Stellen Sie sicher, dass die allgemeine E-Mail beantwortet wird

Wie geht Ihr Unternehmen mit der allgemeinen und der Verkaufsanfrage-E-Mail um? In vielen Organisationen werden diese Nachrichten an ein freigegebenes E-Mail-Konto gesendet, z. B. an [email protected]. Die Beantwortung dieser Fragen kann in der Verantwortung eines beliebigen Unternehmensvertreters liegen.

Aber wie stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen alle Anfragen, die an eine freigegebene E-Mail-Adresse gesendet werden, sofort bearbeitet? In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt kann es zu einem Unterschied zwischen dem Gewinnen eines Kundenauftrags und dem Verlust des Kunden führen, wenn eine E-Mail zu lange unbeantwortet bleibt. Und wie verhindern Sie, dass mehrere Mitarbeiter ihre Zeit verschwenden (und dem Kunden einen schlechten Eindruck von den Geschäftsprozessen Ihres Unternehmens vermitteln), indem sie dieselbe Abfrage beantworten?

E-Mail-Center Pro (ECP) kann helfen. Es handelt sich um einen neuen webbasierten Dienst für die Freigabe von E-Mail-Nachrichten zwischen Kollegen, die Kommentare zu Nachrichten hinzufügen und Vorlagen verwenden oder zusammenarbeiten können, um zeitnahe Antworten zu erzeugen.

Abhängig von der Einrichtung des Systems kann die Freigabe von Nachrichten Auswirkungen auf die Privatsphäre haben. Und ECP wurde nicht entwickelt, um Ihre geschäftlichen E-Mails zu ersetzen. Es funktioniert mit Ihrem bestehenden Service, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter den Ball nicht in ihrer elektronischen Korrespondenz lassen.

Sie können ECP mit einem kostenlosen, werbeunterstützten Plan bewerten. Bezahlte Pläne beginnen bei $ 19 pro Monat.

Verwenden von Email Center Pro

Sie können sich innerhalb weniger Minuten online für ein ECP-Konto anmelden und ein oder mehrere Postfächer erstellen. ECP empfiehlt, dass Sie Mail an den Dienst channeln, indem Sie POP-Abruf von einem bestimmten Postfach aus einrichten (z. B. [email protected]). Aber wenn Sie möchten, können Sie die Post weiterleiten, oder Sie geben einfach Ihre ECP-Mailbox-Adresse an (obwohl dies eine etwas lächerlichere Adresse erzeugt - etwa wie [email protected]).

Sie können Verwenden Sie den Dienst natürlich für private Konten, aber wenn Sie dies tun, wird die E-Mail-Adresse dieser Person nicht länger privat. Wenn Mitarbeiter krank werden oder in Urlaub oder Mutterschutz gehen, kann die Verwendung von ECP für die Bearbeitung ihrer Konten (z. B. durch zeitweiliges Weiterleiten ihrer Nachrichten an ECP) ​​Mitarbeitern helfen, die E-Mail-Nachrichten aufzulockern, die ansonsten so lange zurückbleiben würden, bis die abwesenden Mitarbeiter zurückkommen.

Nachdem Sie sich beim Online-Service von ECP angemeldet haben, können Sie alle E-Mail-Nachrichten in den abgedeckten Konten anzeigen und durchsuchen, was eine Historie der Kundenkommunikation darstellt. Um einen vollständigeren Datensatz zu erstellen, können Sie auch ältere Nachrichten und relevante Nachrichten von einzelnen Konten weiterleiten, die nicht vom Dienst verarbeitet werden.

ECP verwendet SpamAssassin als Antispam-Filter. Eingehender Spam zählt nicht zu den eher knappen monatlichen E-Mail-Nachrichtenkontingenten.

Mit Email Center Pro können Sie Nachrichten in einem freigegebenen Postfach einzelnen Mitarbeitern zur Nachverfolgung zuweisen.

Ein Dropdown-Menü lässt Sie zuweisen eine neue Nachricht an eine bestimmte Person zur Nachverfolgung. Sie können auch neue Nachrichtenbenachrichtigungen senden, und Sie können Antworten verfolgen, um zu sehen, wie lange eine E-Mail nicht beantwortet wurde - oder Notizen an einen E-Mail-Thread mit einem Kunden anhängen, um Informationen mit Ihrem Team zu teilen.

Mit dem integrierten Editor können Sie benutzerdefinierte Nachrichtenvorlagen erstellen, wodurch die für die Erstellung einer benutzerdefinierten Antwort benötigte Zeit verringert und die Antworten Ihres Unternehmens konsistent gestaltet werden.

Intelligente Ordner ermöglichen Ihnen die Organisation Ihrer E-Mails nach Filterkriterien Geben Sie an - z. B. nach Nachrichten Betreff oder E-Mail, die Ihnen für eine Antwort zugewiesen wurden. Diese Ordner erleichtern Ihnen die Anzeige der Nachrichten, die Sie für am wichtigsten halten.

Ist E-Mail Center Pro das Richtige für Sie?

ECP entstand aus dem Bedürfnis des Software-Entwicklers Palo Alto Software zur besseren Verwaltung seiner eigenen e -mail. Da ECP die Amazon Web Services-Infrastruktur verwendet, verfügt das Unternehmen über die gleiche Zuverlässigkeit wie der Amazon.com-Store.

Ein kostenloser Plan, unterstützt durch Anzeigen in E-Mail-Fußzeilen, bietet 1 GB Speicherplatz, akzeptiert 250 Nicht-Spam-E-Mail-Nachrichten pro Monat und bietet Platz für fünf Benutzer und zwei Postfächer. Ad-Free-Paid-Pläne beginnen bei $ 19 pro Monat für 5 GB Speicher, 2500 E-Mail-Nachrichten monatlich, unbegrenzte Benutzer und fünf Postfächer; Diese Pläne enthalten auch einen Dienst zum Sichern Ihrer Daten.

Der teuerste Plan kostet $ 149 pro Monat für 30 GB Speicherplatz, 15.000 E-Mail-Nachrichten pro Monat, sichere SSL-Kommunikation und unbegrenzte Benutzer und Mailboxen.

ECP isn Die einzige Möglichkeit, geteilte E-Mails zu verwalten. Ich habe in einer früheren Kolumne eine weniger elegante (und weniger teure) Strategie diskutiert. Ein Help-Desk-Ticketsystem wie Cerberus Helpdesk ist eine weitere Option. ECP ist jedoch einfach zu verwenden und einfach neben Ihrem bestehenden E-Mail-System einzurichten.

Das Unternehmen hat auch eine Werbung für PC World-Leser erstellt: Eingabe von pcworld08 in der Code-Box während der Anmeldung für Der Standard ($ 19 / Monat) Plan berechtigt Sie zu drei Monaten kostenlosen Service.

Richard Morochove ist IT-Berater und Autor. Senden Sie ihm Fragen zur Technik in Ihrem angeschlossenen kleinen bis mittleren Unternehmen per E-Mail. PC World darf Ihre Anfrage bearbeiten und kann nicht garantieren, dass alle Fragen beantwortet werden.