So erstellen Sie eine professionelle E-Mail-Vorlage für Gmail
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Meine letzten Monate mit Microsoft Outlook und Lotus Notes waren sehr interessant. Ich war nie ein Fan von Desktop-E-Mail-Clients, aber als ich anfing, diese Apps zu verwenden, konnte ich nie zurückkehren. Eine der hilfreichsten Funktionen, die diese Clients bieten, ist die Möglichkeit, E-Mail-Vorlagen (auch als Briefpapier bezeichnet) zu erstellen, mit denen tägliche E-Mails gesendet werden können, bei denen der größte Teil des E-Mail-Körpers viel zu schnell ist. Ob es sich um einen täglichen Bericht oder nur um eine Bestätigungs-E-Mail handelt, eine vorgefertigte Vorlage kann viel Zeit sparen.
Ich habe gesehen, wie Leute in ihrem Ordner "Gesendet" nach einer E-Mail gesucht und diese nach der Bearbeitung weitergeleitet haben. In der Praxis funktioniert dies besser als das erneute Erstellen der gesamten E-Mail aus dem Speicher. Das Ändern der Betreffzeile und das Bearbeiten der Adresse kann jedoch einige Zeit in Anspruch nehmen.
Außerdem steigt das Fehlerrisiko bei manueller Arbeit. Um die Dinge zu verbessern, empfehle ich die Verwendung einer Erweiterung für Chrome mit dem Namen "Gorgias-E-Mail-Vorlagen", mit der Sie E-Mail-Vorlagen für Gmail, Yahoo, Outlook und andere beliebte E-Mail-Clients erstellen und verwenden können.
Erste Schritte mit Gorgias
Klicken Sie nach der Installation der Erweiterung auf das Symbol in der Erweiterungsleiste, um die Konfigurationsseite zu öffnen.
Gorgias wird mit 4 Standardvorlagen geliefert, um Ihnen eine grundlegende Vorstellung davon zu geben, was Sie mit der Erweiterung tun können. Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Vorlage und geben Sie zunächst einen Namen ein. Danach können Sie den Text der E-Mail in das Feld Vorlageninhalt eingeben. Wenn Sie das Betrefffeld auch in die Vorlage einfügen möchten, klicken Sie auf die Konfigurationsfelder und aktivieren Sie die Option Betreff.
Funktionen von Gorgias-E-Mail-Vorlagen
Die eigentliche Stärke der Erweiterung liegt in der Möglichkeit, Variablen beim Ausfüllen der Vorlage zu verwenden. Angenommen, Sie müssen den Namen der Person automatisch eingeben. Klicken Sie in diesem Fall auf die Schaltfläche Variable einfügen und wählen Sie die Option An: Vorname. Wenn Sie die Vorlage einfügen, füllt die Erweiterung diese Variablennamen automatisch aus den Kontaktdetails der E-Mail und erleichtert das Verfassen ähnlicher E-Mails für verschiedene Kontakte.
Eine weitere interessante Funktion ist die Textverknüpfung. Mit dieser Option können Sie die Fertigstellung einer Vorlage über die Tabulatortaste auslösen.
Nachdem Sie einige Vorlagen erstellt haben, können Sie eine in eine E-Mail einfügen. Öffnen Sie das Google Mail-Erstellungsfenster und Sie werden eine Gorgias-Schaltfläche auf der rechten Seite bemerken. Die Erweiterung listet alle von Ihnen gespeicherten Vorlagen auf und fügt sie mit einem Klick in den E-Mail-Text ein. Sie können auch die Textverknüpfung verwenden und die Tabulatortaste drücken, um die Arbeit zu erleichtern.
Cooler Tipp: Leiten Sie eine gesendete E-Mail weiter und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Erstellungsfenster, um aus den vorhandenen E-Mails eine Vorlage zu erstellen. Ist das nicht cool?
Die kostenlose Version der Erweiterung beschränkt die Vorlagen auf ein einzelnes Gerät und es gibt keine Möglichkeit, die Vorlagen über ein Online-Konto zu synchronisieren.
Wenn Sie also zwei oder mehr Geräte haben, an denen Sie arbeiten, müssen Sie Vorlagen auf jedem System einzeln erstellen, es sei denn, Sie erwerben die kostenpflichtige App. Außerdem besteht das Risiko, dass Sie Daten verlieren, wenn Sie Chrome oder die Erweiterung deinstallieren oder Windows neu installieren. Für 4, 99 US-Dollar im Monat können Sie die Synchronisierungsfunktion mit der Teamvorlagenfreigabe nutzen.
Fazit
Gorgias ist eine erstaunliche App, wenn Sie täglich an ähnlichen E-Mails arbeiten. Ich habe ihm im Chrome Webstore bereits 5 Sterne verliehen. Ich habe mich auch an die Entwickler gewandt, um einige zusätzliche Variablen in die Vorlagen aufzunehmen, wie z. B. Uhrzeit und Datum. Probieren Sie es noch heute aus und teilen Sie uns Ihre Meinung mit.
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