Zeitpläne mit 21 Google Kalender-Tricks

Vielleicht berechnen Sie Ihre Pläne mit Patton-artiger Präzision und planen alles auf die Minute. Oder, wie Marilyn Monroe, vielleicht waren Sie "auf einem Kalender, aber nie pünktlich." Es spielt keine Rolle, welchen Ansatz Sie wählen - Google Kalender passt zu Ihrem Stil.

Der Dienst ist überall zugänglich und bietet granulare Steuerelemente für Typ-A-Persönlichkeiten sowie Farbcodierungen für Stilbewusste. Es ist sogar sozial bewusst, so dass Sie Kalender außerhalb Ihrer Organisation hinzufügen und Ihr soziales Netzwerk in Veranstaltungen einbeziehen können. Allerdings werden Sie wahrscheinlich immer wieder verfluchen, wenn es einfriert (obwohl Google eine 99-prozentige Verfügbarkeit garantiert), oder wenn Kalenderkrempel Sie dazu bringt, ein Meeting zu verpassen.

Sie können auf die meisten der folgenden Tipps über das Zahnradsymbol zugreifen über Ihrem Kalender.

Diese Anleitung hilft Ihnen dabei, die Kontrolle zu übernehmen, egal ob Sie ein Google Kalender-Neuling oder ein Power-User sind. Die meisten Tipps gelten sowohl für den kostenlosen Google Kalender als auch für den mit einem bezahlten Google Apps for Business-Abonnement.

Nicht alle der nützlichen Verknüpfungen sind offizielle Funktionen. Google braut ständig neue Mixturen, also besuchen Sie seine Labs, um einzigartige Tools zu finden. Im Gegensatz zu Desktop-Software kann Google jederzeit neue Funktionen bereitstellen.

Schneller arbeiten - und auf

1 fokussieren. Verwenden Sie Tastenkombinationen

Nicht nach Maus oder Touchpad greifen - Google bietet eine lange Liste von Tastenkombinationen, mit denen Sie Zeit sparen können. Die meisten sind ziemlich intuitiv; Für den Anfang drücken Sie den Buchstaben C auf der Tastatur, um ein Ereignis zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie in der vollständigen Liste der Verknüpfungen.

2. Finden Sie ein Datum in Eile

Springen Sie direkt zu dem Tag, an dem Sie planen müssen.

Möchten Sie wissen, was Sie letzten Sommer getan haben, oder Konflikte für zukünftige Pläne vermeiden wollen? Wage dich nicht durch die Wochen, um ein bestimmtes Datum zu finden. Rufen Sie die Labs über das Zahnradsymbol auf, aktivieren Sie "Zum Datum springen" und klicken Sie dann auf Speichern. Jetzt erscheint das Werkzeug "Zum Datum springen" auf der rechten Seite Ihres Kalenders und Sie können jeden Tag einsteigen, um genau das zu tun.

3. Anpassen der Kalendernavigation

Verwenden Sie Ihren Minikalender.

Es ist nicht sofort ersichtlich, dass Sie Ihren Kalender in mehr als den von Google angezeigten Tag-, Wochen-, Monats- oder 4-Tage-Ansichten sehen können, aber Sie können. Gehen Sie einfach zum Minikalender links neben dem Hauptkalender und markieren Sie den gewünschten Zeitrahmen (z. B. zwei Wochen). Ihr Hauptkalender passt sich sofort an. Was ist, wenn Sie Ihre Tage immer lieber in einer ungewöhnlichen Zeit, z. B. drei Wochen, zählen möchten? Klicken Sie auf das Zahnradsymbol auf Ihrer Kalenderseite, und ändern Sie in den allgemeinen Einstellungen sowohl die Standardansicht als auch die benutzerdefinierte Ansicht auf 3 Wochen. Nach dem Speichern sehen Sie immer 21 Tage, wenn Sie Ihren Kalender öffnen.

4. Was steht auf Ihrer Agenda?

Sehen Sie Ihre bevorstehenden Pläne in einer bunten Textliste.

Wenn Sie ein Power-Benutzer mit vielen gemeinsamen Kalendern und Terminen sind, kann die Tagesansicht für die Augen sehr anstrengend sein. Sie können eine Klartextliste der Ereignisse für den nächsten Tag aufrufen, indem Sie auf die Schaltfläche Agenda über Ihrem Kalender klicken.

