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Oracle-Lizenzierungsberater Eliot Arlo Colon erinnert sich noch immer an den riesigen globalen Verlag, der" so verdammt selbstbewusst "wäre, würde er durch eine bevorstehende Softwarelizenzprüfung unversehrt durchbrechen.
Aber einmal die Firma den Vertrag mit der E-Business-Suite entstan- den, bekam er eine hässliche Überraschung.
Entgegen der langjäh- rigen internen Überzeugung erlaubte der Custom-Licensing-Vertrag des Publishers nur die nordamerikanische Nutzung des ERP- (Enterprise Resource Planning) -Pakets, nicht weltweit zu Colon, Präsident von Miro Consulting in Woodbridge, New Jersey. Die Firma war an "Zigmillionen von Dollars" in Lizenzgebühren gebunden, obwohl das Problem letztlich für weniger als diesen Betrag geregelt wurde, sagte Colon.
Es gibt kaum stichhaltige Beweise, dass Anbieter in den letzten Jahren mehr Audits als üblich durchführen Monate, sagen Beobachter und Branchenanalysten. Aber auch wenn das Letzte, was ein bargeldloser IT-Shop heutzutage verlangt, eine heftige, unerwartete Gesetzesvorlage wegen Nichteinhaltung der Lizenz ist, könnte jetzt ein guter Zeitpunkt sein, sich darauf vorzubereiten, den Schaden zu minimieren.
"Proaktiv ist besser als reaktiv, wenn es um Software-Audits geht ", sagte Robert J. Scott, ein Anwalt aus Dallas, der sich auf Software-Audits spezialisiert hat. Unternehmen sollten sich bemühen, "in einem revisionssicheren Modus" zu sein.
"Sie benötigen einen systematischen Prozess, um zu bewerten, was auf Ihren Computern und was Sie gekauft haben", vierteljährlich durchgeführt, wenn möglich, sagte Scott. Außerdem "müssen Sie dies mit einer analytischen Genauigkeit tun, die ausreicht, um die Ergebnisse im rechtlichen Kontext als wahr und genau zu bestätigen. Wenn Sie nicht an diesen Punkt gelangen, haben Sie ein großes Problem."
Natürlich können Audits manchmal gute Ergebnisse bringen, indem sie die Tatsache aufdecken, dass ein Unternehmen überlizensiert ist, was die Möglichkeit bietet, Shelfware loszuwerden oder Lizenzen auf nützlichere Anwendungen zu übertragen.
Während er "einen stetigen Strom von Anfragen bekommt "Für die Hilfe von Kunden, die als nicht konform eingestuft wurden, ist die Überlizenzierung heutzutage ein" viel größeres "Problem als die Unterlizenzierung, sagte Duncan Jones, Analyst bei Forrester Research.
Es gibt viele Wege, die Wahrheit zu erfahren, einige teurer als andere. Anbieter wie Acresso verkaufen SAM (Software Asset Management) -Anwendungen zur Überwachung der Einhaltung, und Outfits wie Miro Consulting können "freundliche" Audits und Compliance-Überprüfungen durchführen.
Aber in vielen Fällen sollten Kunden mit der grundlegenden Verwaltung beginnen und Schritte wie Speichern unternehmen Alle ihre Software-Verträge an einem einzigen Ort, sagte Ray Wang, ein Partner der Analystenfirma Altimeter Group. "Die meisten Unternehmen haben sie in Aktenschränken, die sich über mehrere Standorte erstrecken."
Ein weiterer entscheidender Vorkaufsschritt ist laut Jones die Einschränkung der Virtualisierung, bis sie die Auswirkungen auf die Lizenzierung vollständig verstanden haben.
"Ich sehe immer noch Ein steter Strom von Unternehmen, von denen ich dachte, sie hätten es besser gewusst und festgestellt, dass sie Compliance-Probleme haben, weil sie nicht überprüft haben, was los ist und die Vereinbarung lesen, um zu sehen, wie es mit Virtualisierung umgehen würde
Anbieter haben lange Software lizenziert, die auf Hardware-Metriken wie Servern oder Prozessoren basiert, und Lizenzverträge gehen davon aus, dass die Anwendung dauerhaft einem bestimmten physischen Asset zugewiesen wird, schrieb Jones in einem Anfang dieses Jahres veröffentlichten Bericht Innerhalb virtueller Maschinen "kann normalerweise nicht dauerhaft mit den Ressourcen verbunden werden, die sie unterstützen", schrieb er. Während Lizenzverträge Kunden häufig Lizenzen auf verschiedene Maschinen übertragen lassen, erlauben sie typischerweise nicht "die ständige, häufige Neuzuordnung, die ein Kunde durchführen möchte, um die Virtualisierung voll auszunutzen".
