Erstellen oder Ändern von Standard-Desktop-E-Mail-Benachrichtigungen für MS Outlook

Benachrichtigungen sind eine Möglichkeit, Personen sofort über das Eintreten eines bestimmten Ereignisses zu informieren. Und Sie müssen eine Menge von denen auf Social-Networking-Websites erlebt haben. Persönlich finde ich sie sehr hilfreich bei E-Mails.

Ich verwende MS Outlook als E-Mail-Client und dank der Funktionsweise des E- Mail-Warnsystems habe ich immer den Überblick über meine E-Mails. Auf einen Blick lerne ich den Schwung der Nachricht kennen und kann entscheiden, was ich damit anfangen soll. Manchmal habe ich jedoch den Fokus von wichtigen Aufgaben wegen weniger wichtiger E-Mails verloren.

Daher habe ich überlegt, die Standard-E-Mail-Warnfunktion zu deaktivieren und personalisierte Regeln / Warnmeldungen für bestimmte Nachrichtentypen zu erstellen (unter Berücksichtigung von Absender, Betreff usw.). Hier ist, wie Sie das gleiche tun können.

Schritte zum Deaktivieren der Standardwarnfunktion

Wenn Sie Warnungen für bestimmte Nachrichtentypen erstellen möchten, sollten Sie die Standardeinstellung deaktivieren. Andernfalls würde es zwei Warnungen für jede solche Nachricht geben.

Schritt 1: Navigieren Sie zu Extras -> Optionen, um das Dialogfeld Optionen zu öffnen. Markieren Sie hier die Registerkarte Einstellungen und klicken Sie auf die Schaltfläche E- Mail-Optionen im Abschnitt E-Mail.

Schritt 2: Klicken Sie im Dialogfeld E- Mail-Optionen auf Erweiterte E-Mail-Optionen.

Schritt 3: Deaktivieren Sie die Option " Neue Mail-Desktop-Benachrichtigung anzeigen", um die Standard-Desktop-Benachrichtigungen zu deaktivieren.

Schritte zum Erstellen benutzerdefinierter Warnungsregeln

In diesem Abschnitt definieren wir Regeln für Nachrichten, für die wir E-Mail-Benachrichtigungen erhalten möchten.

Schritt 1: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht (von der Person Ihrer Regel bis zur Warnungszuordnung) und wählen Sie Regel erstellen.

Schritt 2: Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Parameter, die Sie anwenden möchten, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Anzeige im Fenster für neue Artikelwarnungen. Außerdem könnten Sie einen ausgewählten Sound abspielen, was bedeuten würde, dass Sie verschiedenen Personen unterschiedliche Töne zuordnen könnten.

Schritt 3: Sie können auch zu Erweiterte Optionen navigieren, um weitere Filterparameter anzuwenden und der Regel Ausnahmen hinzuzufügen.

Sie können die Regel auch sofort ausführen, um zu überprüfen, ob sie funktioniert. Wenn Sie fertig sind, ist Ihre benutzerdefinierte Warnregel funktionsbereit.

Kurztipp: Sie müssen nicht immer eine neue Regel erstellen. Wenn Sie bereits eine Regel haben (z. B. zum Filtern von E-Mails), können Sie diese Regel einfach öffnen, indem Sie zu Extras -> Regeln und Warnungen navigieren und die richtigen / erforderlichen Kontrollkästchen aktivieren.

Es gibt jedoch einige Unterschiede zwischen dem Standard-Popup und dem benutzerdefinierten Warnfenster. Während das Standard-Popup unten rechts auf dem Bildschirm angezeigt wird, wird das Warnfenster über dem aktuellen Status angezeigt.

Fazit

Es ist eine gute Geste, E-Mails fast sofort zu bearbeiten und sie so schnell wie möglich zu beantworten. Desktop-Benachrichtigungen helfen bei dieser Aktivität in hohem Maße. Aber dann sind nicht alle E-Mails wichtig und erfordern nicht alle eine sofortige Reaktion und Weiterleitung von aktuellen Aufgaben.

Das Erstellen angepasster Warnungsregeln kann Ihnen in diesem Szenario wirklich helfen. Sagen Sie uns, wenn Sie es hilfreich finden.