3 Gründe, warum Du noch heute einen Firmenblog für Dein Unternehmen starten solltest
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Wenn Ihre Mitarbeiter einfach eine Notizanwendung benötigen, ist Evernote eine offensichtliche Wahl - es ist der 800-Pfund-Gorilla, der in fünf Jahren auf 50 Millionen Nutzer angewachsen ist. Aber das Programm bietet auch eine vielseitige Auswahl an Produktivitätsfunktionen, und hier ist sein Nutzen in Geschäftsumgebungen viel weniger offensichtlich.
Ja, Evernote läuft auf fast jeder Plattform und kann alle Informationen erfassen, die Sie in der Wildnis sammeln, Dazu gehören Notizen, Bilder, Videos, Links, Sprachaufnahmen und sogar handgeschriebene Skizzen. Die App ist voller Möglichkeiten, aber der CEO von Evernote gibt zu, dass seine Nützlichkeit nicht unmittelbar offensichtlich ist. Aber versuchen Sie es für mindestens ein paar Wochen, Phil Libin sagt, und Sie werden schätzen, wie Evernote direkten Zugriff auf alles bietet, was Sie geistig und physisch während eines Tages der Arbeit bookmarken können.
Sie könnten es sogar als "Sekunde" betrachten Gehirn, "Daten auftauchen, von denen Sie nicht wussten, dass Sie ohne leben könnten.
Warum Evernote?
Evernote kann organisatorische Weisheit archivieren. Denken Sie an die Notizen, die Sie vor zwei Jahren auf eine Visitenkarte gekritzelt haben. Oder die Anweisungen Ihres Vorgesetzten, die Sie (glücklicherweise) letzte Woche aufgezeichnet haben. Oder der obskure Artikel, den Sie über einen wichtigen Konkurrenten gemacht haben. Nun, was wäre, wenn der Rest Ihrer Kollegen von jedem Gerät aus auf diese Art von Evernote-Daten zugreifen könnte, und was wäre, wenn Sie auch auf ihre Daten zugreifen könnten? Mit Evernote sammelt dieses Datenarchiv keinen Staub. Stattdessen wächst es und passt sich Ihrem Geschäft an.
Die Basisversion von Evernote ist kostenlos auf dem Desktop, im Browser und auf allen wichtigen mobilen Betriebssystemen. Vielleicht benutzen Ihre Mitarbeiter es bereits. Dieser Artikel wird Ihnen helfen, sich für das bezahlte Evernote-Geschäft zu qualifizieren, das letzten Dezember gestartet wurde. Mit dem Business-Service kann Ihr Unternehmen Evernote-Konten von Mitarbeitern zentral für 10 US-Dollar pro Benutzer oder 120 US-Dollar pro Jahr verwalten. Zuvor konnten Sie nur zwischen persönlichen Versionen von Evernote und Evernote Premium ($ 45 pro Jahr) wählen, die mehr Speicher, Offline-Notebooks und die Möglichkeit bieten, andere Ihre Notizbücher bearbeiten zu lassen.
Evernotes Hauptkonkurrent Microsoft OneNote ist Im Lieferumfang der neuesten Versionen von Office enthalten, eine Standalone-Desktop-Lizenz kostet 70 US-Dollar, und es ist keine Mac-Version verfügbar. Microsofts kostenlose iPhone- und iPad-Versionen von OneNote sind jeweils auf 500 Zeichen begrenzt, im Gegensatz zu 100.000 bei Evernote.
Eine Sicherheitsverletzung hat Evernote dazu veranlasst, seine Sicherheitsmaßnahmen durch Zwei-Faktor-Authentifizierung zu verbessern, gute Nachrichten zum Schutz Ihrer Daten.
Richten Sie Ihre Benutzer ein
Besuchen Sie die Evernote Business-Seite und geben Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse in das Feld Erste Schritte ein, um ein neues Firmenadministrationskonto zu erstellen. Sie können Ihr vorhandenes Evernote-Konto verwenden, wenn Sie bereits ein Benutzer sind, oder ein neues Konto erstellen. Nachdem Sie einige grundlegende Informationen eingegeben haben, wählen Sie Ihren Zahlungsplan aus.
