Google File Sharing Guide: Alle Fragen und Antworten beantwortet

Google Drive bietet eine fantastische Reihe von Cloud-basierten Speicheroptionen und Produktivitätstools. Was den Service jedoch noch besser macht, sind die zahlreichen Funktionen für die Zusammenarbeit.

Sie müssen nicht mehr allein an einem Dokument arbeiten, wenn Ihre Kollegen gleichzeitig Änderungen und Kommentare vornehmen können - ja, alles in Echtzeit.

Die Dateifreigabefunktionen von Google Drive können jedoch zunächst überwältigend sein. Nehmen wir also einen tiefen Atemzug und tauchen in einige der Fragen ein, die auftreten können, wenn wir uns mit all dieser Großartigkeit befassen!

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F. Wie kann ich eine Datei freigeben?

A. Mit Google Drive können Sie ganz einfach private Dateifreigaben durchführen. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf eine Datei und dann auf "Freigeben", um das Popup "Für andere freigeben" zu öffnen.

Geben Sie in das Feld Personen die E-Mail-Adressen aller Personen ein, mit denen Sie die Datei teilen möchten. Google Drive sollte sofort einen vorhandenen Kontakt vorschlagen, damit der gesamte Vorgang zum Kinderspiel wird.

Sie können jetzt mit dem Teilen beginnen.

Oh, Moment mal! Sind Sie mit den Berechtigungen einverstanden?

F. Wie ändere ich Berechtigungen?

A. Fragen Sie sich einfach, was genau Sie mit der Freigabe der Datei erreichen möchten, und Sie sollten eine klare Vorstellung von den Berechtigungen haben, die für jeden Mitarbeiter erforderlich sind.

Standardmäßig gewährt Google Drive allen Nutzern die vollständigen Bearbeitungsberechtigungen. Sie können dies jedoch sofort ändern, indem Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Feld Personen klicken.

Wählen Sie "Bearbeiten", um die vollständigen Bearbeitungsrechte zu gewähren, "Kommentieren", um Mitarbeiter auf das Kommentieren zu beschränken, oder "Anzeigen", um das Dokument im schreibgeschützten Modus vollständig zu sperren.

Hinweis: Bei bestimmten Dateiformaten (z. B. Video oder Audio) kann die Option Kommentar hinzufügen nicht ausgewählt werden. Dies ist verständlich.

F. Kann ich die Berechtigungen nach der Freigabe ändern?

A. Das Teilen eines Dokuments mit einer anderen Person ist nicht endgültig. Mit Google Drive haben Sie die vollständige Kontrolle, auch nachdem Sie die volle Berechtigung erteilt haben. Klicken Sie im Popup-Feld "Mit anderen teilen" auf "Erweitert", um eine Liste der Personen anzuzeigen, für die Sie das Dokument freigegeben haben.

Die Berechtigungen für jede Person können über das dedizierte Pfeil-nach-unten-Symbol geändert werden, das sich bequem neben jedem Namen befindet. Sie können den Zugriff auf eine Person auch vollständig entfernen, indem Sie auf x klicken.

F. Kann ich eine Datei öffentlich freigeben?

A. Private Sharing ist in Ordnung, aber was ist, wenn Sie eine Datei für nahezu alle Benutzer verfügbar machen möchten? Das kannst du auch.

Verwenden Sie die Option Get Shareable Link, um einen öffentlichen Link zu erstellen. Sie können den Link auch direkt in Google Drive über Google Mail, Google Plus, Facebook oder Twitter freigeben.

Bei Bedarf können Sie die Berechtigungen für Personen ändern, die über den Link auf die Datei zugreifen.

Klicken Sie unter "Wer hat Zugriff" auf "Ändern" und wählen Sie im Pulldown-Menü neben "Zugriff" zwischen "Bearbeiten", "Kommentar" und "Ansicht".

Sie können die Funktionsweise des Links weiter ändern, sobald Sie ihn irgendwo veröffentlichen. Wählen Sie "Ein" - "Öffentlich im Web", damit jeder die Datei finden und darauf zugreifen kann, oder "Ein" - "Jeder mit dem Link", um den Zugriff nur auf Personen mit dem Link zu beschränken.

Wenn Sie den Link deaktivieren möchten, wählen Sie einfach Off - Specific People. Ihre privaten Freigabekonfigurationen sollten intakt bleiben.

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F. Kann ich einen gesamten Ordner freigeben?

A. Natürlich kannst du. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf die Option Freigeben. Alles funktioniert genauso wie beim individuellen Filesharing. Gleiches gilt für die gemeinsame Nutzung öffentlicher Links.

Hinweis: Anstatt einen gesamten Ordner freizugeben, können Sie auch mehrere Dateien von innen freigeben. Halten Sie einfach die Strg-Taste gedrückt, um den Auswahlvorgang zu vereinfachen.

F. Wie sieht es mit der Freigabe eines gesamten Google Drive aus?

A. Nein, das kannst du nicht. Dies ist ein häufiges Problem, insbesondere wenn Sie eine gesamte Fahrt mit einem Arbeitgeber oder Kollegen teilen möchten. Leider ist Google nicht so entgegenkommend.

Bevor Sie weitermachen und extreme Maßnahmen ergreifen - wie das Teilen Ihrer E-Mail-Adresse und Ihres Passworts - warten Sie einfach ab!

Es gibt eine Problemumgehung, bei der ein Hauptordner erstellt wird - nichts Unheimliches, nur ein weiterer Ordner. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Laufwerk, wählen Sie Neuer Ordner, um einen Ordner zu erstellen, und verschieben Sie dann alles in diesem Ordner.

Zuletzt können Sie den Ordner wie jeden anderen Ordner und Voila freigeben! Es ist nicht schön, aber es macht den Job.

