So verwenden Sie eine benutzerdefinierte Liste zum Sortieren von Daten in MS Excel

Was fällt Ihnen als Erstes ein, wenn jemand über das Sortieren spricht? Ich bin sicher, aufsteigend und absteigend sind zwei Wörter, die eine Glocke läuten. Oder vielleicht ist es der berühmte Sorting Hat von Harry Potter.

Obwohl diese Methoden bewährt sind (der Sorting Hat ist nie falsch), gibt es viele andere Möglichkeiten, Daten zu sortieren. Nehmen Sie zum Beispiel die folgenden Beispieldaten. Es hat drei Spalten: Name, Abteilung und Gehalt.

Mein Chef bat mich, die Daten nach Abteilung zu sortieren. Sein Anspruch war weder aufsteigend noch absteigend. Stattdessen wollte er, dass die Daten in der folgenden Reihenfolge sortiert werden.

Zum Glück benutze ich MS Excel für die Arbeit mit Datensätzen. Daher konnte ich die Ergebnisse mit sehr geringem Aufwand und in sehr kurzer Zeit liefern. Hier erfahren Sie, wie Sie die Funktion verwenden und eine benutzerdefinierte Sortierung in MS Excel anwenden können.

Cooler Tipp: Eine weitere leistungsstarke Funktion für MS Excel-Daten ist die Filteroption. Lesen Sie unseren Leitfaden, um ihn besser zu verstehen und zu lernen.

Schritt 1: Wählen Sie den Datenbereich aus, den Sie sortieren möchten. Für mich waren es die im Beispiel gezeigten Daten.

Schritt 2: Wenn Sie die Daten ausgewählt haben, gehen Sie zum Menüband und wechseln Sie zur Registerkarte Daten. Klicken Sie auf Sortieren.

Schritt 3: Dadurch wird das Dialogfeld Sortieren geöffnet. Wählen Sie in der Spalte Sortieren nach (hier habe ich Abteilung ausgewählt) unter Sortieren nach und Benutzerdefinierte Liste für Reihenfolge die Option Werte aus.

Schritt 4: Nachdem Sie auf OK geklickt haben, wird ein Fenster mit dem Namen Benutzerdefinierte Listen angezeigt.

Es ist wahrscheinlich, dass Sie noch keine benutzerdefinierte Liste hinzugefügt haben, wenn Sie diese noch nie zuvor verwendet haben. Fügen Sie hier eine neue Liste hinzu, die Sie benötigen.

Schritt 5: Geben Sie unter Listeneinträge die Werte ein, die die benutzerdefinierte Liste enthalten soll. Stellen Sie sicher, dass Ihre Liste in der Reihenfolge ist, in der die Daten sortiert werden sollen. Außerdem sollte jeder Eintrag in eine neue Zeile eingefügt werden. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Hinzufügen.

Schritt 6: Ihre Liste wird nun unter Benutzerdefinierte Listen angezeigt. Markieren Sie die Liste und klicken Sie auf OK.

Schritt 7: Stellen Sie im Sortierfenster sicher, dass die Reihenfolge der soeben erstellten benutzerdefinierten Liste entspricht. Klicken Sie auf OK.

Schritt 8: Das war's. Ihre Daten sind bereits sortiert. Schauen Sie sich das Ergebnis aus meinem Beispiel unten an.

Cooler Tipp: Wir haben einen coolen Tipp für benutzerdefinierte Listen, mit dem Sie einen zufälligen Namen aus einer bestimmten Liste auswählen können. Und der Trick ist keine eingebaute Excel-Funktion. Vergessen Sie also nicht, einen Blick darauf zu werfen!

Fazit

Ich erinnere mich noch an eine College-Aufgabe, bei der wir ein Programm mit Java schreiben mussten. Die Aufgabe bestand darin, eine Liste von Daten in einer benutzerdefinierten Reihenfolge zu sortieren. Es stellte sich als große Anstrengung heraus. Genau deshalb erkenne ich den Wert der benutzerdefinierten Sortierfunktion in MS Excel.

Hoffentlich hilft es Ihnen, Ihre Arbeit mit Excel zu vereinfachen.