HyLighter hilft Gruppen bei der Zusammenarbeit an Dokumenten

Zusammenarbeit mit anderen Mitgliedern Ihres Teams Dokumente zu erstellen und zu modifizieren ist ein häufiges Geschäftsbedürfnis. Aber was ist der beste Weg, um diese Aufgabe zu bewältigen? Mit einem neuen Online-Dokument-Collaboration-Service namens HyLighter können Sie Anmerkungen farbig markieren, die der Service getrennt vom Originaldokument verfolgt.

Produkte, die auf die Bedürfnisse von Personen zugeschnitten sind, die mit Dokumenten zusammenarbeiten, gibt es schon seit einiger Zeit. Ein bekanntes Beispiel ist die Microsoft Word-Funktion "Änderungen verfolgen". Mit dieser Funktion können Benutzer ein Word-Dokument mit Kommentaren und vorgeschlagenen Änderungen markieren, die andere Mitarbeiter akzeptieren oder ablehnen können.

Viele bekannte Web-Services bieten hochflexible Optionen für die Zusammenarbeit mit Dokumenten, einschließlich des Zugriffs auf freigegebene Dokumente. Mit Microsoft Office Live und WebEx WebOffice können Sie beispielsweise Dokumente auf eine private Online-Website hochladen, um sie dort zu teilen, zu prüfen und zu ändern. Basecamp bietet ein Online-Writeboard für Dokumenten-Collaboration sowie einfache Projektmanagement-Dienste.

HyLighter, derzeit im Betatest, ist ausschließlich auf Dokumenten-Collaboration spezialisiert. Sie bietet Vorteile, die bei generischen Online-Freigabediensten nicht verfügbar sind - vor allem ein intuitives Farbcodierungsschema, das Bereiche hervorhebt, die das Geschäftsteam betreffen.

HyLighter verfolgt Kommentare und vorgeschlagene Änderungen separat, damit sie das Originaldokument nicht verdecken. In der Tat können Sie das Dokument in HyLighter nicht selbst ändern, was es für einige Benutzer ungeeignet macht. Aber in Situationen, in denen Bedenken der Mitbearbeiter wichtig sind, kann es sehr praktisch sein.

HyLighter hat den Kleinbuchstaben c in diesem importierten PDF-Dokument falsch dargestellt.

HyLighter ist in Arbeit, daher würde ich nicht empfehlen darauf ausschließlich, wenn Sie mit wichtigen Dokumenten arbeiten; bereit sein, etwas anderes zu benutzen, wenn du damit Schwierigkeiten hast. Der Dienst gibt beispielsweise an, dass Dokumente in Word-, PDF- und HTML-Formaten unterstützt werden. Einige PDF-Dateien, die ich in den Dienst hochgeladen habe, wurden jedoch nicht vollständig getreu wiedergegeben. (HyLighter bestätigt, dass einige mehrspaltige PDF-Dateien mit eingebetteten Grafiken, z. B. die in der oben links gezeigten Bildschirmaufnahme, möglicherweise nicht richtig angezeigt werden.)

Word-Dokumente hingegen wurden fehlerfrei angezeigt. HyLighter sagt, dass es Annotationen auf Grafiken, Audio- und Videodateien unterstützen soll.

Wie HyLighter funktioniert

HyLighter erkennt zwei Arten von Benutzern: den Urheber des Dokuments und den Eingeladenen - die Person, die der Urheber ist bittet um Teilnahme an der Zusammenarbeit. Kurze animierte Tutorials auf der HyLighter-Website erklären beide Benutzerrollen genauer.

Der Originator startet den Prozess, indem er sich für den Service anmeldet und ein Dokument hochlädt. Als ich das erste Mal versuchte, mich anzumelden, stieß ich auf ein kleines Problem: Ich erhielt keine Bestätigung per E-Mail. Aber bei einem zweiten Versuch am folgenden Tag war ich erfolgreich.

Sobald Sie eingeloggt sind, sehen Sie eine freie Schnittstelle. Ganz oben befinden sich Menüoptionen für den Zugriff auf Dokumente, die Sie erstellen, und Dokumente, an denen Sie zur Zusammenarbeit eingeladen wurden. Ein rechtes Fenster enthält Links zum Ändern Ihres Profils und zum Importieren von Dokumenten, mit denen Sie in HyLighter arbeiten möchten.

Das Importieren von Dokumenten ist einfach. Sie geben einen Dokumenttitel an, suchen die Datei auf Ihrem PC, weisen ihr einen Urheberrechtsstatus zu (sicher, anstehend oder nicht anwendbar), wählen Sie aus einem Dropdown-Menü, geben Sie eine Beschreibung ein und listen Sie die E-Mail-Adressen auf die Personen, die Sie als Mitarbeiter einladen möchten.