Für ein sehr kleines Unternehmen ist das Hinzufügen von Benutzern so einfach wie das Eintippen von E-Mail-Adressen und das Klicken auf Benutzer einladen. Die Option ist auf der Startseite der Business-Admin-Konsole oder im Unterabschnitt Benutzer hinzufügen verfügbar. Wenn Sie möchten, dass sich alle Personen in Ihrem Unternehmen für Evernote registrieren, aber nicht alle diese E-Mail-Adressen einzeln eingeben möchten, erlauben Sie jedem, dessen E-Mail-Adresse Ihren Domainnamen teilt, ein Konto für sich selbst zu erstellen. Wenn Ihre Mitarbeiter unter diesen E-Mail-Adressen bereits Evernote-Konten haben, werden diese auf Evernote Business umgestellt.
Wenn Sie in einem großen Unternehmen sind und vermeiden möchten, dass Tausende von Mitarbeitern manuell hinzugefügt werden, müssen Sie daran denken, ihre Konten zu löschen Wenn Sie das Unternehmen später verlassen, sollten Sie eine Integration in Ihr Active Directory, LDAP oder ein anderes Firmenanmeldesystem wünschen. Evernote bietet diese Funktion nicht an, Sie können jedoch Optionen von Drittanbietern wie OneLogin verwenden.
Nachdem Sie Benutzer in das System eingegeben haben, können Sie im Bereich Benutzer verwalten jeden löschen, der das Unternehmen verlässt. Mit der Admin-Konsole können Sie Ihre Rechnungsdetails und den Verlauf anzeigen sowie Notizbücher und Tags verwalten. All diese Bildschirme sind lächerlich einfach zu bedienen. Sie können beispielsweise einfach in die Konten Ihrer Benutzer hineinschauen und eines ihrer arbeitsbezogenen Notizbücher in die unternehmensweite Business-Bibliothek aufnehmen. (Mehr darüber, wie Evernote Ihre Informationen organisiert.) Wenn Ihre Benutzer ihre Notizbücher als persönlich gekennzeichnet haben, können Sie sie nicht sehen. Sie können auch Notizbücher von diesem Zentralkonto aus exportieren oder löschen.
Geschäftsdaten einrichten
Evernote organisiert Informationen in Notizen - einzelne Ausschnitte von Daten, die aus dem Internet gespeichert wurden oder die Welt im Ganzen - Stück für Stück. Da Evernote Rich Media speichert, kann eine "Notiz" ein Smartphone-Foto eines Parktickets, der Text eines Memos, eine Einkaufsliste, eine Audioaufnahme oder eine Webseite sein. Die Liste wird fortgesetzt.
Sie können Notizen zu Notizbüchern hinzufügen, die Sie dann Stapeln von Notizbüchern hinzufügen können. Zugrunde liegen all diese Stichwörter, die Sie an Notizen anhängen, um Benutzern zu helfen, später nach ihnen zu suchen. Alles erscheint in Ihrer Business-Bibliothek, einem gemeinsamen Repository für das Unternehmen.
Ihr Evernote-Arbeitsbereich zeigt drei Arten von Notizbüchern: Ihre persönlichen Notizbücher, Ihre Geschäftsnotizbücher und Notizbücher in der Geschäftsbibliothek des Unternehmens. Ihre persönlichen Notizbücher sind privat, aber Sie können sie, wenn Sie möchten, mit Personen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens teilen.
Ihre Business-Notizbücher sind für den Evernote-Administrator Ihres Unternehmens zugänglich, aber nicht für andere Mitarbeiter, es sei denn, Sie teilen diese mit diesen Personen oder fügen Sie sie der Business-Bibliothek hinzu. Notizbücher in der Business-Bibliothek sind für jeden im Unternehmen zugänglich.
Um ein Notizbuch in einem Webbrowser freizugeben, klicken Sie auf den Abwärtspfeil rechts neben dem Notizbuchnamen. Klicken Sie in der Desktop-Version mit der rechten Maustaste auf den Notebook-Namen.
Sie können ein Notizbuch nicht vom persönlichen Bereich in den Business-Bereich verschieben, aber Sie können einzelne Notizen in der Desktop-Version von Evernote verschieben: Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den Hinweis Name, klicken Sie auf Move Note und wählen Sie den Namen des Zielnotizbuchs aus.
Um ganze Notizbücher in die Geschäftskategorie zu verschieben, erstellen Sie zuerst neue leere Notizbücher im Geschäftsbereich und verschieben oder kopieren Sie dann die Person Anmerkungen. Sie können Notizen in Notizbücher gruppieren und Notizbücher in Stapeln sammeln - ziehen Sie einfach ein Notizbuch im Browser oder auf dem Desktop-Client übereinander, um einen Stapel zu erstellen.
