So erstellen und verwenden Sie eine Verteilerliste in ms outlook

Haben Sie Kontaktgruppen, an die Sie E-Mails und Besprechungsanfragen senden? Und geben Sie jede E-Mail-Adresse jedes Mal neu ein, wenn Sie dies möchten? Wenn Sie nun MS Outlook als E-Mail-Client verwenden und trotzdem das Gleiche tun, fehlt Ihnen etwas wirklich Cooles.

Mit Outlook können Sie Verteilerlisten erstellen, die nur Teilmengen Ihrer Kontakte oder angepassten Gruppen sind, die Sie möglicherweise anrufen. Wenn Sie also das nächste Mal eine Gruppe von Personen haben, an die Sie häufig E-Mails senden möchten, erstellen Sie eine Verteilerliste, wie nachfolgend erläutert.

Schritte zum Erstellen einer Verteilerliste

Bevor Sie beginnen, empfehle ich (und gehe davon aus), dass Sie die meisten Kontakte bereits in Ihrer Kontaktliste hinzugefügt haben. Das macht es Ihnen einfach leichter.

Schritt 1: Klicken Sie unten im linken Bereich auf die Registerkarte Kontakte. Klicken Sie nun auf der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte Aktionen und folgen Sie den Anweisungen auf Neue Verteilerliste. Tastaturliebhaber finden möglicherweise Strg + Umschalt + L als bessere Option.

Schritt 2: In einem neuen Fenster wird die Registerkarte " Verteilerliste" hervorgehoben. Geben Sie Ihrer Gruppe einen Namen und fügen Sie ihr Mitglieder hinzu. Wählen Sie dazu Mitglieder im Bereich Mitglieder aus.

Schritt 3: Doppelklicken Sie auf die Namen, die Sie hinzufügen oder auswählen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Mitglieder.

Sie können auch das Symbol " Neu hinzufügen" verwenden, um Mitglieder hinzuzufügen, die sich nicht in Ihrer Kontaktliste befinden. Kontakte aktualisieren und entfernen sind ergänzende Optionen.

Schritt 4: Sobald Sie Mitglieder hinzugefügt haben, kehren Sie zum Fenster von Schritt 2 zurück. Klicken Sie auf Speichern und schließen, um Ihre erste Verteilerliste zu verwenden.

Schauen Sie sich das Bild oben an. Ich habe meine Liste für einige -Mitglieder erstellt und diesen Namen verwende ich, um alle E-Mails zu gruppieren.

Hinweis: Sie können die Liste jederzeit bearbeiten, indem Sie zu Kontakte> Gruppe auswählen navigieren und die Schritte 2 bis 4 ausführen oder nach Bedarf.

Wie verwende ich eine Verteilerliste?

Beginnen Sie mit einer neuen E-Mail. Erstellen Sie Ihre Nachricht und geben Sie im Feld An den Namen ein, den Sie Ihrer Gruppe gegeben haben. In meinem Fall ist es Guiding-Tech. Wenn Sie den Namen eingeben, werden Sie sehen, dass er fett und unterstrichen ist, was darauf hinweist, dass Outlook die Adresse erkannt hat. Wenn dies nicht der Fall ist, versuchen Sie es mit Strg + K. Wenn dies immer noch nicht der Fall ist, haben Sie den Prozess verkorkst und müssen möglicherweise zu Schritt 1 zurückkehren.

Wenn Sie auf das + -Zeichen klicken, wird der Listenname in einzelne E-Mail-Adressen aufgeteilt (nützlich, wenn Sie gelegentlich Ausnahmen entfernen möchten).

Fazit

Einfacher geht es nicht, wenn Sie ab und zu Gruppen-Mails versenden müssen. Sie können beliebig viele Listen erstellen und diese nach Belieben verwenden. Eine Liste kann als Obermenge oder Untermenge einer anderen Liste verwendet werden. Es gibt noch viel mehr zu verstehen, und Sie werden es wissen, sobald Sie mit der Erkundung der Funktion beginnen.