Verwenden Sie zum Nachverfolgen von Änderungen Kommentare in einem freigegebenen MS Word-Dokument

Im Büro müssen wir manchmal ein gemeinsames Dokument erstellen, nämlich. Ein Dokument, das von mehreren Personen verwendet werden soll. In diesem Fall ist es auch offensichtlich, dass die privilegierten Benutzer Änderungen am Dokument vornehmen. und manchmal Änderungen vornehmen, die andere nicht herausfinden können.

Daher ist es eine gute Idee, die an einem freigegebenen Dokument vorgenommenen Änderungen im Auge zu behalten. Die grundlegende Möglichkeit besteht darin, nach einer Änderung, die Sie vornehmen, einen Kommentar hinzuzufügen oder die Mitbearbeiter nach der Bearbeitung zu benachrichtigen. Dies ist jedoch nicht immer bequem, insbesondere wenn es sich um ein großes Dokument handelt. Zum Glück hat MS Word hier Ihren Rücken.

MS Word bietet auf der Registerkarte " Überprüfen" zwei hervorragende Tools, " Kommentieren" und " Änderungen verfolgen". Während ich nur sehr wenige Leute gesehen habe, die sie verwenden, wissen diejenigen, wie einfach es sein kann, wenn Sie diese beiden hervorragenden Funktionen in den Griff bekommen. Und heute werden wir Sie durch die Grundlagen des Praktizierens führen.

Verwenden von Kommentaren in MS Word

Mit dieser Funktion können Sie andere Benutzer (die Zugriff auf das Dokument haben) über Ihr Feedback oder Ihre Vorschläge zu bestimmten Dingen informieren. Wählen Sie beispielsweise einen Text aus (wie in meinem Artikel) und klicken Sie auf das Symbol Neuer Kommentar. Notieren Sie sich das Etikett (s1) und den entsprechenden Kommentar, der im linken Bereich hinzugefügt wurde.

Wenn jetzt andere Benutzer das Dokument öffnen, können sie den Kommentar anzeigen, Ihr Feedback annehmen oder ihre eigenen Kommentare hinterlassen. Mit den Multifunktionsleisten-Werkzeugen können Sie Kommentare löschen oder sogar zum vorherigen / nächsten Kommentar springen.

Verfolgen von Änderungen in MS Word zum Verfolgen von Dokumentänderungen

Wie der Name schon sagt, können Sie mit diesem Satz Änderungen verfolgen, die am Dokument vorgenommen werden. In dem Moment, in dem Sie auf " Änderungen verfolgen" klicken, wird alles, was Sie neu eingeben, rot unterstrichen. Und was auch immer Sie löschen, wird durchgestrichen (wie folgt), anstatt gelöscht zu werden.

Die vertikale Linie auf der linken Seite erstreckt sich über die gesamte Länge und enthält alle Änderungen. Zusammen mit diesem zeigt der Überprüfungsbereich (der über das Menüband aufgerufen werden kann) Details zu den vorgenommenen Änderungen an. Auf diese Weise hat der Eigentümer ein umfassendes Wissen über die Änderungen, die am Dokument vorgenommen wurden.

Diese Änderungen können jetzt mit der rechten Maustaste akzeptiert oder abgelehnt werden.

Außerdem können Sie wählen, ob Sie die Überarbeitungen im Sprechblasenformat anzeigen möchten (Bild unten) oder die verschiedenen Überarbeitungen des Dokuments überprüfen möchten (Umschaltoptionen in der Dropdown-Liste mit der Aufschrift " Final Showing Markup" (Endgültiges Markup anzeigen); siehe erstes Bild).

Es gibt viele andere Formatierungs- und Farbänderungsaktivitäten, an die Sie sich halten können. Und ich bin mir sicher, dass Sie diese Optionen ausprobieren werden, sobald Sie die Grundlagen beherrschen.

Fazit

Ziel dieses Artikels war es, Ihnen die Grundlagen zu vermitteln, die Ihnen den Einstieg in diese beiden wunderbaren Tools in MS Word erleichtern. Wenn Sie sie schon einmal verwendet haben, möchten Sie vielleicht ein paar Tricks und Tipps, die Sie kennen, mit unseren anderen Lesern teilen. Für diejenigen, die anfangen werden, teilen Sie uns Ihre Erfahrungen mit der erstmaligen Verwendung mit.