Microsoft Office Accounting wird vielseitiger

Office Accounting 2008 können Sie praktisch alle Daten in Excel importieren, einschließlich Konten, Transaktionen (z. B. Rechnungen und Lieferantenrechnungen) und Auflistungen (z. B. Inventarprodukte und Kunden).

Die Version 2008 von Microsoft Office Accounting verwischt die zwischen herkömmlicher Buchhaltungssoftware auf Windows-PC und webbasierter Software (oder SaaS - Software as a Service - wie es in der Industrie bekannt ist). Beide sind in das Menü "Office Accounting" integriert, das so angepasst werden kann, dass eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ihren Kunden verbesserte Services anbieten kann.

Office Accounting 2008 ist auch für Neophyten besser geeignet als sein Vorgänger. Der Einstieg in die Buchhaltungs-App ist einfacher - insbesondere, wenn Sie derzeit eine Excel-Tabelle verwenden, um Ihre Geschäftsfinanzen zu verfolgen. Neue Geschäftsvorlagen sind verfügbar, um Konten für bestimmte Arten von Unternehmen einzurichten, vom Einzelhandel bis zum Bau.

Ein neues Online-Ressourcencenter bietet Links zu Videotutorials (um mehr über Programmabläufe zu erfahren), allgemeinen Geschäftstipps und einer Community Bulletin-Board, wo andere Benutzer Fragen und Antworten teilen können.

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Seit der Einführung vor drei Jahren bietet Office Accounting immer eine gute Integration mit Word, Excel und andere Microsoft Office-Anwendungen, sodass Sie in Office erstellte Formulare und Berichte verwenden können. Die Integration ist noch besser in der neuesten Version: Das Programm kann jetzt praktisch alle Excel-Daten importieren, einschließlich Konten, Transaktionen (wie Rechnungen und Lieferantenrechnungen) und Listen (wie Inventarprodukte und Kunden).

Auch in diesem Jahr neu ist spanischsprachige Unterstützung für Latino-Unternehmen. Sie können auch verschiedene Sprachen mischen, beispielsweise die spanischen Rechnungsmenüs, während Sie Kundenrechnungen auf Englisch vorbereiten.

Engere Kommunikation mit Ihrem Buchhalter

Einige der neuen Funktionen in Office Accounting 2008 scheinen Buchhalter davon zu überzeugen, ihre Rechnungen zu verschieben Small-Business-Clients zu Microsofts App (im Gegensatz zu Archrival Intuit QuickBooks). Viele kleine Unternehmen beschäftigen keinen professionellen Buchhalter, sondern verlassen sich auf eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die ihnen bei der Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen hilft. Office Accounting führt innovative Funktionen ein, um die Kommunikation zwischen einem externen Buchhalter und einem Kunden zu verbessern.

Eine Buchhaltungsfirma kann nun Teile ihrer Website in das Menü von Office Accounting integrieren. Beispielsweise kann ein Buchhalter Mahnungen zu Fälligkeitsterminen für Steuerzahlungen, einen Online-Newsletter und Links zu Buchhaltungsdiensten für spezielle Bereiche wie Lohnbuchhaltung anbieten.

Diese Buchhaltungs-Add-Ons werden in einer XML-Datei angegeben. Das Ändern dieser Datei erfordert einige technische Kenntnisse, aber Microsoft sagt, dass es bald ein frei herunterladbares Dienstprogramm zum einfacheren Erstellen und Ändern der XML-Datei anbieten wird.

Ein Buchhalter kann eine oder mehrere angepasste Geschäftsvorlagen für eine spezialisierte Firmenkonfiguration entwickeln und ein Standard-Kontenplan für Kunden in bestimmten Branchen. Der Buchhalter kann dann die benutzerdefinierte Vorlage exportieren und an einen Client senden, um dem Kunden einen schnelleren Einstieg zu ermöglichen.

Die App ermöglicht es einem Unternehmen auch, eine Kopie seiner elektronischen Bücher an seinen Buchhalter zu senden, der finanzielle Anpassungen vornehmen kann richtige Einträge. Diese buchhalterische Übertragungsfunktion ist auch in den meisten anderen Buchhaltungsanwendungen für kleine Unternehmen (einschließlich QuickBooks) verfügbar.

Kostenlose werbefinanzierte Version

Office Accounting Express 2008, eine Basisversion der Anwendung, die auf Neu- und Heimbasis ausgerichtet ist Unternehmen, ist ein kostenloser Download von Microsoft's Ideawins. Express kann Einnahmen und Ausgaben erfassen, verwaltet jedoch kein Inventar und eignet sich daher nicht für Unternehmen, die Produkte verkaufen. Diese kostenlose Version zeigt Werbung.

Office Accounting Professional 2008 (200 US-Dollar, plus 50 US-Dollar aus dem Preis der letztjährigen Version; Upgrades 150 US-Dollar) fügt Inventarmanagement, Auftragsverfolgung, Verkaufs- und Kaufaufträge sowie Anlagevermögen hinzu. Es richtet sich an kleine Unternehmen mit bis zu 25 Mitarbeitern. Unternehmen, die über Professional hinauswachsen, können in der Dynamics-Produktlinie von Microsoft auf eine leistungsfähigere Accounting-App umsteigen.

Microsoft plant im nächsten Jahr die Einführung einer Professional 3-User Edition ($ 500) und einer Professional Plus Edition ($ 300); Professional Plus fügt einem Lohnberechnungsservice ein Jahresabonnement hinzu, zusammen mit einem eBay-Service, mit dessen Hilfe Produkte schnell für den Online-Verkauf aufgelistet werden können.

Office Accounting bietet eine interessante Alternative zu Intuits QuickBooks. Die Multicurrency-Unterstützung in der Microsoft-App eignet sich besonders für Unternehmen, die am Import und Export von Produkten beteiligt sind. Die enge Integration mit Word und Excel sollte Unternehmen, die derzeit Finanzdaten in diesen Apps aufzeichnen, zu einem echten Buchhaltungssystem verholfen.

Trotz der Preiserhöhung von 50 US-Dollar für die Professional-Edition bleibt Office Accounting kostengünstig. In einer kostenlosen 60-Tage-Testversion können Unternehmen es ohne finanzielles Risiko ausprobieren.

Richard Morochove ist IT-Berater und Autor. Senden Sie ihm Fragen zur Verwendung von Technologie in Ihrem verbundenen kleinen bis mittleren Unternehmen per E-Mail. PC World darf Ihre Anfrage bearbeiten und kann nicht garantieren, dass alle Fragen beantwortet werden.