So sperren Sie zoho writer während der Zusammenarbeit und weitere coole Tricks

Wenn Sie häufig mit Textverarbeitungsprogrammen wie Google Text & Tabellen oder Zoho Writer arbeiten, müssen Sie wissen, dass das Erstellen eines perfekten Dokuments in der Regel viel neues Schreiben erfordert. Sei es das Hinzufügen neuer Sätze oder das Korrigieren früherer Fehler. Die Situation ist relativ einfach, wenn Sie alleine an einem Dokument arbeiten.

Wenn Sie jedoch mit Ihren Teammitgliedern zusammenarbeiten, ist es wichtig, dass Sie wissen, wie Sie die Erfahrung optimieren können. Schließlich möchten Sie nicht, dass Ihre Kollegen endlos am selben Block arbeiten und ihn überarbeiten.

Zum Glück verfügt Zoho Docs (Verfasser) über eine raffinierte Option, mit der Sie einen bestimmten Teil des Dokuments sperren können, während Sie mit anderen zusammenarbeiten. Daher werden wir heute in diesem Beitrag untersuchen, wie Zoho Writer während der Zusammenarbeit und anderer erweiterter Funktionen gesperrt wird.

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So sperren Sie ausgewählte Inhalte für die Zusammenarbeit

Schritt 1: Wenn Sie Ihren Teil des Dokuments fertiggestellt haben, klicken Sie oben auf die Schaltfläche Überprüfen.

Schritt 2: Wählen Sie als Nächstes das Text-Snippet aus, das Sie sperren möchten. Klicken Sie oben auf das kleine Schlosssymbol und wählen Sie Ausgewählten Inhalt sperren.

Wenn jemand in Ihrer freigegebenen Gruppe auf diesen Textblock klickt, wird ein winziges Schlosssymbol und die Meldung "Der Inhalt wurde von … gesperrt" zur Bearbeitung angezeigt.

Hinweis: Die Funktionen für die Zusammenarbeit stehen nur den Eigentümern von Dokumenten zur Verfügung. Um Miteigentümer einzurichten, klicken Sie auf Freigeben und geben Sie den Benutzern die Miteigentümerrechte.

So lassen Sie die Bearbeitung für bestimmte Personen zu

Wir alle wissen jedoch, dass es nicht unbedingt ein Schwarzweißjob ist, mit anderen am selben Dokument zu arbeiten. Manchmal möchten Sie, dass ein Textblock nur von einem bestimmten Mitglied Ihres Teams bearbeitet wird. In solchen Situationen möchten Sie sicherlich keine weitere E-Mail verfassen, in der angegeben wird, wer welchen Abschnitt und die entsprechenden Elemente bearbeiten soll.

Dann kommen die erweiterten Funktionen von Zoho Writer zum Einsatz. Wechseln Sie zum Aktivieren in den Überprüfungsmodus und klicken Sie auf das Schlosssymbol. Wählen Sie als Nächstes die erweiterten Optionen aus.

Fügen Sie nun die E-Mail-Adresse der Person hinzu, der Sie die exklusive Berechtigung erteilen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Sperren. Das ist alles!

Cooler Tipp: Das Sperren von nicht ausgewählten Inhalten funktioniert wie ein Werkzeug für die umgekehrte Auswahl. Sie wählen einen Teil des Texts aus, den Sie nicht bearbeiten möchten, und wählen dann die zweite Option aus. Den Rest erledigt Zoho Writer.

So maskieren Sie Text

Wenn Sie der Eigentümer eines Dokuments sind und einen bestimmten Textblock redigieren oder maskieren möchten, können Sie dies mit Zoho Writer tun. Es ist praktisch, wenn Sie vertrauliche Daten hinzufügen müssen und nicht möchten, dass alle in Ihrem Team diese lesen.

Mask funktioniert jedoch nicht wie die meisten Tools, dh Sie können kein Textschnipsel auswählen und dann maskieren. Stattdessen müssen Sie auf das Symbol klicken und dann die Daten eingeben.

Schritt 1: Das Werkzeug für diese Aufgabe ist Maske, gekennzeichnet durch das kleine Augensymbol oben. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie den Text einfügen möchten, und klicken Sie darauf. Dadurch wird ein mit gepunkteten Linien gekennzeichnetes Textfeld hinzugefügt.

Schritt 2: Fügen Sie nun den Text hinzu und fertig.

Während Sie den Text grau sehen können, sehen andere Mitarbeiter die mit Sternchen gekennzeichneten Linien. Ja, genau wie diese alten FBI-Filme.