5. Dim weniger wichtige Ereignisse

Carpe diem! Wen interessiert es, was letzte Woche passiert ist? Warum lässt diese wöchentliche Erinnerung, die Katzenklo zu ändern, deinen Kalender dominieren? Sie können Vergangenheit und Wiederholung zukünftiger Ereignisse etwas weniger lebendig erscheinen lassen. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und auf der Seite Kalendereinstellungen finden Sie "Event dimming". Aktivieren Sie eines oder beide der Vorige Ereignisse dimmen und Dim wiederkehrende Ereignisse. (Auf der anderen Seite ist diese Option möglicherweise nicht für Sie, wenn Sie dazu neigen, das Verkaufstreffen von Dienstag zu vergessen.)

Ihre dringendsten Erinnerungen und Termine sind jetzt dunkler als andere.

6. Wochenenden ausblenden

Sie verwenden Google Kalender nur für geschäftliche Zwecke, also blenden Sie Samstag und Sonntag aus. Sie können nur Montag bis Freitag anzeigen, indem Sie auf das Zahnradsymbol klicken und auswählenWochenenden auf der Seite Allgemeine Einstellungen ausblenden.

7. Minimieren ganztägiger Ereignisse

Die Abwesenheitseinträge des Unternehmens in Ihrem Abwesenheitskalender sind am oberen Ende Ihres Arbeitstages leer. Holen Sie sie aus dem Weg: Finden Sie einfach den kleinen dreieckigen Pfeil, der unter dem ersten Tag der Woche erscheint und klicken Sie darauf. Jetzt sehen Sie anstelle eines Textstapels eine Zusammenfassung, wie "19 Ereignisse".

8. Halten Sie Arbeit und Spiel auf Knopfdruck

Wechseln Sie zwischen Ihren Jekyll- und Hyde-Kalendern.

Wenn Sie keine privaten Termine in Ihrer Arbeitswoche sehen möchten, können Sie bequem zwischen Ihrem Arbeits- und Arbeitskalender wechseln. Angenommen, Sie sind bereits in Ihrem Google Apps for Business-Konto angemeldet. Klicken Sie oben rechts auf der Google Kalender-Seite auf Ihre E-Mail-Adresse und wählen Sie Konto hinzufügen. Geben Sie die Details für Ihre private Google Mail-Adresse ein. Jetzt, wenn Sie das nächste Mal auf Ihre E-Mail-Adresse in dieser Ecke klicken, sehen Sie beide Identitäten dort, und Sie können leicht zwischen den zwei Kalendern wechseln.

Machen Sie die Planung klüger

9. Planen eines Termins mit einem Einzeiler

Google Kalender kann einige Ihrer Sprache verstehen, was bedeutet, dass Sie ein Ereignis mit einer Textzeile hinzufügen können, und Sie müssen sich nicht mit dem vollständigen Formular zum Erstellen eines Termins herumärgern. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle in Ihrem Kalender und füllen Sie das Textfeld aus. Wie Google vorschlägt, denken Sie wie ein Reporter und liefern Sie das "wer", "was", "wo" und "wann" in einer Phrase. Sie können sogar wiederkehrende Ereignisse einrichten, indem Sie z. B. "den dritten Donnerstag jedes Monats" hinzufügen. Standardmäßig dauert jede Veranstaltung eine Stunde, wenn Sie eine Startzeit ohne Endzeit angeben, oder sie dauert den ganzen Tag, wenn Sie nicht t listen Sie eine Zeit auf.

Denken Sie wie ein Reporter: Erstellen Sie ein Ereignis in einer Phrase.

10. Anzeigen, wann ein Kollege verfügbar ist

Erweitern Sie das Dropdown-Menü Weitere Kalender links neben Ihrem Kalender. Sie sehen eine Liste mit Kalendern von Drittanbietern, wenn Sie bereits einige hinzugefügt haben. Wenn Ihr Unternehmen Google Apps for Business verwendet, sollten Sie in der Lage sein, Mitarbeiterkalender hinzuzufügen. Fange einfach an, die E-Mail-Adresse einer Person einzugeben, und Google versucht, den Rest automatisch zu füllen. Wählen Sie eine E-Mail-Adresse aus oder geben Sie sie vollständig an, und die farblich gekennzeichneten Termine dieser Person werden plötzlich in Ihrem Kalender angezeigt.

Die Anzeige der Ereignisse eines anderen hilft, wenn Sie die Basis häufig berühren müssen.

11. Prüfe, ob sich alle treffen können - im Raum mit der Sicht

Stelle den Smart Rescheduler als deinen persönlichen Assistenten ein.

Wenn es für alle Hände an Deck wichtig ist, ist dieses Tool ein Glücksfall. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um die Labs zu besuchen. Scrollen Sie nach unten, wählen Sie Aktivieren für den Smart Rescheduler, und klicken Sie dann auf Speichern. Zurück in Ihrem Kalender, wählen Sie das wichtige Meeting aus. Klicken Sie für das Smart-Rescheduler-Modul auf die rechte Seite Ihres Kalenders und klicken Sie auf Eine neue Zeit finden. Google lädt die Kalender des Teams und zeigt gleichzeitig die Verfügbarkeit aller an. Es zeigt sogar an, wie spät es für Leute in anderen Zeitzonen ist. Wenn Ihr Unternehmen Google Apps for Business verwendet, sehen Sie auch Vorschläge für verfügbare Räume im Gebäude.