Pro Tipp: Es ist ziemlich einfach, alles zu verschieben, selbst wenn sich Dutzende von Elementen im Stammverzeichnis des Laufwerks befinden. Drücken Sie einfach Strg + A, um alles auszuwählen. Halten Sie nun die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie auf den Master-Ordner, um die Auswahl aufzuheben. Ziehen Sie die ausgewählten Elemente abschließend per Drag & Drop in den Master-Ordner.

F. Kann ich Dateien für Nicht-Gmail-Benutzer freigeben?

A. Sie können. Ihre Mitarbeiter müssen jedoch über ein Google-Konto verfügen, bevor sie ein Dokument bearbeiten oder kommentieren können. Andernfalls können sie nur Inhalte anzeigen.

Falls Sie es nicht wussten, ist für die Erstellung eines Google-Kontos kein Google Mail-Konto erforderlich - praktisch jede E-Mail-Adresse funktioniert. Das sollte es einfacher machen, Leute davon zu überzeugen, ein Google-Konto zu erstellen!

F. Wie verhindere ich das Herunterladen von Dateien?

A. Sie möchten eine Datei oder einen Ordner freigeben. Sie möchten auch verhindern, dass Benutzer sie herunterladen. Sie können dies verhindern, es sei denn, die Person verfügt über Bearbeitungsberechtigungen.

Unter den erweiterten Freigabeeinstellungen gibt es eine raffinierte Option mit der Bezeichnung Optionen zum Herunterladen, Drucken und Kopieren deaktivieren für Kommentatoren und Betrachter. Diese Option verhindert, dass Personen Dateien auf persönliche Google Drives herunterladen, drucken oder verschieben.

F. Kann ich den Besitz einer Datei oder eines Ordners übertragen?

A. Werden Sie es leid, mit einer Datei umzugehen? Übertragen Sie einfach den Besitz der Datei auf einen anderen Mitarbeiter und entspannen Sie sich. Klicken Sie in der Liste der Personen, die Zugriff auf eine Datei haben, auf den Abwärtspfeil und wählen Sie Eigentümer.

Hinweis: Seien Sie jedoch vorsichtig. Der neue Eigentümer kann Ihnen den Zugriff auf das Dokument auf Wunsch entziehen. Nun, das wird nicht schön sein.

Das Übertragen des Ordnereigentums ist etwas chaotisch. Alle Dateien im Ordner gehören Ihnen noch. Daher müssen Sie möglicherweise das Eigentum an allem, was sich in dem Ordner befindet, anschließend massenweise manuell übertragen.

F. Gibt es ein Speicherlimit für die Freigabe?

A. Als Eigentümer einer Datei oder eines Ordners zählt die Menge der verbrauchten Daten nur zu Ihrer Gesamtsumme - und nicht zu der Ihrer Mitarbeiter. Wenn jedoch jemand einem freigegebenen Ordner ein neues Objekt hinzufügt, wird der Speicherplatz dem ursprünglichen Ersteller des Objekts und nicht Ihnen zugerechnet.

Außerdem können Ihre Mitarbeiter, wenn sie über Bearbeitungsberechtigungen verfügen, die Dateien auf ihr Laufwerk kopieren. In diesem Fall wird der Speicher auf das Kontingent angerechnet.

Wenn in Ihrem Konto nicht mehr genügend Speicherplatz vorhanden ist, ein Mitarbeiter jedoch über einen besseren Speicherplan verfügt, können Sie den Besitz von Elementen übertragen - es sei denn, Sie möchten ein Upgrade Ihres Laufwerks durchführen.

Lesen Sie auch: Was ist zu tun, wenn auf Ihrem Google Drive nicht mehr genügend Speicherplatz vorhanden ist?

F. Was sollte ich sonst noch beachten?

Es gibt eine Reihe von Einschränkungen, die für die Mehrheit der Benutzer eigentlich keine Rolle spielen sollten. Beispielsweise können zu einem bestimmten Zeitpunkt nur maximal 100 Personen ein Dokument bearbeiten oder kommentieren, obwohl eine unbegrenzte Anzahl die Datei anzeigen kann.

Nur maximal 100 Personen können ein Dokument bearbeiten oder kommentieren.

Außerdem können Sie über die gemeinsame Nutzung von privaten Links maximal 200 Personen hinzufügen. Sie können diese Einschränkung jedoch überschreiten, indem Sie eine Google-Gruppe erstellen.

Darüber hinaus gibt es Einschränkungen hinsichtlich der Größe verschiedener Dateitypen - eine Obergrenze von 50 MB für Textdokumente, eine Obergrenze von 200 MB für Präsentationen usw. Google Drive synchronisiert keine Änderungen, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter diese Obergrenze überschreiten.

Eine vollständige Liste der unterstützten Dateitypen und Dateigrößenbeschränkungen finden Sie hier.

Filesharing leicht gemacht

Google Drive vereinfacht die gemeinsame Nutzung und Verwaltung von Dateien. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie die Dateiberechtigungen in Schach halten, um zu verhindern, dass andere Personen Sie betrügen, und die Dinge sollten in Ordnung sein. Überprüfen Sie auch den Speicher, wenn Sie mit großen Dateien arbeiten, um zu verhindern, dass Dinge außer Kontrolle geraten.

Cooler Tipp: Mit diesem Tool können Sie Ihren Google Drive-Speicher in einem leicht verdaulichen Format überprüfen.

Wenn Sie weitere Fragen zur Dateifreigabe mit Google Drive haben, fügen Sie diese einfach in den Kommentarbereich ein.

Siehe "Weiter": So sichern und synchronisieren Sie Google Fotos und das Laufwerk vom Computer aus