Was sind MS Outlook-Suchordner und wie erstelle ich einen benutzerdefinierten Ordner?

Zuvor haben wir ausgearbeitet, wie ein MS Outlook-Benutzer Regeln erstellen kann, um eingehende E-Mails zu überprüfen und zu filtern oder sie in bestimmte Ordner zu leiten (basierend auf den benutzerdefinierten Regeln). Möglicherweise haben Sie jedoch bestimmte Anforderungen, die von den Ordnerregeln nicht abgedeckt werden. Oder Sie möchten eine Gruppe (oder einen Nachrichtentyp) möglicherweise nicht in einen völlig anderen Ordner verschieben, möchten aber dennoch eine separate Ansicht für sie.

MS Outlook deckt solche Anforderungen intelligent mit einer Funktion ab, die als Suchordner bezeichnet wird. Solche Ordner sind virtuelle Ordner und enthalten oder speichern Ihre E-Mails nicht wirklich. Sie erstellen lediglich eine Ansicht gemäß den definierten Regeln und zeigen die Nachrichten an, die mit dieser Regel übereinstimmen.

Standardmäßig enthält ein Suchordner immer Ansichten wie "Kategorisierte Mail", "Große Mail" und "Ungelesene Mail". Möglicherweise möchten Sie weitere Optionen wie "Für Nachverfolgung", "Mit Anhang" usw. erstellen. Lassen Sie uns sehen, wie das geht.

Schritte zum Erstellen einer Ansicht unter Suchordner

Sie können eine Ansicht aus einer Liste von Standardregeln auswählen oder sogar End-to-End-Regeln oder benutzerbasierte Standards anpassen.

Schritt 1: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Suchordner für ein beliebiges E-Mail-Feld und klicken Sie auf Neuer Suchordner.

Schritt 2: Wählen Sie den Typ des Suchordners aus, den Sie erstellen möchten. Die in den ersten drei Abschnitten aufgelisteten Ordnertypen haben interne Standardregeln (ihre Namen definieren sie so ziemlich).

In diesem Handbuch wird das Erstellen eines benutzerdefinierten Ordners (letzte Option) erläutert. Wählen Sie dies aus und klicken Sie auf Auswählen, um Regeln und Anzeigekriterien festzulegen.

Schritt 3: Geben Sie der Ansicht einen relevanten Namen. Sie können den Ordner ändern, in dem geprüft wird, ob E-Mails in der Ansicht angezeigt werden. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Kriterien, um Regeln Ihrer Wahl zu definieren.

Schritt 4: Auf der Registerkarte Nachrichten können Sie einige Schlüsselwörter eingeben, nach denen das System in E-Mails und in dem von Ihnen ausgewählten Feld suchen würde. Wie Sie in der Abbildung (unten) sehen, können Sie auch die Felder Von und Gesendet an definieren, Zeitleisten definieren und vieles mehr.

Schritt 5: Sie können jetzt zu Weitere Auswahlmöglichkeiten navigieren und weitere Regeln wie Kategorie, gelesene / ungelesene E-Mails, mit / ohne Anhänge, Wichtigkeit, Größe und mehr einfügen.

Schritt 6: Benötigen Sie mehr Auswahlmöglichkeiten? Navigieren Sie zu Erweitert und klicken Sie auf Feld. Wählen Sie ein Kriterium aus, definieren Sie eine Bedingung und einen Wert.

Klicken Sie abschließend auf Zur Liste hinzufügen, um Ihren Eintrag anzuzeigen. Sie können mehrere solche Einträge hinzufügen.

Schritt 7: Klicken Sie auf OK und speichern Sie Ihre Einstellungen. Versuchen Sie, eine Test-E-Mail zu senden, und prüfen Sie, ob sie funktioniert. Wenn nicht, müssen Sie die Regeln durcheinander gebracht haben. Möglicherweise müssen Sie sie erneut besuchen.

Hinweis: Denken Sie daran, dass E-Mails, die Sie in den Suchordnern löschen, ebenfalls von ihrem ursprünglichen Speicherort entfernt werden. Wenn Sie jedoch einen Suchordner entfernen, bleiben die mit ihnen verknüpften E-Mails an ihrem ursprünglichen Speicherort erhalten.

Fazit

Wie nützlich sind Ihrer Meinung nach Suchordner für Sie? Werden Sie sie in Kombination mit anderen Regeln verwenden, die Sie bereits haben?

Ich habe einige für mich geschaffen. Sie helfen mir wirklich dabei, die Dinge einen Schritt weiter zu organisieren und verschiedene Arten von E-Mails zu notieren, die ich bearbeiten muss.