So sichern und synchronisieren Sie zoho docs

Bei der Auswahl zwischen Google Text & Tabellen, Zoho Text & Tabellen (Writer) oder MS Word Online ist die plattformübergreifende Verfügbarkeit das wichtigste Anliegen. Alles, was Sie brauchen, ist eine anständige Internetverbindung, und Sie können Ihre Arbeit von nahezu jedem Ort aus fortsetzen. Und die Kollaborationsfunktion ist die Kirsche an der Spitze.

Sie fühlen sich besonders sicher, wenn Sie wissen, dass Sie auf eine Sicherungskopie zurückgreifen können, wenn Sie aus unvorhergesehenen Gründen nicht auf die Primärdatei (en) zugreifen können. Eine traurige Situation, aber wie wir alle wissen, passiert es den Besten von uns.

Eine Cloud-Sicherung Ihrer Offlinedateien ist heutzutage fast schon eine Norm. Und natürlich gilt auch der umgekehrte Weg. Schließlich möchten Sie Ihre wertvollen Daten nicht verlieren.

Zum Glück können Sie mit Zoho Docs Ihre Dateien mit Diensten wie Dropbox synchronisieren oder Ihre Writer-Datei in Ihrem Google Drive-Konto speichern.

Mal sehen, wie es geht.

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Mit Dropbox synchronisieren

Mit Zoho Docs können Sie auch Ihr Dropbox-Konto konfigurieren. Der einzige Haken ist, dass es sich um eine bidirektionale Synchronisierung handelt, dh, alle Ihre Dateien auf Ihrem Dropbox-Konto werden mit Zoho synchronisiert und umgekehrt.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihr Dropbox-Konto zu konfigurieren.

Schritt 1: Öffnen Sie Zoho Docs und klicken Sie oben rechts auf das Dropbox-Symbol. Klicken Sie auf Konfigurieren Sie Ihr Dropbox-Konto.

Jetzt werden Sie zu einer neuen Anmeldeseite weitergeleitet. Sie müssen lediglich Ihre Dropbox-Kontodaten eingeben und sich anmelden.

Schritt 2: Sobald das Konto bestätigt wurde, wird Ihr Dropbox-Benutzername angezeigt. Klicken Sie darauf, und Sie werden zur Konfigurationsseite für die Synchronisierung weitergeleitet.

Die Ordnerstrukturen von Dropbox und Zoho Docs werden angezeigt. Sie müssen lediglich den richtigen Ordner für Ihre Aufgabe auswählen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "Ordner synchronisieren" und fertig. Die Synchronisierung wird sofort gestartet.

Sie können sogar die Synchronisationszeiten auswählen. Abhängig von Ihrer Priorität können Sie Kontinuierlich synchronisieren auswählen. Aber ich würde sagen, wählen Sie die Option "Einmal synchronisieren", da sie die meisten Dinge erledigt.

Wussten Sie schon: Dropbox Paper verfügt über eine Vielzahl von Tastaturkürzeln zum Formatieren von Text.

Dinge zu beachten

In Zoho Docs kann nur ein Dropbox-Ordner synchronisiert werden. Im Moment habe ich meinen Dropbox-Ordner leer gelassen, da ich diese Dateien nicht in Zoho haben möchte. Außerdem lässt Zoho das Synchronisieren von Unterordnern und Dateien in diesen Ordnern nicht zu.

Wenn Sie eine Datei in einem der Dienste löschen, müssen Sie die Dateien in dem anderen manuell entfernen. Dies liegt daran, dass Zoho Docs zum Zeitpunkt des Schreibens keine Synchronisierung zum Löschen von Dateien hat.

Mit Google Drive synchronisieren

Mit Zoho Docs können Sie technisch gesehen keine Ordner oder Dokumente mit Google Drive synchronisieren. Stattdessen können Sie eine Datei direkt in Google Drive speichern. Mit diesem Vorgang können Sie auch Dateien in Ihrem Dropbox-Ordner speichern.

Wenn Sie Ihre Arbeit an dem Dokument (und allen angesprochenen Kommentaren) abgeschlossen haben, klicken Sie auf Datei> Auf anderen Laufwerken speichern und wählen Sie Google Drive aus der Liste aus.

Natürlich müssen Sie sich anmelden und die entsprechenden Berechtigungen bereitstellen. Sobald Sie fertig sind, sollten Sie in der Lage sein, alle Ihre Google Drive-Ordner übersichtlich in dem kleinen Fenster anzuzeigen.

Jetzt können Sie einen neuen Ordner auswählen oder erstellen, um Ihre Datei zu speichern. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Zu diesem Ordner hinzufügen", und Ihr Dokument wird sofort hochgeladen.

Das Gute an diesem Vorgang ist, dass Sie das Format Ihrer Datei auswählen können. Von PDF zu DOCX oder ODT können Sie aus einer anständigen Liste von Optionen wählen. Sie können auch mehr als ein Google Drive-Konto hinzufügen. Wenn Sie in Bezug auf Datenschutz- und Sicherheitsprobleme ein wenig paranoid sind, können Sie das Konto sogar entfernen, sobald Sie mit Ihrer Arbeit fertig sind.

Klicken Sie in beiden Fällen im Fenster Auf anderen Laufwerken speichern auf Optionen> Entfernen.

Leider ist dieselbe Funktion für Zoho Presentation oder Zoho Spreadsheet nicht aktiviert.

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Was ist mit der Offline-Sicherung?

Obwohl Zoho Docs keine native Möglichkeit zum Sichern von Dateien auf Ihrem PC bietet, gibt es eine kleine Problemumgehung. Damit können Sie fast ähnliche Ergebnisse erzielen. Ich sagte ähnlich und nicht genau.

Wenn Sie regelmäßig mit Zoho Docs arbeiten, müssen Sie bereits wissen, dass Sie damit Dateien auf Ihren PC herunterladen können. Das Gute ist, dass Zoho Docs viele Optionen zur Auswahl bietet. Egal, ob Sie die Datei als PDF oder als reine Textdatei speichern möchten, Sie haben die Wahl.

Öffnen Sie dazu Datei, klicken Sie auf Herunterladen als und wählen Sie eine der Optionen. Sie können Ihre Dateien auch mit einem Kennwort schützen, falls Sie einen gemeinsam genutzten Computer verwenden.

Pro-Tipp: Zoho Writer bietet einen ablenkungsfreien Schreibmodus mit dem Namen Focus Typing. Um darauf zuzugreifen, klicken Sie auf Extras> Layoutoptionen und schalten Sie den Schalter für die Fokustypisierung um.

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Willkommener Frieden!

Mit einem modernen Touch und coolen Bearbeitungswerkzeugen ist Zoho Docs ein passendes Werkzeug für alle Ihre Textverarbeitungsaufgaben oder Tabellenkalkulationsanforderungen. Darüber hinaus ist die saubere Zusammenarbeit das Sahnehäubchen an der Spitze. Und wenn Sie herausgefunden haben, wie Sie alle wichtigen Dokumente richtig sichern können, werden Sie sortiert.

Als Nächstes: Wussten Sie, dass Sie mit Zoho Writer Ihre Dokumente während der Zusammenarbeit sperren können? Lesen Sie den folgenden Beitrag, um alle versteckten Tipps und Tricks zu erfahren.