Sparen Sie Zeit und Geld mit Online-Meeting-Tools

Wenn Sie wie ich sind, hassen Sie es wahrscheinlich, an Geschäftstreffen teilzunehmen. Aber eine Reihe von nützlichen Internet-basierten Tools sind entstanden, die Arbeitsgruppen dabei helfen können, sie zu planen und effektiver auszuführen. Alle Tools funktionieren in den meisten gängigen Webbrowsern, und die meisten von ihnen sind kostenlos oder zu geringen monatlichen Gebühren erhältlich. Die Herausforderung besteht darin zu verstehen, welches Werkzeug zu einer bestimmten Situation passt, da nicht jedes Meeting unter den gleichen Umständen stattfindet.

Mehrere Kalender synchronisieren

Sicherlich sind die häufigsten Situationen diejenigen, bei denen Sie einen gemeinsamen Kalender synchronisieren möchten zwischen jemandes PDA und ihrem Microsoft Outlook-Desktop oder zwischen dem Kalender eines Chefs und dem eines Assistenten. Viele Dienste können die Freigabe von Kalendern zwischen Arbeitsteammitgliedern (oder sogar zwischen Familienmitgliedern oder Freunden) erleichtern. Sowohl Google Kalender als auch Yahoo Calendar bieten eine kostenlose Kalendersynchronisierung und zahlreiche andere Produkte - einschließlich Calgoo Connect, Apples MobileMe und iTunes für seine Computer und iPhones, NuevaSync und SugarSync - arbeiten mit beiden Diensten. BusySync und Spanning Sync können auch Apple iCal-Kalender mit Google Kalender synchronisieren.

Diese Synchronisierungsdienste funktionieren jedoch nicht immer korrekt. Ein Teil des Problems besteht darin, dass die meisten Online-Kalender- und Terminplanungsprodukte E-Mail für die Benachrichtigung über Ereignisse und Einladungen verwenden, und es für verschiedene Kalenderprogramme schwierig ist, solche E-Mail-Nachrichten auf konsistente Weise zu erkennen oder auf sie zu reagieren. Ein weiteres Problem besteht darin, dass Ihr Unternehmens-Antispam-Dienst möglicherweise blockiert, wenn Sie eine E-Mail vom Kalenderprogramm mit einer eingebetteten URL erhalten. Und in noch einer anderen Situation möchten möglicherweise zwei Personen auf zwei verschiedenen Microsoft Exchange-Servern eine gemeinsame Besprechung planen. Es ist möglich, beide Exchange-Kalender miteinander zu verbinden, sodass sie mit demselben Google Kalender-Konto synchronisiert werden, aber es kann knifflig sein. Eine mögliche Lösung für dieses letzte Problem ist die Verwendung von Cemaphores MailShadow für Google Apps, um die Exchange-Server mit Google Kalender zu synchronisieren. die Software kostet $ 60 pro E-Mail-Konto pro Jahr.

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Eine Sache, die sowohl Google Kalender und Yahoo Calendar sind großartig ist das Senden von E-Mail-Erinnerungen über wiederkehrende Treffen zu einer Sammlung von Adressen. Solange Sie die richtigen Adressen eingegeben haben, funktioniert diese Funktion gut.

Lassen Sie Kunden Termine einrichten

TimeDriver's Dashboard zeigt Ihnen den Status Ihrer verschiedenen Termine.

Was ist, wenn Sie Ihre Kunden oder andere Personen wollen nicht von Ihrer Firma beschäftigt, um Ihre Zeit direkt zu buchen? In längst vergangenen Zeiten würden Terminsekretäre für den Kalender des Chefs verantwortlich sein und die Besprechungszeiten mit Bleistift und Papier festlegen. Jetzt können Sie Clients und externen Kollegen auf Terminplaner Websites wie HourTown oder TimeDriver zeigen. Auf diesen Websites können Sie die freien und arbeitsreichen Zeiten Ihrer Mitarbeiter sowie den verbleibenden Zeitraum für die "Inventarisierung" für Termine anzeigen. Sie senden auch E-Mail-Benachrichtigungen und benötigen keine spezielle Software, die über einen Webbrowser hinausgeht, um den Termin zu bestätigen. Sie können den Zeitplan leicht anpassen, wenn Sie nicht in der Stadt sind oder anderweitig nicht erreichbar sind. Beide Dienste sind zu einem angemessenen Preis verfügbar: TimeDriver hat eine kostenlose 90-Tage-Testversion und kostet 30 US-Dollar pro Jahr danach; HourTown bietet drei verschiedene Pläne, darunter einen kostenlosen, der zwei Monatsbuchungen zulässt.