Wenn Sie noch mehr Organisationsebenen benötigen, wechseln Sie zu Tags Sie können unbegrenzt nisten. Die Stacks und Tag-Hierarchien, die Sie selbst in Ihren Business-Notebooks einrichten, gehören allein Ihnen. Denken Sie daran, dass Stacks nur für die visuelle Organisation gedacht sind und nicht wie ein Dateisystem verschachtelt sind.
Wenn Sie diese manuelle Ablage Ihrer Notizen nicht stören können, Nutzen Sie die leistungsstarken Suchfunktionen von Evernote, um die benötigten Informationen in Ihrem eigenen Arbeitsbereich oder in der Firmenbibliothek zu finden. Die Suchfunktion erstreckt sich sogar auf die Zeichenerkennung auf handschriftlichen Notizen.
Befähigen Sie Ihr Geschäft
Sie haben Ihr Geschäftskonto eingerichtet und einige Dokumente mit Kollegen geteilt. Was nun?
Um mit Evernote Business zu spielen und zu lernen, wie leistungsfähig es sein kann, verwenden Sie es bei Ihrem nächsten Meeting. Erstellen Sie im Abschnitt Geschäftsnotizen Ihres Kontos ein neues Notizbuch für das Meeting und teilen Sie es mit Kollegen. Dann greifen Sie über Ihr Laptop, Tablet oder Smartphone auf das Meeting selbst zu.
Evernote speichert Notizen automatisch, wenn Sie einen Browser oder den mobilen Client verwenden, sodass Ihre Kollegen sofort sehen können, was Sie hinzugefügt haben. Auf den PC- und Mac-Clients speichert Evernote Notizen nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan, z. B. alle 15 Minuten oder einmal am Tag. Sie können Notizen auch jederzeit manuell synchronisieren.
Jeder kann Notizen zum freigegebenen Notizbuch beisteuern, und nach dem Meeting können sie weiterhin zusammenarbeiten. Aber hören Sie nicht damit auf, Notizen zu teilen und Dokumentanhänge oder Webseiten zu teilen. Wenn Ihre Kollegen ihre eigenen Tablets oder Laptops zur Besprechung mitgebracht haben, müssen Sie nicht für jeden Teilnehmer Dokumente ausdrucken.
Während des Treffens können Sie Snap Fotos von Visitenkarten und fügen Sie sie als Notizen in das freigegebene Notizbuch für eine einfache Aufzeichnung der Teilnehmer. Die Visitenkarten sind vollständig durchsuchbar, da Evernote über eine integrierte optische Zeichenerkennung verfügt.
Wenn Ihr Gerät über eine Audioeingabe verfügt, nehmen Sie einige der Besprechungen auf. Die integrierte Spracherkennung ist sowohl auf iOS- als auch auf Android-Geräten verfügbar, wenn die Aufzeichnung automatisch transkribiert werden soll.
Wenn Ihre Gruppe während des Meetings ein Whiteboard zum Brainstorming verwendet, machen Sie ein Bild, um es für später zu speichern. Da Evernote Handschriften lesen kann, können Sie auch die Whiteboard-Notizen durchsuchen.
Wenn Sie lieber handschriftlich schreiben als schreiben, nehmen Sie handschriftliche Notizen direkt auf Ihr mobiles Gerät oder mit Ihrem Livescribe-Stift. oder schreibe auf einen Papierblock und schieße dann Fotos von den Seiten.
Hat das Ereignis, an dem du teilnimmst, einen Twitter-Feed? Speichern Sie alle zugeordneten Tweets in einer Evernote-Notiz, indem Sie einen IFTTT-Prozess einrichten. IFTTT (If This, That That) ist ein kostenloses Tool von Drittanbietern, mit dem Sie einfache automatisierte Prozesse erstellen können. Neben der Überwachung von Twitter-Feeds kann IFTTT Google News und Google-Suchwarnungen sowie RSS-Feeds von jedem Blog oder jeder Online-Publikation abrufen. Ihre Notizen werden später in Evernote leicht zu finden sein, zusammen mit den anderen Notizen aus dem Meeting, und genau wie die Whiteboard-Notizen sind sie vollständig durchsuchbar. Wenn Sie und Ihre Kollegen wieder im Büro sind, können alle auf die gleichen Aufzeichnungen zugreifen und weiterarbeiten.
Dies ist nur der Anfang der kreativen Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen mit Evernote zusammenarbeiten und effizienter arbeiten kann.
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