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Die Organisation von Teamsitzungen ist eine schwierige Aufgabe, besonders wenn der Organisator feststellt, dass es keine gute Zeit gibt, in der sich alle treffen können. Das Problem kann jedoch in gewissem Umfang über Outlook neu ausgerüstete Funktion namens Neue Zeit vorschlagen minimiert werden. Benutzer, die Desktop-Versionen von Microsoft Outlook ausführen, kennen diese Funktion möglicherweise. Es ist eine Funktion, die es den Teilnehmern ermöglicht, zu überprüfen, wann alle, einschließlich sich selbst, frei sind, so dass eine Besprechung leicht und ohne großen Aufwand für den Organisator arrangiert werden kann.
Alle Teilnehmer müssen die vorgeschlagene Zeit für Besprechung und Vorschlag höflich ablehnen andere geeignete Zeit für den Organisator des Meetings. Der Organisator kann dann den besten neuen Zeitvorschlag annehmen und das Meeting schnell umplanen.
Wie die Funktion "Neue Zeit vorschlagen" in Outlook funktioniert
Zuerst sendet ein Organisator des Meetings eine Anfrage an alle Teilnehmer. Nach Erhalt der Besprechungsanfrage können die Paketempfänger verschiedene Optionen finden (Vorläufig, Ablehnen und Neue Zeit vorschlagen), die neben der üblichen Schaltfläche "Akzeptieren" im Abschnitt "E-Mail" aufgeführt sind.
Wenn es einen Konflikt über die vorgeschlagene Zeit für das Meeting gibt. Ein Teilnehmer kann einfach auf die Schaltfläche Neue Zeit vorschlagen entweder auf der Einladung oder auf dem Kalender selbst klicken.
Wenn er fertig ist, findet er 3 Auswahlmöglichkeiten:
- Akzeptieren und neue Zeit vorschlagen
- Vorläufig und neue Zeit vorschlagen
- Neue Zeit ablehnen und vorschlagen.
Nachdem Sie eine der drei Optionen Neue Zeit vorschlagen ausgewählt haben, öffnet sich eine optimierte Ansicht des Planungsassistenten.
Dort können Sie die entsprechenden Details eingeben und auf OK klicken ` Taste. Die Aktion zeigt sofort eine neue E-Mail-Nachricht an, die automatisch an den Organisator mit dem neuen Zeitvorschlag adressiert wird. Sie erhalten zusätzlich zum Organisator auch die Option zum Hinzufügen von Empfängern.
Wenn ein Besprechungsorganisator eine E-Mail von einem Teilnehmer erhält, der eine neue Uhrzeit vorschlägt, wird in der Einladung eine Benachrichtigung angezeigt, dass ein neuer Zeitpunkt vorgeschlagen wurde Besprechungseinladung früher gesendet.
Wenn der Organisator für die vorgeschlagenen Änderungen empfänglich ist, bearbeitet er das Ereignis. Der Planungsassistent gibt ihm die Möglichkeit, neben allen neuen Zeitvorschlägen, die er von allen Teilnehmern erhält, die aktuelle Besprechungszeit einzusehen.
Dies erleichtert ihm die Suche, den Vergleich von Optionen und die Auswahl der für alle am besten geeigneten.
Sobald ein neues Timing für das Meeting ausgewählt wurde, kann ein Organisator eine aktualisierte Einladung an alle Teilnehmer senden.
Quelle.
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