Kunden sollten Schritte wie den Wechsel zu einem Lizenzmodell "Named User" oder eine uneingeschränkte Nutzungsvereinbarung, laut dem Bericht von Jones.
Welche Vorkehrungen auch immer die Kunden treffen, sie bereiten sich laut Colon auf das Unvermeidliche vor.
Miro Consulting sagt seinen Kunden, dass sie davon ausgehen, dass sie in den nächsten ein bis drei Jahren von Oracle formell oder informell auditiert werden," er sagte. "Es ist nur eine Tatsache."
Oracle und andere Anbieter reagierten nicht auf Anfragen nach Kommentaren zu ihren Auditing-Praktiken.
Aber viele Audits stammen von herstellergestützten Gruppen wie der Business Software Alliance (BSA), die Whistleblower anbietet bis zu einer Million US-Dollar für gültige Berichte über Verstöße gegen Software-Urheberrechte.
Die meisten BSA-Tipps - etwa 2.500 pro Jahr - stammen von aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern in Unternehmen, in denen mutmaßliches Fehlverhalten vorkommt eine laufende Zählung der von den Tätern bezahlten Siedlungen.
Nur etwa die Hälfte der Whistleblower fordert laut BSA eine Belohnung. "Die Leute wollen das Richtige tun. Wenn sie das sehen, vor allem in einem größeren Maßstab, denken die Leute, dass es falsch ist", sagte Jodie Kelley, General Counsel und Vizepräsidentin der Anti-Piraterie.
In den meisten Fällen die BSA fordert Unternehmen auf, Self-Audits ihrer Software-Assets durchzuführen und versucht, eine Einigung zu erzielen, wenn eine Nichteinhaltung festgestellt wird. Während die BSA Klage einreichen kann, wenn ein Geschäft nicht erreicht werden kann, würde sie es vorziehen, diesen Schritt nicht zu tun, sagte Kelley. "Prozess ist auf beiden Seiten teuer."
Wenn ein Unternehmen ein Schreiben erhält, in dem ein Selbst-Audit beantragt wird von der BSA sollten das Dokument und sein Inhalt eng gehalten werden, nach Scott.
"Sie wissen nie, wer mit der BSA kooperiert, oder wer intern eine Beziehung mit dem verärgerten Angestellten haben kann", sagte er.
Wenn Kunden beschließen, die Angelegenheit außergerichtlich beizulegen, sollten sie schriftlich darauf hingewiesen werden, dass alle Dokumente, die sie produzieren, nur für Abwicklungszwecke bestimmt sind und den Verkäufer daran hindern, sie im Zuge einer Klage zu verwenden, sagte Scott.
Es gibt wenig zu gewinnen, um bereitwillig mehr Informationen zu liefern, als die Wirtschaftsprüfer verlangen, um sich versöhnlich zu verhalten, so Scott.
"Kunden, die die Position einnehmen," Wir werden ihnen alles zeigen Sei fair, sie werden fair zu uns sein? Sobald sie die Materialien liefern … berichten sie über eine Erfahrung von Jekyll und Hyde [vom Verkäufer] ", sagte er.
Die beste Verteidigung gegen ein offizielles Audit kann sein, dass man proaktiv vor dem Eintreffen eines Briefes handelt.
If Ein Selbst-Audit bringt große Probleme mit sich, Unternehmen können ihren üblichen Verkaufskontakt beim Anbieter anzeigen, der laut Forrester Jones die Dinge zu den vernünftigsten Kosten in Ordnung bringen könnte.
Eine Sache, die keinen Sinn ergibt, ist ein Versteckversuch Non-Compliance-Probleme.
Zum einen sind solche Aktionen "moralisch falsch", sagte Jones. Zweitens, wenn eine Firma in einem solchen Versteck gefangen wird, "werden andere Anbieter auf Sie herabkommen", fügte er hinzu.
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