Zeit sparen durch Scannen von Papierdokumenten

Wenn Sie einen Aktenschrank oder einen Schreibtisch haben, der mit Dokumenten überfüllt ist, oder wenn Sie im Allgemeinen eine gründlichere Dateiverwaltung wünschen, kann ein Scanner Platz, Zeit und Geld sparen Letztendlich Geld.

Der grundlegende Prozess verwendet OCR-Software (Optical Character Recognition), um Dokumente zu digitalisieren und sie in durchsuchbare PDFs umzuwandeln. Diese Software wird oft mit dem Scanner gebündelt; Suchen Sie einfach nach einem Gerät mit einem automatischen Blatteinzug für große Aufträge. Andernfalls müssen Sie die Seiten manuell hinzufügen.

Der Scanvorgang kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Aber wenn Sie damit fertig sind, können Sie Kopien einiger Dateien entfernen und wertvollen Speicherplatz zurückgewinnen. (Achten Sie darauf, wichtige Originale aufzubewahren, z. B. Steuerregistrierungen.) Außerdem können Sie Dateien schnell durchsuchen und schneller abrufen als in physischer Form.

Wenn Sie von der dafür erforderlichen Zeit überwältigt sind Bei der ersten Digitalisierung können einige Dienste diese Aufgabe für Sie übernehmen. Shoeboxed ist spezialisiert auf das Scannen von Visitenkarten und Quittungen zur Unterstützung bei der Buchhaltung, während andere, darunter Pixily und Scantronix, viele Dokumententypen handhaben.

Zack Stern baut ein neues Geschäft in San Francisco auf, wo er häufig zu PC World beiträgt.