art Freelancer-Marktplatz, auf dem Auftragnehmer Resümees, Portfolios, Referenzen und Details zu ihrer Arbeit veröffentlichen. Arbeitgeber können Jobs einstellen oder Freelancer einladen, direkt zu bieten. eLance testet Freiberufler auf der Website in ihren jeweiligen Kompetenzbereichen, um ihre Fähigkeiten zu zertifizieren und Kunden nach Abschluss der Jobs Feedback geben zu lassen.

Guru.com ist ein ähnlicher Service, mit dem Sie eine Liste von Freelancern nach Kategorien durchsuchen können, Arbeit auszeichnen, Portfolios ansehen und dann für die Arbeit bezahlen, sobald sie fertig ist. Jeder Profi wird von früheren Arbeitgebern überprüft und nach Feedback geordnet. Die Website bietet eine breite Palette von Berufsgruppen - Recht, Programmierung, Marketing, CAD, Fotografie - und ist für Arbeitgeber kostenlos.

7. Verwenden Sie die Virtualisierungssoftware

Die Virtualisierungssoftware bietet viele Kosteneinsparungen, z. B. die Konsolidierung von Servern und die Reduzierung von Sicherungs- und Wiederherstellungszeiten. Und weil Sie weniger Server betreiben, sparen Sie Geld für Ihre Energiekosten.

Industriestandard VMware-Angebote reichen von Suites für die Verwaltung großer Rechenzentren bis hin zu VMware Workstation für die Ausführung mehrerer Betriebssysteme auf einem einzigen Computer. Mit VMware können Sie neue Betriebssysteme testen oder neue Software ohne Risiko ausprobieren. Der VMware Player ist kostenlos erhältlich, sodass Sie Backup-Images importieren oder Daten gemeinsam nutzen können.

Mit dem kostenlosen Virtual Server und Virtual PC von Microsoft (Suche auf microsoft.com) können Sie die Virtualisierung testen und das Silverlight-Virtualisierungstool des Unternehmens ausprobieren.

Parallels ist eine der bekanntesten Mac-freundlichen Lösungen. Parallels Software läuft auf Windows- und Linux-Hosts sowie auf Macs mit Parallels Desktop für Mac. (VMware hat nachgezogen und bietet jetzt auch eine Mac-App an.) Parallels bietet Desktop-, Server- und Automatisierungsvirtualisierungspakete mit günstigeren Preisen als VMware.

Wenn Sie lieber die Open-Source-Route gehen, ist FreeVPS eine brauchbare Alternative zu der oben aufgeführten kommerziellen Software. Wie bei einigen anderen Open-Source-Software-Produkten bietet FreeVPS keinen offiziellen Support, aber die vollständige Dokumentation ist auf der Website verfügbar.

Während die Wirtschaft unsicher sein kann, eine Kombination aus freier Software, kostenlosen Diensten und ein bisschen von cleveren kann jedem Geschäft helfen, die tech-Kosten zu zügeln.