Fügen Sie einen Kalender hinzu, in dem der Zeitplan für Abwesenheitsnachrichten angezeigt wird

Das Einrichten von Abwesenheitsantworten (OOO) zur Automatisierung von E-Mail-Antworten (im Urlaub) verleiht der Art und Weise, wie wir mit unseren E-Mails umgehen, eine professionelle Note. Die meisten von uns haben jedoch den Standardprozess entwickelt oder aufgenommen, bei dem nur die Daten der Nichtverfügbarkeit in ihren Nachrichten aufgeführt werden.

Lassen Sie uns diesen Stil ändern und dem, was die Mailer in unseren automatisierten Antworten sehen, eine innovative Kurve geben. Warum versuchen Sie nicht, Details zu unserem Engagement während dieses Zeitraums (oder vor und nach diesem Zeitraum) anzugeben, damit die Leute, die uns erreichen wollten, planen können, sich (erneut) entsprechend zu melden.

Und heute lernen wir, wie man solche Details grafisch einfügt, indem man in MS Outlook einen Mini-Kalender (mit ausgewählten Details) zu solchen Nachrichten hinzufügt.

Schritte zum Einfügen eines Mini-Kalenders in Urlaubsantworten

Der Prozess durch die Schritte 1 und 2 ist für alle Outlook-Benutzer gleich. Schritt 3 gilt jedoch nicht für Benutzer des OOO-Assistenten (verfügbar in der MS Outlook Exchange Edition). Wir werden gegen Ende besprechen, was solche Benutzer tun können.

Schritt 1: Starten Sie den MS Outlook-Client und navigieren Sie unten im linken Bereich zu dessen Kalenderabschnitt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender, den Sie in die automatisierten Nachrichten aufnehmen möchten. und dann auf Per E-Mail senden klicken.

Schritt 2: Es wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie den Datumsbereich festlegen und den Kalenderbereich auswählen müssen, den Sie freigeben möchten.

(a) Sie können hier auch Ihren Kalender ändern, falls Sie eine falsche Wahl getroffen oder sich für einen Wechsel entschieden haben.

(b) Wählen Sie den Bereich / Zeitraum aus, den Sie als Teil Ihrer Antworten verwenden möchten. In der Regel sind es die nächsten 7 Tage (zumindest mache ich das).

(c) Wählen Sie die Details aus, die Sie teilen möchten. Hier ziehe ich es vor, begrenzte Details festzulegen.

(d) Sie können die erweiterten Einstellungen umschalten, um weitere Einstellungen und Einschränkungen zu erhalten.

Sobald Sie die Einstellungen gespeichert haben, wird Ihr Kalender als E-Mail-Nachricht importiert. Sie sehen einen Miniaturkalender mit Farbindizes zu Daten, die Ihr Engagement definieren. Die Daten enthalten auch Links zu den Details, die weiter unten in der Nachricht angegeben sind.

Ich schlage vor, dass Sie den Anhang entfernen, da dies zu redundanten Daten führen würde.

Schritt 3: Anschließend müssen Sie eine neue Regel erstellen und als Urlaubsantwort festlegen. Es wird hier in einem anderen Beitrag ausführlich erklärt. Befolgen Sie die Schritte 2 bis zum Ende dieses Artikels.

Hinweis: Wenn Sie OOO Assistant verwenden, kopieren Sie das Ergebnis von Schritt 2, navigieren Sie zu der Stelle, an der Sie Ihre Nachricht für Antworten festgelegt haben, und fügen Sie sie dort ein.

Fazit

Also, werden Sie das nächste Mal Ihre Antworten mit einem Mini-Kalender festlegen? Ich garantiere, dass diejenigen, die solche Antworten erhalten, Sie mehr denn je schätzen werden. Vergessen Sie nicht, diesen Artikel mit Ihren Kollegen und Freunden zu teilen, wenn es Ihnen gefällt.