So holen Sie das Beste aus Outlook

Viele von uns haben eine Hassliebe zu Outlook - ja wir hassen es, weil es manchmal unerwartet abstürzt, oder es dauert noch drei bis zehn Sekunden, etwas zu tun, was wir nicht erwartet haben. Aber ich glaube, dass viele von uns Outlook und seine intuitive Art mögen. Web-Mail-Anwendungen fühlen sich nicht so reich oder flüssig wie Outlook.

Outlook ist wahrscheinlich die erste Anwendung, die Sie öffnen, wenn Sie ins Büro kommen, und die letzte Anwendung, die Sie nachts schließen (wenn Sie es überhaupt schließen). Hier sind meine Top 10 Möglichkeiten, um eine bessere Erfahrung mit Outlook zu haben. Ich werde zuerst die fünf Grundlagen für eine tolle Outlook-Erfahrung teilen und dann in meinem nächsten Beitrag weiterführende Tipps teilen.

Drag & Drop Alles

Einer der größten Vorteile in Outlook ist, dass Sie praktisch können Ziehen Sie alle Outlook-Elemente von einem Ordner in einen anderen. Ziehen Sie eine E-Mail in Ihren Kontaktordner und Outlook erstellt den Kontakt für Sie mit dem Vor- und Nachnamen und der E-Mail-Adresse für Sie. Ziehen Sie eine E-Mail in den Kalenderordner und schon wird ein Termin für Sie mit dem Text der E-Mail in den Notizen des Kalenders erstellt.

Rechtsklick Alles

Im Zweifelsfall und nicht wissen was zu tun ist Als nächstes klicken Sie in Outlook mit der rechten Maustaste auf ein Outlook-Objekt und das Menü, das erscheint, wird wahrscheinlich die gewünschte Funktion haben. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen in einer E-Mail-Adresse und wählen Sie Zu Outlook-Kontakt hinzufügen. Ihr Kontakt wird automatisch erstellt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Kalendereintrag und Sie können ihn ausdrucken und zum nächsten Termin mitnehmen.

Öffnen Sie mehrere Outlook-Fenster

Wie viele von Ihnen möchten Ihren Posteingang, Kalender und Kontakte immer geöffnet haben? Sie können mit der rechten Maustaste auf das Kalendersymbol oder den Kalenderordner klicken und "In neuem Fenster öffnen" wählen, und ein anderer Ordner von Outlook wird geöffnet. Machen Sie das Gleiche, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Kontaktsymbol und "In neuem Fenster öffnen" klicken.

Nach etwas suchen

Wenn Sie wie ich sind, ist es eine nervige Sekunde, eine Sekunde zu warten. Eine der besten Funktionen, die ich an Outlook 2007 mag, ist, dass Sie viel schneller nach Dingen suchen können. Die schnellere Suche ist das Upgrade wert, wenn Sie immer noch eine Version älter als Outlook 2007 verwenden. Geben Sie einfach ein beliebiges Wort in das Suchfeld in Ihrem Posteingang und in einen beliebigen E-Mail-Ordner ein und Outlook wird sofort die richtige E-Mail finden. Sie können das Gleiche für Kontakte, Kalender oder Aufgabenelemente tun. Das Suchfeld befindet sich oben links und gibt Ihren Suchbegriff sehr schnell zurück. Geben Sie beispielsweise in Ihren Kontaktordnern New York ein, und alle Ihre Kontakte, deren Adresse oder Notizen New York enthalten, werden angezeigt.

Zusätzliche Ordner für alles erstellen

Viele von Ihnen wissen bereits, wie sie erstellen zusätzliche E-Mail-Ordner, indem Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Ordnerliste klicken und Neuer Ordner wählen. Wussten Sie, dass Sie auch andere Arten von Ordnern erstellen können, z. B. einen anderen Kontakt-, Kalender- oder Aufgabenordner? Um einen anderen Kontaktordner zu erstellen, enthält dieser möglicherweise nur persönliche Kontakte. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Ordner und wählen Sie Neuer Ordner. Wählen Sie unter "Ordner enthält" die Option Kontaktelemente und geben Sie an, wo der neue Kontaktordner gespeichert werden soll. Der Ordner wird daraufhin angezeigt.

Dies sind die grundlegenden Tipps für eine umfassendere Outlook-Erfahrung. Wenn Sie sich mit diesen Funktionen vertraut machen, sollten Sie sich noch viele Minuten Zeit nehmen, um auf Ihre E-Mails zu antworten. Nächstes Mal behandle ich erweiterte Funktionen, mit denen Sie die Anzahl der E-Mails in Ihrem Posteingang reduzieren können.

James Wong ist Mitbegründer und CEO von Avidian Technologies, den Machern von Prophet, der einfachen CRM-Software für Outlook. James ist ein erfahrener und Gründer von drei erfolgreichen Unternehmen und ein aktiver Investor und Unterstützer von Schiff.