12. Ereignisse ausblenden, an denen Sie nicht teilnehmen

Lassen Sie sich nicht von einem langen Kalendereintrag für ein Meeting verwirren, das Sie überspringen. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, und sagen Sie auf der Registerkarte "Allgemein" der Kalendereinstellungen einfach Nein zu "Ereignisse anzeigen, die abgelehnt wurden". Direkt neben dieser Option sehen Sie eine weitere Einstellung, die Ihnen bei der Bereinigung Ihres Kalenders hilft. Wenn Sie eine Einladung zu einer Veranstaltung erhalten, wird diese standardmäßig von Google übernommen. Sie haben jedoch noch weitere Optionen unter "Einladungen automatisch zu meinem Kalender hinzufügen", einschließlich der Option, diese Termine nur zu sehen, wenn Sie die Einladung angenommen haben. Vergessen Sie nicht, auf Speichern zu klicken.

Sie müssen die Confabs, die Sie überspringen, nicht auf Ihrer Agenda behalten.

13. Lassen Sie Google Kalender für Sie antworten

Wenn Sie keine Zeit damit verschwenden möchten, auf ein Treffen mit einem "Nein" zu antworten, wenn Sie disponiert sind, spart dieses Tool Zeit. Besuche die Labs, nachdem du auf das Zahnradsymbol geklickt hast, aktiviere 'Ereignisse automatisch ablehnen' und speichere. Wenn Sie das nächste Mal zu etwas eingeladen werden, das bei der Buchung Ihres Kalenders passiert, erhalten Sie sofort eine Antwort.

14. Verpasse nicht das nächste Treffen

Bleib auf dem Laufenden mit diesem kleinen Ticker.

Kommst du oft unmodern zu spät? Beginnt dein Chef zu bemerken? Machen Sie eine Erinnerung für Ihr nächstes Meeting in großen, fetten Buchstaben, indem Sie Ihrem Kalender ein Modul hinzufügen. Sie finden es, indem Sie im Zahnradmenü Labs aufrufen und "Nächstes Meeting" aktivieren.

15. Anzeigen, wer frei oder beschäftigt ist

Fügen Sie Mitarbeiter Ihrer Liste "Frei oder beschäftigt" hinzu.

Dieser Tipp ist nützlich, wenn Sie häufig dieselbe Person treffen und bereits einen Kalender mit diesem Kollegen teilen. Wenn Sie das Add-on "Frei oder beschäftigt" aktivieren (im Dropdown-Menü "Geräte" Labs auswählen), wird dieses Modul am rechten Rand des Kalenders angezeigt. Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kollegen ein, und Sie erhalten eine Statusmeldung "Frei" oder "Besetzt". Keine weiteren Schritte durch den Flur zu ihrem leeren Büro.

Mehrere Orte verwalten

16. Zeige zwei Zeitzonen

Lassen Sie die Pazifik- und die Zentralzeit in Ihrem Kalender nebeneinander liegen.

Angenommen, Sie teilen den Monat zwischen San Francisco und Chicago auf. Sie können auf einen Blick wissen, wie spät es in beiden Städten ist - und Ihr Kalender kann helfen. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Einstellungen. Auf der Registerkarte Allgemein sehen Sie Ihre aktuelle Zeitzone Pacific. Um die Zentralzeit hinzuzufügen, klicken Sie auf Eine zusätzliche Zeitzone anzeigen und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Zentrale. Zurück in Ihrem Kalender sehen Sie, dass die Zeiten für die linke Küste und die dritte Küste nun nebeneinander erscheinen.

17. Verwalten Sie mehrere Zeitzonen

Ihr Entwickler ist in Ho-Chi-Minh-Stadt, Ihr Designer ist in Reykjavik und Ihr Investor ist in Palo Alto. Wenn Sie mehrere Zeitzonen gleichzeitig erfassen müssen, benötigt die Google Kalender-Weltzeituhr weniger Platz als das im vorherigen Tipp beschriebene Element. Fügen Sie die Uhr hinzu, indem Sie die Labs über das Zahnradsymbol aufrufen. Scrollen Sie nach unten und wählen Sie Aktivieren neben "Weltzeituhr". Aus dem Modul, das in Ihrem Kalender angezeigt wird, können Sie Indochina Time und Greenwich Mean Time neben Ihrer aktuellen Pacific Time hinzufügen.

