Erstellen und gemeinsame Nutzung von Datenbanken im Web

Wenn Sie Teil eines Unternehmens sind, möchten Sie früher oder später in einer Datenbank mit einem Kollegen oder Kunden zusammenarbeiten können. In der Vergangenheit bestand der einfachste Weg, eine kleine Datenbank freizugeben, darin, eine Tabelle zu erstellen und sie per E-Mail an Ihre Mitarbeiter zu senden. Obwohl dies nicht die beste Methode ist, hat es aus mehreren Gründen einem ausgefeilteren Wettbewerb standgehalten:

Erstens sind Datenbanken für einige Leute immer noch schwierig zu verstehen, und Tabellenkalkulationen sind offensichtlicher. Eine Tabelle ist normalerweise in einem enthalten einzelnen Bildschirm, so dass es für jemanden leicht ist, seine Logik herauszufinden, und das Raster von Zeilen und Spalten ist auch einfacher als die typische relationale Datenbank mit einer Reihe von Tabellen. Tische sind mehr als viele Menschen - besonders diejenigen, die nicht viel formelle IT-Ausbildung haben - wollen damit umgehen. Zweitens sind die Tools für die Datenbankzusammenarbeit schwer zu erlernen und zu verwenden. Sehen Sie, wie viele Leute benutzen immer noch Lotus Notes für E-Mails und nicht viel mehr. Und da die meisten von uns sich mit E-Mails auskennen, ist die Verwendung als Transportsystem nicht gerade anstrengend. Bis der Tag kommt, an dem drei Leute an der gleichen Tabelle oder Datenbank arbeiten und widersprüchliche Änderungen vornehmen.

Drittens erfordert der Aufbau der richtigen Arten von kollaborativen Anwendungen etwas Geschick und Verständnis dafür, wie und welche Arten von Daten geteilt werden. Wie viele Personen werden Datensätze in Ihre Datenbank aufnehmen / ändern? Wie viele möchten nur Abfragen und Berichte erstellen? Und wie verhindern Sie konkurrierende gleichzeitige Updates?

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Was wählen Sie, wenn Sie keine Tabellen per E-Mail versenden möchten? Sie haben zwei grundlegende Methoden. Zuerst verwenden Sie eines der vielen Internet-kompatiblen Datenbankprogramme. Alpha Five hat einige leicht verfügbare Web-Tools und seine Standardversion ist $ 200, oder Sie können die Filemaker Server-Version für $ 1000 erwerben. Es gibt viele andere, aber diese beiden sind am einfachsten einzurichten und über das Internet zu verwenden.

Für beide Produkte müssen Sie einen gehosteten Windows- oder Mac-Computer bei Ihrem Internetanbieter verwenden oder andere Möglichkeiten nutzen Verbinden des Computers, auf dem Sie Ihre Datenbank ausführen, mit dem Internet. (PointInSpace ist ein Anbieter, der ein Filemaker Pro Hosting-Konto für $ 40 pro Monat anbietet, und ZebraHost bietet Alpha Five Hosting ab $ 30 pro Monat an. Hier ist ein Link zu einer Reihe von Video-Tutorials, wie man dies mit Alpha Five macht.) You Außerdem müssen sie ihre Programmiersprache lernen und mit der Erstellung von Berichten vertraut sein. Diese Methode hat den Vorteil, dass Sie ein echtes Datenbankprogramm ausführen und die größte Flexibilität haben. Aber es hat hohe Einstiegskosten in Bezug auf Fähigkeiten und kann mehr sein, als Sie damit umgehen wollen. Hier ist ein Beispiel für einen der Bildschirme, der Ihnen die Art von Programmierung zeigt, die Sie für Alpha Five verstehen müssen:

Wenn die Fähigkeiten, die auf diesen beiden benötigt werden, abschreckend sind, werden Sie wahrscheinlich mit der zweiten Methode enden, die ist die Verwendung eines der Web-Service-Unternehmen, die Tabellen- und Tabellendaten teilen. Während Google Docs die Zusammenarbeit von Personen auf Dateiebene ermöglicht, ist das, was wir wirklich wollen, etwas anspruchsvoller und die einzelnen Datensätze können erkannt werden. Es gibt mindestens vier Dienste, die ich gefunden habe, die dies tun:

• TrackVia, $ 10 pro Monat pro Benutzer

• DabbleDB, $ 8 pro Monat pro Benutzer

• Intuits QuickBase $ 250 pro Monat für 10 Benutzer

• Blist.com, 10 US-Dollar pro Monat und Benutzer plus 30 US-Dollar pro Monat für ein Administratorkonto.