Jeder Eingeladene erhält eine E-Mail-Nachricht, die eine Eingabe für das Dokument fordert. Bevor Sie an einem Dokument arbeiten, muss der Eingeladene ein HyLighter-Konto einrichten.

Kommentare, keine Änderungen

Nach dem Hochladen eines Dokuments von Ihrem PC zum Online-Dienst (das einige Sekunden dauert) können Sie beginnen kommentieren.

Die Farbbalken von HyLighter ähneln den echten Highlights, die mit farbigen Markierstiften aufgetragen werden: Sie verdecken den Text nicht. Gelbe Balken markieren Passagen, in denen Sie einen Kommentar abgegeben haben, blaue markieren Kommentare von anderen, und grüne markieren Bereiche von gemeinsamem Interesse. Dunklere Blau- oder Grüntöne erscheinen, wenn Mitarbeiter ein besonders starkes Interesse an einem Segment zeigen, beispielsweise wenn mehrere Teilnehmer Kommentare zum selben Text hinterlassen.

Kommentare werden in einem Fenster rechts neben dem Dokument angezeigt. Jeder Kommentar wird unter dem Namen des Autors angezeigt. Wenn Sie auf ein kleines kastenförmiges Symbol rechts neben dem Namen des Autors klicken, wird die entsprechende Hervorhebung rot. Mit anderen kleinen Symbolen können Sie Kommentare ersetzen, hinzufügen oder entfernen.

Wenn Sie Kommentare hinzufügen oder ersetzen, wird eine einfache Textbearbeitungsbox angezeigt, die einige gängige Formatierungsoptionen bietet, z. B. für Fett- und Kursivdruck. Sie können Links zu Websites oder Daten auf einem externen Server einfügen - z. B. Videos von YouTube -, aber Sie können die externen Daten nicht in HyLighter selbst hochladen.

Über der Kommentarspalte befindliche Schaltflächen machen zusätzliche dokumentweite Angaben Funktionen verfügbar. Mit einem können Sie eine G-Note erstellen - einen allgemeinen Kommentar, der nicht mit einem bestimmten Bereich des Dokuments verknüpft ist. Mit der Schaltfläche Vergleichen können Sie festlegen, wessen Kommentare Sie anzeigen möchten - eigene oder nur die von Kollegen.

Sobald die Zusammenarbeit abgeschlossen ist, können Sie eine Export-Schaltfläche drücken, um das Dokument und die Kommentare scheinbar in eine HTML-Datei zu exportieren Einschränkung der Nützlichkeit des Dienstes. (HyLighter plant Unterstützung für den Export in RTF-, PDF- und möglicherweise Word-Formate in der Zukunft.)

In der Zwischenzeit schlägt die HyLighter-Hilfedatei eine Problemumgehung vor, die die Schaltfläche "Einfache Ansicht" verwendet: Klicken Sie darauf, um ein schmaleres Fenster zu erzeugen in dem das markierte Dokument im oberen Bereich und die Kommentare im unteren Bereich angezeigt werden. Wenn Sie nicht über eine sehr kleine Anzeige verfügen, haben Sie genug Platz, um Ihre Dokumenterstellungs-App (z. B. Word) in einem zweiten schmalen Fenster neben dem Easy View-Fenster zu öffnen. Dann können Sie die Änderungen manuell vornehmen. Offensichtlich ist dies keine effiziente Art zu arbeiten.

Ist HyLighter es wert?

Mir gefällt, wie HyLighter die Kommentare vom Dokument trennt. Die meisten Tools für die webbasierte Zusammenarbeit ändern das Dokument selbst, und wenn viele Benutzer beteiligt sind, können die Absicht und der Ton des ursprünglichen Texts verloren gehen.

Wenn jedoch nur ein oder zwei Personen Ihr Dokument überprüfen, Die Gefahr, in Kommentaren zu ertrinken, kann sehr gering sein. In der Zwischenzeit könnte die zusätzliche Arbeit, Kommentare und Änderungen an das Originaldokument zu übertragen, ein großer Nachteil sein.

HyLighter kann während seiner Betaphase frei verwendet werden, und der Dienst zeigt echte Versprechungen. Wenn Sie an Dokumenten zusammenarbeiten müssen, empfehle ich, dass Sie es ausprobieren, um zu sehen, ob es Ihrem Stil entspricht.

Sobald die endgültige Version von HyLighter erscheint, wird sie als eine Anwendung verfügbar sein, die Benutzer auf ihrem Server installieren können sowie als gehosteter Dienst. Die Preise wurden nicht festgelegt.

Richard Morochove ist IT-Berater und Autor. Senden Sie ihm Fragen zur Verwendung von Technologie in Ihrem verbundenen kleinen bis mittleren Unternehmen per E-Mail. PC World kann Ihre Anfrage bearbeiten und kann nicht garantieren, dass alle Fragen beantwortet werden.