Verwenden Sie den Outlook-Kalender, um konstante, serielle Erinnerungen zu erhalten

Wir verlassen uns normalerweise auf Erinnerungen, um wichtige Aufgaben nicht zu vergessen. Aber diese einmalige Erinnerung reicht manchmal nicht aus. Sie verschwinden einmal und es ist verrückt, bevor Sie es merken. Dies ist der Zeitpunkt, an dem Sie mit ständigen Erinnerungen bombardiert werden müssen, um sicherzustellen, dass Ihr Gehirn nicht den Luxus hat, bei diesen wichtigen Aufgaben vergesslich zu sein.

Eine der wichtigsten Aufgaben für mich ist das Bezahlen meiner Kreditkartenrechnungen. Nur eine einzige Erinnerung? Dient nicht einmal als Anstoß, vergessen Sie, mich zu zwingen, mich bei meiner Bank anzumelden.

Was ich in einem solchen Szenario brauche, ist ein Prozess, der mir jeden Tag sagt: "Sie haben N Tage, um Ihre Rechnungen zu bezahlen". Jetzt verwende ich MS Outlook als Aufgaben-Tracker, und es hilft mir nicht, eine solche Routineerinnerung zu erstellen. Also dachte ich, ich würde stattdessen meinen Kalender verwenden, der mir wie im folgenden Beispiel vorgelesen wird.

Unser Artikel ist eine Anleitung zum Erstellen solcher Kalendereinträge. Außerdem benötigen Sie eine Anleitung, da Sie mit einem einfachen Kalendertermin keine solchen Countdown-Aufgaben erstellen können.

Teil I: Erstellen Sie eine CSV-Datei

Der Schlüssel zum Erstellen solcher Kalendereinträge besteht darin, eine Datei mit durch Kommas getrennten Werten zu erstellen und diese dann in den MS Outlook-Kalender zu importieren.

Erstellen Sie eine MS Excel-Datei und stanzen Sie Daten nach Ihren Anforderungen. Die Spaltenüberschriften Startdatum und Betreff sind ein Muss.

Die Daten sollten hier in aufsteigender Reihenfolge und die Anzahl der Tage in absteigender Reihenfolge angegeben werden. Um solche Serien schnell zu füllen, können Sie den in einem separaten Beitrag beschriebenen Trick anwenden.

Hinweis: Wenn Sie der Datei weitere Felder hinzufügen möchten, können Sie einen leeren Kalender erstellen, diesen als CSV-Datei exportieren und die unterstützten Felder untersuchen.

Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Datei im CSV-Format. Das liegt daran, dass Sie es später in Ihren Kalender importieren.

Teil II: CSV-Datei in den Kalender importieren

Jetzt müssen Sie die Dateiwerte in Ihren Kalender im MS Outlook-Tool importieren. In unserem Beispiel verwenden wir MS Outlook 2013. Die Schritte wären auch in niedrigeren Versionen mehr oder weniger gleich.

Schritt 1: Navigieren Sie zum Menü Datei und klicken Sie im linken Bereich auf den Abschnitt Öffnen und Exportieren. Klicken Sie dann rechts auf Import / Export.

Schritt 2: Wählen Sie im nächsten Fenster die Option Aus einem anderen Programm oder einer anderen Datei importieren. Klicken Sie auf Weiter.

Schritt 3: Wählen Sie dann den Dateityp. In unserem Fall müssen es kommagetrennte Werte sein. Klicken Sie erneut auf Weiter.

Schritt 4: Navigieren Sie zu der Datei mit Ihren Kalenderdaten, wie wir sie in Teil I oben erstellt haben. Klicken Sie auf Weiter, nachdem Sie die richtige Datei ausgewählt haben.

Schritt 5: Wählen Sie den Kalender aus, in den Sie den neuen Kalendereintrag importieren möchten, und klicken Sie dann auf Weiter.

Schritt 6: Überprüfen Sie nochmals, ob die Importdatei korrekt ist. Klicken Sie auch auf Benutzerdefinierte Felder zuordnen, um zu überprüfen, ob die Überschriften Betreff und Startdatum richtig zugeordnet wurden.

Schritt 7: Nachdem Sie die benutzerdefinierten Felder überprüft haben, klicken Sie auf OK und dann auf Fertig stellen. Innerhalb von Sekunden werden die Entitäten synchronisiert und die Änderungen wie im Beispielkalender angezeigt wiedergegeben.

Fazit

Für eine Person wie mich sind solche Erinnerungen sehr sinnvoll. Ich arbeite Tag für Tag mit Kalendern und sie helfen sehr dabei, mich bewusst und ständig an etwas Wichtiges zu erinnern, das ich über einen bestimmten Zeitraum wissen muss.

Probieren Sie Ihre Anforderungen aus und fragen Sie uns, ob Sie eine bestimmte Einstellung nicht schaffen.