Unterbrechen der Zusammenarbeit mit Zoho Writer

Zum Glück ist der Prozess zum Unterbrechen der Zusammenarbeit ein Spaziergang im Park. Wechseln Sie einfach in den Überprüfungsmodus und klicken Sie oben auf "Zusammenarbeit anhalten".

Wenn Sie fertig sind, wird oben eine Warnung angezeigt, dass keiner Ihrer Mitarbeiter das Dokument bearbeiten kann. Auf der anderen Seite sehen Mitarbeiter, dass das Dokument von einem Ihrer Teammitglieder ausgecheckt wurde.

Wenn Sie das nächste Mal das Dokument auschecken, wissen Sie, was zu tun ist, anstatt auf verschiedene Schaltflächen und Werkzeuge zu klicken.

Bonus Zoho Writer Tipps und Tricks

1. So zeigen Sie den Dokumentverlauf an

Wenn Sie häufig an einem einzelnen Dokument zusammenarbeiten, ist es wichtig zu wissen, wer die Änderungen wann vorgenommen hat. Zum Glück enthält Zoho Writer eine nützliche Funktion zum Anzeigen des Verlaufs. Damit können Sie nicht nur sehen, wer die Änderungen vorgenommen hat, sondern auch die neuesten Ergänzungen zu einer Version. Außerdem können Sie die verschiedenen Versionen bei Bedarf vergleichen.

Schritt 1: Klicken Sie oben auf das Symbol Verlauf anzeigen (gekennzeichnet durch die Sanduhr). Sie finden es wieder im Überprüfungsmodus.

Schritt 2: Nun werden die verschiedenen Versionen auf der rechten Seite angezeigt. Klicken Sie oben auf die Schaltfläche "Versionen vergleichen", um die Versionen zu vergleichen.

Um die neuesten Ergänzungen anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Änderungen anzeigen" und wählen Sie das Timing aus. Alle neuen Textzusätze mit Zeilenumbrüchen werden hervorgehoben.

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2. Behalten Sie den Überblick über Änderungen

Obwohl Writer einige ernstzunehmende Nachverfolgungsfunktionen hat, wird es manchmal zu umständlich, jeden einzelnen von ihnen durchzugehen. Wenn Sie Änderungen dringend überprüfen müssen, ist es am besten, die Funktion "Änderungen nachverfolgen" zu aktivieren.

Wie Sie vielleicht bereits erraten haben, werden alle kürzlich vorgenommenen Änderungen hervorgehoben. Es ist Sache des Eigentümers, diese Änderungen zu akzeptieren oder abzulehnen.

Um die Änderungsverfolgung zu aktivieren, klicken Sie oben auf die Schaltfläche. Teammitglieder sehen den grünen Knopf oben aufleuchten.

Sie sehen den Namen und das Timing, wenn Änderungen vorgenommen werden. In diesem Modus wird auch der kleinste Zeilenumbruch nachverfolgt. Als Eigentümer müssen Sie nur auf die Markierungen klicken und die Änderungen akzeptieren / ablehnen.

Anschließend nimmt der Text die Standardtextfarbe an.

3. Verwenden Sie die integrierten E-Mail-Benachrichtigungen

Möchten Sie einige neue Änderungen bezüglich Ihres freigegebenen Dokuments bekannt geben? Sie müssen keine separate E-Mail schreiben. Stattdessen können Sie sie mit Zoho Writer über die E-Mail-Option aus dem Tool heraus benachrichtigen.

Klicken Sie oben auf das kleine Buchstabensymbol. Die Namen der Mitarbeiter werden automatisch hinzugefügt. Alles, was Sie tun müssen, ist das Thema und den Körper hinzuzufügen und auf die Schaltfläche Senden zu klicken.

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Intelligent zusammenarbeiten

Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie sich auf E-Mail-Weiterleitungen verlassen müssen, um an einem Dokument zusammenzuarbeiten. Textverarbeitungsdienste wie Google Text & Tabellen und Zoho Writer sorgen dank ihrer intelligenten Funktionen für eine reibungslose Zusammenarbeit. Sie helfen Ihnen, die Änderungen im Auge zu behalten und Ihre Arbeit zu rationalisieren und dabei Zeit zu sparen.

Apropos Zeitmanagement: Wenn Sie zufällig ein Android-Handy mit Android Pie besitzen, lesen Sie den folgenden Artikel, um ein Produktivitätsmonster zu werden.