Einrichten einer gemeinsamen Besprechungszeit oder eines Schichtplans

Auf SetMeeting ist es relativ einfach, ein Meeting unter Teilnehmern verschiedener Unternehmen zu organisieren.

Wie wäre es mit einer Situation, in der Sie eine gemeinsame Besprechungszeit für Leute aus verschiedenen Unternehmen vereinbaren möchten? Ein Organisator der Besprechung könnte eine E-Mail-Benachrichtigung mit einer Reihe von möglichen Öffnungszeiten senden und jeden Teilnehmer bitten, zu überprüfen, welche dieser Zeiten für sie arbeiten. Aber wenn Sie jemals versucht haben, diese Art von Treffen zu organisieren, wissen Sie, wie schnell Sie unter allen E-Mail-Antworten begraben werden können.

Die kostenlosen Dienste SetMeeting.com (von Meeting Agent) und Doodle sind in dieser Hinsicht nützlich. Die größte Schwäche von SetMeeting.com besteht darin, dass Sie nach dem Initiieren des Prozesses nicht mehr die Möglichkeit haben, den Besprechungsort zu ändern, ohne den Vorgang abzubrechen und neu zu beginnen. Doodle, das weniger ausgefeilt ist und weniger Funktionen hat, ist eher ein Polling-Gerät, das Ihnen hilft, eine gemeinsame Zeit zu finden. aber Sie können es attraktiv finden, wenn Sie das nur wünschen.

Schedulefly hat sogar eine Facebook-Anwendung, so dass Sie dort Ihren Schichtkalender integrieren können.

Eine andere Situation könnte zum Beispiel eine große Anzahl von Schichtarbeitern beinhalten Freiwillige, deren verfügbare Zeiten Sie koordinieren möchten. Dies ist zwar nicht wirklich ein Meeting-Scheduling-Problem, aber es kann eine zeitraubende Aufgabe sein, wenn Sie versuchen, es manuell anzugehen oder versuchen, mit viel Hin-und-her-E-Mail Vereinbarungen zu treffen. Die kostenpflichtigen Dienste Schedulefly und Shiftboard sind für diesen Zweck ausgelegt. Ersteres wurde für Restaurantangestellte entwickelt, letzteres wurde ursprünglich für den Gesundheitsmarkt entwickelt. Beide haben seitdem ihren Fokus erweitert und können in jedem Webbrowser laufen. Schedulefly startet bei $ 20 pro Monat für bis zu 19 Benutzer; Das Shiftboard beginnt bei 50 $ pro Monat für fünf einmalige Logins. Die Gebühren steigen für größere Gruppen. Schedulefly hat auch ein Facebook-Plug-In, damit Sie die Schichtzeiten dort koordinieren und ankündigen können.

Reisealarme an weit entfernte Kollegen senden

Die Hauptseite von Trip zeigt Ihre bevorstehenden Reisen und wer wird in der Nähe Ihrer Stadt reisen.

Ein eher ungewöhnlicher Service wird von Tripit.com angeboten. Die Idee hinter der Website ist für Sie, Ihre Reisevorbereitungen zu posten und ihre sozialen Netzwerkfunktionen zu nutzen, um Ihren Mitarbeitern und Freunden zu sagen, wann Sie in Ihre Nachbarschaft reisen oder wann sie sich in Ihrem Wald befinden werden. Natürlich bedeutet dies, mehr Einladungen an ein anderes soziales Netzwerk zu senden und so viele Menschen wie möglich (oder zumindest diejenigen, die Sie persönlich sehen möchten) zu Ihrem Tripit-Kreis zu schicken. Aber sobald Sie Ihr Netzwerk von Freunden haben, ist es relativ einfach, sie über Ihre Reise zu informieren: Sie leiten einfach die E-Mail-Bestätigung für Ihre Fluggesellschaft oder Hotelreservierung an eine spezielle Adresse weiter ([email protected]), und die Seite analysiert automatisch die Informationen in der Bestätigung, herauszufinden, wer reist, und buchen Sie Ihren Reiseplan zu Ihrem Netzwerk. Der Dienst ist ebenfalls kostenlos und kann in Ihr LinkedIn-Netzwerk integriert werden, so dass Sie Ihr Benachrichtigungsnetzwerk nicht von Grund auf neu zusammenstellen müssen.

Wie Sie sehen, können alle Arten von webbasierten Diensten Ihnen bei der Planung helfen koordinieren Sie Ihre persönlichen Treffen effektiver. Nun, wenn nur jemand einen Dienst entwickeln würde, der jedem mitteilen könnte, dass Sie 10 Minuten zu spät für Ihre Termine sind!