18. Kenne das Wetter

Lass Google das Wetter für dich überprüfen.

Jetzt weißt du, wie spät es in Chicago ist, aber was solltest du dort tragen? Lassen Sie Ihren Kalender die Vorhersage machen. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und scrollen Sie in den allgemeinen Einstellungen nach unten, um Ihre Postleitzahl einzugeben. Wählen Sie unter diesem Feld Celsius oder Fahrenheit unter "Wetter basierend auf meinem Standort anzeigen" aus. Sobald Sie auf Speichern klicken, sehen Sie Symbole wie Gewitterwolken oder eine helle Sonne unter Ihren ganztägigen Ereignissen. Klicken Sie auf die Gewitterwolken, um die Details des Tages anzuzeigen - und ziehen Sie Ihre Galoschen aus.

Verbinden Sie Ihren Kalender mit der Welt

19. Hinzufügen von Kalendern aus dem Web

Laden Sie Ihr Spiel in den Kalender.

Google Kalender verwendet das iCalendar-Format, mit dem Sie Ihre Kalender problemlos teilen und die Kalender anderer Personen abonnieren können. Wenn Sie beispielsweise Ihre Arbeitszeit rund um die Green Bay Packers planen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts neben Andere Kalender und wählen Sie dann Interessante Kalender durchsuchen. Klicken Sie auf die Option Sport und suchen Sie Ihr Team. Sie können das Web auch nach einem Thema durchsuchen, das Sie interessiert, und der Abfrage "ICS" oder "ICAL" hinzufügen. Unter den Ergebnissen finden Sie möglicherweise eine Webseite mit einer Option zum Hinzufügen verwandter Ereignisse zu Ihrem Kalender. Solange Sie in Ihrem Google-Konto angemeldet sind, ist die Option nur ein oder zwei Klicks entfernt. Kehren Sie zur Liste Andere Kalender zurück, um jedem Kalender einen Farbton zuzuweisen (klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben einem Kalender in Ihrer Liste), damit Sie sie auf einen Blick unterscheiden können.

20. Planen Sie Ereignisse in Ihrem sozialen Netzwerk

Möglicherweise verwenden Sie Google+ bereits für geschäftliche Zwecke, z. B. für Videokonferenzen in Hangouts. Wenn Sie in diesem Netzwerk genügend Kontakte aufgebaut haben, kann dies für die Planung Ihres großen Launch-Events nützlich sein. Suchen Sie auf Ihrer Google+ Seite nach dem leeren Feld "Teilen Sie Neuigkeiten" und klicken Sie auf das Kalendersymbol auf der rechten Seite. Geben Sie als Nächstes die Details Ihrer Veranstaltung ein. (An dieser Stelle verfügt Google+ jedoch nicht über natürliche Sprachfunktionen. Daher können Sie nicht einfach "Spendenaktion nächsten Dienstag um 19:00 Uhr" aussprechen.) Laden Sie einen oder alle Ihre Kontakte oder Kontaktkreise in "Einladen" ein … "Feld. Bevor Sie auf klickenLade ein, wähle ein Bild aus, um das Ereignis zu verkleiden. Sie können Facebook-Events auch mit Google Kalender integrieren: Klicken Sie bei Ihrem Facebook-Event zunächst auf das Zahnradsymbol von Facebook und wählen Sie Ereignisse exportieren.

21. Teilen Sie Ihren Kalender

Vielleicht startet Ihr Unternehmen eine wöchentliche YouTube-Sendung oder die Tinte, die gerade auf Ihrer Buchrundreise getrocknet ist. Sparen Sie Ihren Fans Zeit, indem Sie solche Veranstaltungen veröffentlichen und Ihren Kalender der Öffentlichkeit zugänglich machen. Klicken Sie unter Ihrem Minikalender auf den kleinen Pfeil neben "Meine Kalender" und wählen Sie dann Einen neuen Kalender erstellen. Füllen Sie alle Felder aus und wählen Sie Diesen Kalender mit anderen teilen, dann Machen Sie diesen Kalender öffentlich. (Wenn Sie möchten, können Sie die Freigabe hier auf Einzelpersonen oder Gruppen in Ihrem Unternehmen beschränken.) Wenn Sie fertig sind, fügen Sie einen Link zu Ihrem Kalender von Ihrer Website hinzu und vergessen Sie nicht, ihn auf Facebook und Twitter zu teilen: Sie Sie können den Einbettungscode und die URL für Ihren neuen Kalender abrufen, indem Sie im Menü, das angezeigt wird, wenn Sie auf den Pfeil neben dem Kalender klicken, auf Einstellungen zugreifen.