Mit all diesen Optionen können Sie in ungefähr fünf Minuten ein Konto erstellen und Ihre Tabelle hochladen. Wenn Ihre erste Zeile in der Tabelle Ihre Feldnamen enthält, sind Sie gerade dabei. Sie können jede Spalte schnell sortieren, indem Sie auf die Pfeilsymbole klicken. Mit ein paar Mausklicks können Sie schnell doppelte Datensätze finden, eine Serienbriefvorlage und Formulare für Ihre Website erstellen.

Benutzerdefinierte Berichte sind einfach und können darüber hinaus per E-Mail nach einem festgelegten Zeitplan an Ihre Mitarbeiter verteilt werden. Es ist sehr einfach, verschiedene Mitarbeiter mit verschiedenen diskreten Berechtigungen hinzuzufügen. In etwa 30 Minuten können Sie ein Projekt einrichten und mit Ihrem Team arbeiten. Die gute Nachricht ist, dass Sie kein Programmierer sein müssen oder sich gar so verhalten. Sie müssen auch nicht für Hosting-Gebühren bezahlen (das ist Teil des Service), und alles, was Sie brauchen, ist Ihr Web-Browser, um auf Ihre Daten zuzugreifen.

Um ein Gefühl für das, was beteiligt ist, alle vier Dienste zu bekommen erlauben Sie, mit freien Konten anzufangen. Im Fall von TrackVia haben Sie 14 Tage Zeit, bevor Sie Ihre Kreditkarte verwenden müssen, und im Fall von dabbleDB können Sie das kostenlose Konto für immer verwenden, vorausgesetzt, dass es Ihnen nichts ausmacht, dass Ihre Daten öffentlich angezeigt werden. Mit blist können Sie ihr Consumer-Grade-Konto für immer kostenlos nutzen, aber es beschränkt Sie auf Datenbanken, die kleiner als 100 MB sind. QuickBase bietet Ihnen eine 30-tägige kostenlose Testversion und die Möglichkeit, mit bis zu 10 Personen zu teilen, also wenn Sie nach etwas suchen, das nur einige wenige Mitarbeiter unterstützt, die zu teuer sind.

Jeder der vier Dienste unterscheidet sich in Begriffen wie sie Daten in Ihre Datenbank importieren können, welche Arten von Berichten verfügbar sind und wie viele verschiedene Datenbanken und Speicher pro Konto erlaubt sind. Deshalb ist es das Beste, jeden auszuprobieren und zu sehen, was für Ihren Arbeitsstil und die wichtigsten Funktionen am sinnvollsten ist und wie weit Sie wirklich gelangen können, ohne echtes HTML zu kennen.

Schauen wir uns an, wie Sie es tun Importieren Sie Ihre Daten in TrackVia als ein Beispiel. Wenn Sie eine neue Datenbank erstellen, werden Ihnen drei Optionen angezeigt, wie Sie auf dem folgenden Bildschirm sehen:

Sie können eine Tabelle hochladen, und wenn Sie dies tun, klicken Sie auf den Link "Tipps anzeigen" und Sie sehen eine Liste von Vorbehalte und Anweisungen, wie dies zu tun ist. Wenn Sie Ihre Daten in einer CSV-Datei haben, müssen Sie sie zuerst in Excel importieren, bevor Sie die Daten an TrackVia übergeben. Einige der anderen Dienste ermöglichen Ihnen das direkte Importieren von CSVs oder das Ausschneiden und Einfügen von Daten von Ihrem Desktop oder einer Website. Sie haben auch die Möglichkeit, mit einer Beispieldatenbankvorlage zu beginnen, und TrackVia bietet mehr als ein Dutzend verschiedene. Nehmen wir an, Sie wählen die Vorlage Kontakte. Dann können Sie entweder jeden Kontaktdatensatz einzeln mit einem Standard-Webformular hinzufügen oder das Import-Tool verwenden und diese Tabelle einfügen.

TrackVia bietet auch eine interessante Option, um einen speziellen E-Mail-Posteingang zu überwachen, der neue Datenbankdatensätze sammelt und posten Sie die Informationen automatisch. Wenn Sie zum E-Mail-Sammlungs-Tool wechseln, sehen Sie eine Reihe von Bildschirmen, darunter den Bildschirm, mit dem Sie diese Funktion einrichten können. Sie können Ihre E-Mails erstellen neue Datensätze erstellen, oder vorhandene Datensätze aktualisieren.

Viel Glück mit der Freigabe Ihrer Datenbanken und Tabellen!