So sperren Sie die Daten in Ihren Apps

Ihre täglichen Büroanwendungen speichern mehr versteckte Informationen in den Dokumenten, die Sie erstellen und bearbeiten, als Sie vielleicht wissen. So stellen Sie sicher, dass Sie keine Daten veröffentlichen, die privat bleiben sollen.

Ausgeblendete Daten in Ihren Dokumenten

Das Werkzeug "Ausgeblendete Daten entfernen" macht seinem Namen mit älteren Office-Dokumenten alle Ehre.

Warum sollten Sie sich kümmern?: Peinliche Kommentare oder proprietäre Informationen können unbeabsichtigte Zielgruppen erreichen.

Szenario: Sie sind der Buchhalter eines Unternehmens, dessen Vorstand Sie gebeten hat, eine Übersicht über Ausgaben und Einnahmen zu erstellen - eine Aufgabe Dazu müssen Sie mit mehreren Personen zusammenarbeiten. Der Entwurf Ihres Berichts - geschrieben in Microsoft Word - wechselt für mehrere Tage den Besitzer, da verschiedene Teilnehmer Notizen, Fragen und vielleicht sogar ein paar unpolitische Grippes einfügen.

[Weiterführende Literatur: So entfernen Sie Malware von Ihrem Windows-PC]

Sie bereinigen das Dokument, bevor Sie es an die Tafel senden, aber der Kommentar "Erwarten die Leute wirklich, dass sie diesen Mist kaufen?" (zusammen mit dem Namen der Person, die es hinzugefügt hat, und der Uhrzeit und dem Datum seiner Erstellung) ist nicht verschwunden - es versteckt sich einfach.

Unter den Arten von Metadaten, die Tabellen, Word-Dokumente und PowerPoint-Präsentationen enthalten können in versteckter (aber leicht erkennbarer) Form sind der Name und die Initialen von jedem, der jemals das Dokument geschrieben oder bearbeitet hat; Vorlagedaten; Dokumentenrevisionen; Kommentare bearbeiten; den Namen Ihres Computers, die Firma, deren Name in den Lizenzinformationen für Ihre Kopie von Microsoft Office erscheint, und den Namen der Festplatte oder des Servers, auf dem Sie das Dokument gespeichert haben.

Eingebettete Informationen wie Dateiservernamen oder Benutzernamen - die oft als Anmeldedaten recycelt werden - machen Datendiebstahl für einen Unternehmensspion viel einfacher. Wenn Sie die Details des internen Netzwerks Ihres Unternehmens nicht für die ganze Welt veröffentlichen würden, warum würden Sie dann diese Informationen, die in den Dokumenten enthalten sind, die Sie für das Web erstellen, in Stücke teilen? Einige dieser Informationen sind leicht verfügbar, während das Extrahieren anderer Teile aus dem Dokument die Verwendung von Dateieditoren auf Dateiebene mit sich bringt.

Fix: Für Office XP und 2003 können Sie das Tool zum Entfernen verborgener Daten von Microsoft herunterladen. Für Office 2007-Dokumente können Sie mit dem Befehl Dokumentinspektor unerwünschte Metadaten aus Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien anzeigen und (optional) löschen.

Erfolglose Redaktion

Warum sollten Sie vorsichtig sein: Vertrauliche Daten zulassen Daten, die durch Nachlässigkeit in die Öffentlichkeit gelangen, spiegeln sich schlecht auf Ihnen wider.

Szenario: Wissenschaftler, medizinische Forscher und Gerichte müssen manchmal Versionen ihrer privaten Forschungsnotizen, Daten oder Berichte für den öffentlichen Konsum veröffentlichen. Wenn diese Dokumente vertrauliche persönliche Informationen enthalten - Namen, Sozialversicherungsnummern, Straßenadressen und Telefonnummern - ist es oft einfacher, diese Teile des Dokuments zu redigieren oder zu verdecken, anstatt die Originaldatei zu überarbeiten.

Die schwarze Balken, die die Namen von Personen, Orten und Daten in gedruckten Dokumenten abdecken, sind für einen Papierbericht ausreichend, aber digitale Dokumente sind eine andere Sache. Es gab hochkarätige Fälle, in denen Dritte leicht vermeintlich redigierte Informationen aufdeckten, weil die mit dem Dokument arbeitende Person nicht wusste, dass jemand, der mit der Vollversion von Adobe Acrobat ausgestattet ist, einen schwarzen Balken über dem Text einer PDF-Datei entfernen kann. Wenn Sie Informationen öffentlich freigeben müssen, ohne sensible Daten preiszugeben, müssen Sie darauf achten, dass die von Ihnen vorgenommenen Änderungen irreversibel sind.

Fix: Die NASA verfügt über die klarsten Online-Anweisungen zur Erklärung des Vorgangs. In Word-Dokumenten ist es einfach, eine neue Kopie der Datei zu speichern, die Sie redaktieren möchten: Stellen Sie sicher, dass der Revisionsmodus deaktiviert ist, und geben Sie dann Text über den zu redutierenden Text ein. Um Inhalt in PDF-Dateien zu redigieren, müssen Sie entweder ein Plug-In von Drittanbietern verwenden (z. B. das Redax-Dienstprogramm von $ 249) oder den Text mit schwarzen Balken in der PDF-Datei abdecken, die PDF in ein TIFF-Bild konvertieren und dann das TIFF neu konvertieren zu einem PDF. Der einzige Nachteil ist, dass Leser die Möglichkeit verlieren, Text in einem PDF zu suchen, das auf diese Weise konvertiert wurde.